1. Omfattning och roller — och hur avtalet ingås
När ett stall driver sin verksamhet på Nose for Horse (”Nose”) är stallet (nedan ”Stallet”) personuppgiftsansvarigt för de ryttar- och verksamhetsuppgifter som Stallet lägger in, och Nose är Stallets personuppgiftsbiträde — Nose behandlar dessa uppgifter endast enligt Stallets dokumenterade instruktioner. Detta personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) är det avtal enligt artikel 28 i GDPR som reglerar det förhållandet.
PUB-avtalet är en del av Användarvillkoren: Stallet ingår det automatiskt när Stallet godkänner Villkoren, och det finns inget separat att underteckna. För Stallets egna konto- och kontaktuppgifter, inloggningsidentiteten för varje kontoinnehavare oavsett roll (även Stallets medlemmars), uppgifter från Noses marknadsföringswebbplats, samtyckesbaserad analys och säkerhetsuppgifter är Nose personuppgiftsansvarig i egen rätt (se Integritetspolicy → ”Vem som är ansvarig”).
2. Vad Nose gör med Stallets uppgifter — endast enligt Stallets instruktioner
Nose behandlar personuppgifter om Stallets medlemmar för att tillhandahålla Tjänsten och för inget annat: att skapa och isolera Stallets tenant; att skapa register över ryttare, kunder och deltagare för Stallets räkning; att schemalägga lektioner och registrera närvaro; att hantera klippkort och presentkort; att registrera hur en ryttare har betalat (etiketterna kontant / klippkort / presentkort / överföring och, där Stallet aktiverar onlinebetalningar, en registrering av varje onlinebetalning eller påfyllning av saldot för Stallets räkning — pengarna och kortuppgifterna hanteras av Stripe på Stallets eget Stripe-konto, aldrig av Nose); att beräkna instruktörernas ersättning; att skicka de envägsmeddelanden som Stallet initierar; att lagra de filer som Stallet eller en hästs ägare laddar upp för en häst — ett hästpass, ett vaccinationsintyg, ett försäkringsdokument eller liknande — och att lämna ut dem endast till personer som Stallet har gett behörighet att se den hästen; att ge varje medlem en självbetjäningsvy över sina egna bokningar; samt den support, det förebyggande av missbruk och den granskningsloggning som behövs för att driva allt detta.
Nose använder inte Stallets uppgifter för egna ändamål, säljer eller delar dem inte för reklamändamål och använder dem inte för att träna AI- eller maskininlärningsmodeller.
Stallet bekräftar att Stallet har en rättslig grund enligt artikel 6 i GDPR (och, i förekommande fall, artikel 9 eller artikel 8 i GDPR) — eller, om Stallet är etablerat utanför EU och Storbritannien, enligt den dataskyddslagstiftning som gäller för Stallet — för varje instruktion som Stallet ger Nose och varje personuppgift som Stallet lägger in i Nose, att Stallet har lämnat sina medlemmar den information som krävs enligt artiklarna 13 och 14 i GDPR, och att Stallets instruktioner inte kommer att leda till att Nose bryter mot lagen.
3. Barn
Ridskolor undervisar barn, så Nose är byggt för att lagra barns uppgifter för Stallets räkning — vanligtvis ett barn som har lagts in som lektionsdeltagare av en förälder som är kund hos Stallet. Stallet ansvarar för den rättsliga grunden och för eventuellt samtycke eller godkännande från den som har föräldraansvar som krävs enligt den lag som gäller för Stallet — artikel 8 i GDPR i EU och Storbritannien; i USA COPPA och tillämplig delstatslag; när Stallet förlitar sig på barnets eget samtycke bekräftar Stallet att det har gjort rimliga ansträngningar för att kontrollera föräldraansvaret. Nose begränsar det som lagras om ett barn till ett minimum (vanligtvis ett namn och de lektioner barnet har deltagit i) och marknadsför aldrig Tjänsten till barn och riktar den aldrig mot barn.
