1. Omfang og roller — og hvordan avtalen inngås
Når en stall driver virksomheten sin på Nose for Horse («Nose»), er stallen (heretter «Stallen») behandlingsansvarlig for rytter- og driftsdataene Stallen legger inn, og Nose er Stallens databehandler — Nose behandler disse dataene kun etter Stallens dokumenterte instrukser. Denne databehandleravtalen er avtalen etter GDPR art. 28 som regulerer dette forholdet.
Databehandleravtalen er en del av brukervilkårene: Stallen inngår den automatisk ved å godta brukervilkårene, og det er ingenting separat å signere. For Stallens egne konto- og kontaktopplysninger, innloggingsidentiteten til hver kontoinnehaver uansett rolle (Stallens medlemmer inkludert), data fra Noses markedsføringsnettsted, samtykkebasert analyse og sikkerhetsdata er Nose selvstendig behandlingsansvarlig (se Personvernerklæring → «Hvem er ansvarlig»).
2. Hva Nose gjør med Stallens data — kun etter Stallens instrukser
Nose behandler personopplysninger om Stallens medlemmer for å levere Tjenesten og ikke til noe annet: opprette og isolere Stallens tenant; opprette rytter-, kunde- og deltakeroppføringer på vegne av Stallen; sette opp ridetimer og registrere oppmøte; administrere klippekort og gavekort; registrere hvordan en rytter har betalt (merkelappene kontant / klippekort / gavekort / bankoverføring og, der Stallen aktiverer betaling på nett, en registrering av hver nettbetaling eller saldopåfylling på vegne av Stallen — midlene og kortdataene håndteres av Stripe på Stallens egen Stripe-konto, aldri av Nose); beregne instruktørenes inntekter; sende enveiskunngjøringene Stallen setter i gang; lagre filene Stallen eller en hests eier laster opp for en hest — et hestepass, en vaksinasjonsattest, et forsikringsdokument eller lignende — og bare utlevere dem til personer Stallen har gitt tillatelse til å se den hesten; gi hvert medlem en selvbetjeningsvisning av sine egne bestillinger; og den brukerstøtten, forebyggingen av misbruk og revisjonsloggingen som er nødvendig for å drive alt dette.
Nose bruker ikke Stallens data til egne formål, selger eller deler dem ikke for annonseformål, og bruker dem ikke til å trene KI- eller maskinlæringsmodeller.
Stallen bekrefter at Stallen har et rettslig grunnlag etter GDPR art. 6 (og, der det er relevant, GDPR art. 9 eller art. 8) — eller, dersom Stallen er etablert utenfor EU og Storbritannia, etter den personvernlovgivningen som gjelder for Stallen — for hver instruks Stallen gir Nose og hver personopplysning Stallen legger inn i Nose, at Stallen har gitt medlemmene sine den informasjonen som GDPR art. 13 og 14 krever, og at Stallens instrukser ikke vil føre til at Nose bryter loven.
3. Barn
Rideskoler underviser barn, så Nose er bygget for å lagre barns personopplysninger på vegne av Stallen — typisk et barn som er lagt inn som deltaker på en ridetime av en forelder som er kunde hos Stallen. Stallen er ansvarlig for det rettslige grunnlaget og for ethvert samtykke eller enhver fullmakt fra foreldre som kreves etter den lovgivningen som gjelder for Stallen — GDPR art. 8 i EU og Storbritannia; i USA COPPA og gjeldende delstatslovgivning; der Stallen baserer seg på barnets eget samtykke, bekrefter Stallen å ha gjort rimelige anstrengelser for å verifisere fullmakten fra foreldrene. Nose begrenser det som lagres om et barn, til et minimum (typisk et navn og ridetimene barnet har deltatt på), og markedsfører eller retter aldri Tjenesten mot barn.
4. Konfidensialitet, sikkerhet og underdatabehandlere
Alle som har tilgang til Stallens data, er underlagt taushetsplikt, og Nose anvender de tekniske og organisatoriske tiltakene som er beskrevet på siden Sikkerhet og tillit — blant annet sikkerhet på radnivå (row-level security) som håndheves i databasen og avgrenser hver stalls data til den stallen, TLS under overføring, kryptering av lagrede data og en revisjonslogg som bare kan utvides (append-only).
Nose bruker et lite antall kontrollerte underdatabehandlere for å drive Tjenesten; den gjeldende listen, med formål, region og overføringsmekanisme for hver av dem, finnes på Underdatabehandlere og i Personvernerklæring → «Deling — underdatabehandlere». Før Nose legger til eller erstatter en underdatabehandler, varsler Nose minst 15 dager i forveien (per e-post til stallens kontoadresse, eller ved et varsel i produktet som vises for stallens administratorer) — med kortere varsel bare der sikkerhet eller tjenestekontinuitet virkelig krever det, og i så fall varsler Nose Stallen så snart det med rimelighet er mulig, og Stallen kan fortsatt protestere innen 15 dager etter det varselet. Dersom Stallen protesterer og Nose ikke kan finne en løsning, kan Stallen avslutte den berørte delen av Tjenesten — eller hele avtalen dersom den underdatabehandleren er vesentlig for den — med forholdsmessig tilbakebetaling av forhåndsbetalte abonnementsavgifter for den ubrukte perioden. Nose pålegger hver underdatabehandler personvernforpliktelser som gir minst like god beskyttelse som denne databehandleravtalen, og forblir fullt ansvarlig overfor Stallen for underdatabehandlernes oppfyllelse.
