Het is de laatste avond van de maand. De paarden zijn gevoerd, de stalgang is geveegd en je gaat zitten om de maandrekeningen voor de stalling te maken. Het pensiongeld zelf is makkelijk: het is hetzelfde bedrag als vorige maand. Het lastige is alles eromheen. Bij welke paarden is deze week elke avond de deken verwisseld?
In het kort
Een maandrekening bestaat uit twee dingen: het pensiongeld dat je één keer afspreekt, en de extra's die de hele maand door gebeuren. Spreek het pensiongeld en de prijslijst schriftelijk af, registreer elke extra op de dag zelf (niet op de 31e), geef eigenaren één plek om extra's aan te vragen en stuur een rekening die ze regel voor regel kunnen lezen.
Wat er in een maandrekening staat
Begin met het deel dat niet verandert. Welke vorm van pension je ook aanbiedt, schrijf op wat er inbegrepen is en geef de eigenaar een kopie. ‘Volpension’ betekent op elke stal iets anders. Bij de ene stal zit dekenservice erbij; de andere rekent die van oktober tot en met maart apart. De rekening gaat pas mis als jullie de afspraak allebei anders onthouden.
Een korte checklist voor elke vorm van pension:
- De maandprijs en de dag waarop die betaald moet zijn.
- Wat inbegrepen is: voer, ruwvoer, weidegang, dekenservice, vasthouden bij de hoefsmid en de dierenarts, vliegenspray enzovoort.
- Wat extra is, met een prijs bij elk onderdeel. Een prijslijst aan de muur voorkomt de meeste discussies over de rekening nog voor ze beginnen, en dan kun je ter plekke ja zeggen.
- Bepaal per extra of je die rekent per keer (vasthouden bij de hoefsmid), per dag (stappen aan de hand) of per maand (de hele winter dekenservice).
Dan de extra's. Hieronder een voorbeeldrekening voor november, voor één paard op volpension. De bedragen zijn voorbeelden, geen richtlijn: pensiongeld en extra's verschillen sterk per regio en hangen af van wat er inbegrepen is. Weet je niet wat je voor de stalling zelf moet vragen? Reken het uit met onze gratis calculator.
| Regel | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Volpension, november | 1 | € 450,00 | € 450,00 |
| Dekenservice, november | 1 | € 30,00 | € 30,00 |
| Supplementen van de eigenaar voeren, november | 1 | € 15,00 | € 15,00 |
| Vasthouden bij de hoefsmid, 6 nov. | 1 | € 7,50 | € 7,50 |
| Stappen aan de hand bij boxrust, 15–21 nov. | 7 dagen | € 7,50 | € 52,50 |
| Totaal | € 555,00 |
Elke regel met een extra heeft een datum of een periode. Daardoor is een rekening makkelijk te accepteren: de eigenaar ziet wat er is gebeurd en wanneer, zonder het te hoeven vragen.
Extra's: schrijf ze op terwijl ze gebeuren
Bij de extra's glipt het geld ertussenuit. Om 7:30 uur houd je een paard vast voor de hoefsmid. Op de 31e weet niemand meer welke paarden de hoefsmid heeft gedaan.
Leg het dezelfde dag vast, op één plek. Een schrift in de zadelkamer werkt, zolang het maar het enige schrift is.
Eigenaren laten aanvragen vanaf hun gsm
Eigenaren willen extra's. Ze appen je om 21:00 uur met de vraag of iemand hun paard voor de storm naar binnen kan halen. Jij zegt ja, en dat ja moet dan van je gsm naar de stal en vandaar naar de rekening.
Laat ze op één manier aanvragen, met de prijs erbij op het moment dat ze iets aanvragen. Dan zijn het verzoek, het werk en de kostenpost één registratie, en hoeft niemand iets over te typen.
Zo hebben we het in Nose gebouwd. Je extra's staan in Instellingen → Diensten en prijslijst, elk met een prijs en een manier van rekenen. Bij elke dienst die een eigenaar mag aanvragen zet je Eigenaars kunnen deze dienst aanvragen aan.
Vanaf dat moment openen eigenaren op hun telefoon Mijn paard en tikken ze op Vraag een dienst aan. Ze kiezen het paard, de dienst, een datum en het aantal, en tikken dan op Verzoek verzenden.
Een beheerder ziet het verzoek onder Aanvragen en kiest Accepteren of Afwijzen. Een geaccepteerd verzoek verschijnt op het bord Verzorging, met het label Van de eigenaar. Is het werk gedaan, druk dan op Klaar. Wordt de dienst apart gerekend, dan komt er meteen een kostenpost bij, met de vervaldatum.
Het eind van de maand zonder achter iedereen aan te zitten
Voordat de eerste rekening de deur uitgaat, beslis je één keer over een paar regels:
- De facturatiedag. Kies één dag en houd je eraan.
- Vooraf of achteraf. Allebei kan; steeds wisselen kan niet.
- Een gedeelte van de maand. Pro rata per dag is de eerlijkste regel en de makkelijkste om uit te leggen.
- Wanneer een rekening achterstallig is. Kies het aantal dagen en zeg het hardop.
In Nose heeft elk pensionpaard een contract op de pagina Pensionstalling. Het Factureringsvoorbeeld laat precies zien wat er wanneer in rekening komt, nog voordat je iets opslaat. Zodra het contract actief is, wordt de kostenpost voor het pensiongeld van elke maand vanzelf aangemaakt. Extra's die per keer of per dag worden gerekend, komen in rekening op het moment dat je het werk registreert.
De eigenaar die betaalt, ziet op Mijn paard dezelfde bedragen als jij: Om te betalen, de Volgende betaling met de datum en de volledige geschiedenis van de kosten.
De lijst op de pagina Pensionstalling toont per contract het openstaande bedrag, met bij achterstallige contracten een label ‘… dagen te laat’. Zo verandert de vraag aan het eind van de maand van ‘wat heeft iedereen gebruikt?’ in ‘wie moet er nog een seintje krijgen?’
Het helpcentrum heeft de details: pensionpakketten, contracten en kosten voor de stal en het eigenaarsportaal voor je pensionklanten.
Je bent geen pensionstal begonnen om op de 31e achter dekenwissels aan te rennen. We hebben Nose gebouwd zodat de extra's worden opgeschreven terwijl ze gebeuren en de maand zichzelf optelt. Kijk gerust rond op nose.horse. Je kunt gratis beginnen, een creditcard is niet nodig.