4. Sekretess, säkerhet och underbiträden
Alla som har åtkomst till Stallets uppgifter är bundna av tystnadsplikt, och Nose tillämpar de tekniska och organisatoriska åtgärder som beskrivs på sidan Säkerhet och förtroende — bland annat säkerhet på radnivå (row-level security) som upprätthålls i databasen och begränsar varje stalls uppgifter till det stallet, TLS vid överföring, kryptering i vila och en granskningslogg som bara kan läggas till (append-only).
Nose anlitar ett litet antal granskade underbiträden för att driva Tjänsten; den aktuella förteckningen, med varje underbiträdes ändamål, region och överföringsmekanism, finns på Underbiträden och i Integritetspolicy → ”Delning — underbiträden”. Innan Nose lägger till eller byter ut ett underbiträde underrättar Nose Stallet minst 15 dagar i förväg (via e-post till Stallets kontoadress, eller via ett meddelande i produkten som visas för Stallets administratörer) — med kortare varsel endast när säkerheten eller tjänstens kontinuitet verkligen kräver det, och i så fall underrättar Nose Stallet så snart det rimligen är möjligt, och Stallet kan fortfarande invända inom 15 dagar från det meddelandet. Om Stallet invänder och Nose inte kan lösa saken kan Stallet avsluta den berörda delen av Tjänsten — eller hela avtalet om det underbiträdet är nödvändigt för det — med proportionell återbetalning av förskottsbetalda avgifter för den outnyttjade perioden. Nose ålägger varje underbiträde dataskyddsskyldigheter som ger minst samma skydd som detta PUB-avtal och förblir fullt ansvarig gentemot Stallet för underbiträdenas fullgörande.
Nose är verksamt i mer än en region och lägger till regioner i takt med att verksamheten växer; den aktuella primära regionen för varje underbiträde anges på sidan Underbiträden och kan ändras när Nose expanderar. För varje överföring mellan regioner förlitar sig Nose på en lämplig mekanism — EU:s standardavtalsklausuler, EU–U.S. Data Privacy Framework (och dess UK Extension), UK International Data Transfer Addendum där UK GDPR är tillämplig, eller den motsvarande mekanism som ytterligare en region kräver — enligt vad som anges på sidan Underbiträden.
5. Granskningar
På begäran ger Nose Stallet, som ett första steg, det som Stallet behöver för att visa att Nose efterlever artikel 28 i GDPR — sidan Säkerhet och förtroende, detta PUB-avtal, relevanta tredjepartsrapporter från Noses underbiträden där Nose har tillåtelse att dela dem, samt skriftliga svar på rimliga frågeformulär om säkerhet och behandling. Om det inte räcker kommer Nose överens med Stallet om omfattning, tidpunkt och genomförande av en ytterligare granskning eller inspektion — med minst 30 dagars förhandsbesked (kortare endast efter en säkerhetsincident eller ett föreläggande från en tillsynsmyndighet), högst en gång per kalenderår (utom efter en personuppgiftsincident som berör Stallets uppgifter eller när en tillsynsmyndighet kräver det), under Noses ordinarie kontorstid och utan oskälig störning av Tjänsten för andra stall. Stallet står för den skäliga kostnaden för en sådan ytterligare granskning, såvida den inte visar på ett väsentligt brott mot detta PUB-avtal från Noses sida, i vilket fall Nose står för sina egna kostnader för medverkan.
6. Medlemmarnas rättigheter och personuppgiftsincidenter
Om någon av Stallets medlemmar utövar en rättighet enligt GDPR (tillgång, rättelse, radering och så vidare) beslutar Stallet hur begäran ska besvaras — Stallet är personuppgiftsansvarigt för medlemmens uppgifter. Nose bistår Stallet och vidarebefordrar varje begäran som når Nose till Stallet; Nose beslutar inte själv om den (artikel 28.3 e i GDPR).