Nose drives i mer enn én region og legger til regioner i takt med veksten; den gjeldende primærregionen for hver underdatabehandler står på siden Underdatabehandlere og kan endres etter hvert som Nose utvider. For hver overføring mellom regioner baserer Nose seg på en egnet mekanisme — EUs standardkontraktsklausuler, EU–U.S. Data Privacy Framework (og tilhørende UK Extension), UK International Data Transfer Addendum der UK GDPR gjelder, eller den tilsvarende mekanismen en ytterligere region krever — slik det fremgår av siden Underdatabehandlere.
5. Revisjoner
Etter forespørsel gir Nose Stallen, som et første trinn, det Stallen trenger for å dokumentere at Nose etterlever GDPR art. 28 — siden Sikkerhet og tillit, denne databehandleravtalen, relevante tredjepartsrapporter fra Noses underdatabehandlere der Nose har lov til å dele dem, og skriftlige svar på rimelige spørreskjemaer om sikkerhet og behandling. Dersom det ikke er tilstrekkelig, avtaler Nose med Stallen omfang, tidspunkt og gjennomføring av en ytterligere revisjon eller inspeksjon — med minst 30 dagers forhåndsvarsel (kortere bare etter en sikkerhetshendelse eller et pålegg fra en tilsynsmyndighet), ikke mer enn én gang per kalenderår (bortsett fra etter et brudd som berører Stallens data, eller der en tilsynsmyndighet krever det), innenfor Noses vanlige arbeidstid og uten urimelig forstyrrelse av Tjenesten for andre staller. Stallen dekker de rimelige kostnadene ved en slik ytterligere revisjon, med mindre den avdekker et vesentlig brudd på denne databehandleravtalen fra Noses side; i så fall dekker Nose sine egne kostnader til medvirkningen.
6. Medlemmenes rettigheter og brudd på personopplysningssikkerheten
Dersom et av Stallens medlemmer utøver en rettighet etter GDPR (innsyn, retting, sletting og så videre), bestemmer Stallen hvordan henvendelsen besvares — Stallen er den behandlingsansvarlige for medlemmet. Nose bistår Stallen og videresender enhver forespørsel som når Nose, til Stallen; Nose avgjør den ikke selv (GDPR art. 28 nr. 3 bokstav e).
Dersom Nose blir kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten som berører Stallens data, varsler Nose Stallen uten ugrunnet opphold, slik at Stallen kan oppfylle sine egne forpliktelser etter GDPR art. 33–34.
Dersom en instruks fra Stallen etter Noses vurdering vil bryte GDPR eller annen personvernlovgivning, sier Nose fra til Stallen før Nose handler etter den. Under hensyn til behandlingens art og de opplysningene Nose har tilgang til, bistår Nose også Stallen i rimelig utstrekning med vurderinger av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger med en tilsynsmyndighet (GDPR art. 35–36) der disse gjelder behandling i Nose.
7. Oppbevaring, tilbakelevering og sletting av Stallens data
Nose oppbevarer Stallens data så lenge Stallens konto er aktiv, fordi en stall trenger sin egen historikk for å drive. Når et enkelt medlem slettes, fjerner Nose medlemmets direkte identifikatorer etter en reversibel gjenopprettingsperiode på 30 dager (pseudonymisering etter GDPR art. 4 nr. 5), mens avidentifiserte økonomi- og ridetimeposter blir stående i Stallens regnskap slik at regnskapet går opp.
Arkivering eller avslutning av en stall starter automatisk et reversibelt avviklingsvindu på 90 dager. I løpet av vinduet kan stallen gjenopprettes, og en full eksport er tilgjengelig på forespørsel; når vinduet utløper, er Stallens data oppbevart i maksimalt 90 dager totalt og blir deretter slettet automatisk. Stallens egne lovpålagte opplysninger (for eksempel de polske regnskaps-/mva.-opplysningene med 5 års oppbevaringstid) er Stallens å oppbevare — Nose har ingen selvstendig plikt til å oppbevare rytteres personopplysninger i fem år, så Stallen bør eksportere det Stallen trenger, før vinduet lukkes.
8. Ansvar, rangordning og fortsatt gyldighet
Noses ansvar etter denne databehandleravtalen følger beløpsbegrensningene og ansvarsfraskrivelsene i brukervilkårene, bortsett fra i den grad loven ikke tillater at de begrenses — herunder GDPR art. 82–83. Dersom denne databehandleravtalen og brukervilkårene er i strid med hverandre når det gjelder hvordan personopplysninger behandles, har denne databehandleravtalen forrang; dersom denne databehandleravtalen er i strid med standardkontraktsklausulene Nose baserer seg på for en overføring, har standardkontraktsklausulene forrang. Denne databehandleravtalen gjelder så lenge Nose behandler Stallens data på vegne av Stallen; de delene som må fortsette å gjelde etter det — konfidensialitet, varsling om brudd for forhold som oppdages senere, oppbevaring, tilbakelevering og sletting av Stallens data, revisjoner for perioden før Stallen forlot Nose, og denne delen — gjelder fortsatt etter at avtalen opphører.
9. Hva denne databehandleravtalen består av
Denne siden angir databehandleravtalens operative vilkår. Sammen med siden Sikkerhet og tillit (Noses tekniske og organisatoriske tiltak), siden Underdatabehandlere (listen over godkjente underdatabehandlere) og opplysningene om behandlingen som er beskrevet ovenfor, utgjør den den fullstendige databehandleravtalen mellom Stallen og Nose — det er ingenting separat å signere. Der en grenseoverskridende overføring krever det, gjelder EUs standardkontraktsklausuler som er innarbeidet i avtalene med Noses underdatabehandlere (sammen med UK Addendum eller en tilsvarende mekanisme der en annen jurisdiksjon krever det). Dersom Stallen trenger et kontrasignert eksemplar eller en detaljert behandlingsprotokoll til sin egen dokumentasjon av ansvarlighet, kan Stallen skrive til support@nose.horse, så stiller Nose et slikt dokument til rådighet.