Om Nose får kännedom om en personuppgiftsincident som berör Stallets uppgifter underrättar Nose Stallet utan onödigt dröjsmål, så att Stallet kan fullgöra sina egna skyldigheter enligt artiklarna 33–34 i GDPR.
Om en instruktion från Stallet enligt Noses bedömning skulle strida mot GDPR eller annan dataskyddslagstiftning informerar Nose Stallet innan Nose agerar enligt den. Med hänsyn till behandlingens art och den information som Nose har tillgång till bistår Nose också Stallet i rimlig utsträckning med konsekvensbedömningar avseende dataskydd och förhandssamråd med en tillsynsmyndighet (artiklarna 35–36 i GDPR) när de gäller behandling i Nose.
7. Lagring, återlämnande och radering av Stallets uppgifter
Nose sparar Stallets uppgifter så länge Stallets konto är aktivt, eftersom ett stall behöver sin egen historik för att kunna bedriva sin verksamhet. När en enskild medlem raderas tar Nose bort medlemmens direkta identifierare efter en återställningsperiod på 30 dagar då raderingen kan ångras (pseudonymisering enligt artikel 4.5 i GDPR), medan avidentifierade ekonomi- och lektionsrader finns kvar i Stallets bokföring så att den stämmer.
Arkivering eller stängning av ett stall startar automatiskt en avvecklingsperiod på 90 dagar som kan ångras. Under perioden kan stallet återställas och en fullständig export finns att få på begäran; när perioden löper ut har Stallets uppgifter sparats i högst 90 dagar totalt och raderas därefter automatiskt. Stallets egna lagstadgade räkenskaper (till exempel de polska bokförings- och momsuppgifter som ska sparas i 5 år) är Stallets att spara — Nose har ingen självständig skyldighet att spara ryttares personuppgifter i fem år, så Stallet bör exportera det som Stallet behöver innan perioden stänger.
8. Ansvar, rangordning och fortsatt giltighet
Noses ansvar enligt detta PUB-avtal följer de beloppsbegränsningar och ansvarsundantag som anges i Användarvillkoren, utom i den mån lagen inte tillåter att de begränsas — däribland artiklarna 82–83 i GDPR. Om detta PUB-avtal och Användarvillkoren strider mot varandra i fråga om hur personuppgifter behandlas har detta PUB-avtal företräde; om detta PUB-avtal strider mot de standardavtalsklausuler som Nose förlitar sig på för en överföring har standardavtalsklausulerna företräde. Detta PUB-avtal gäller så länge Nose behandlar uppgifter för Stallets räkning; de delar som behöver fortsätta att gälla därefter — sekretess, underrättelse om personuppgiftsincidenter som upptäcks senare, lagring, återlämnande och radering av Stallets uppgifter, granskningar avseende perioden innan Stallet lämnade samt detta avsnitt — fortsätter att gälla efter att avtalet har upphört.
9. Vad det här personuppgiftsbiträdesavtalet består av
Den här sidan anger PUB-avtalets operativa villkor. Tillsammans med sidan Säkerhet och förtroende (Noses tekniska och organisatoriska åtgärder), sidan Underbiträden (förteckningen över godkända underbiträden) och de uppgifter om behandlingen som beskrivs ovan utgör den det fullständiga personuppgiftsbiträdesavtalet mellan Stallet och Nose — det finns inget separat att underteckna. När en gränsöverskridande överföring kräver det gäller EU:s standardavtalsklausuler som har införlivats i Noses avtal med underbiträdena (tillsammans med UK Addendum eller en motsvarande mekanism när en annan jurisdiktion kräver det). Om Stallet behöver ett kontrasignerat exemplar eller en detaljerad förteckning över behandlingen för sin egen ansvarsdokumentation kan Stallet skriva till support@nose.horse, så tillhandahåller Nose ett sådant.