C’est le dernier soir du mois. Les chevaux ont mangé, l’allée est balayée, et tu t’assieds pour préparer les factures de pension. La pension elle-même, c’est facile : c’est le même montant que le mois dernier. Le plus dur, c’est tout ce qu’il y a autour. Qui a eu ses couvertures changées tous les soirs cette semaine ?
TL;DR
Une facture de pension, c’est deux choses : la pension convenue une fois, et les extras qui arrivent tout le mois. Mets par écrit la pension convenue et sa liste de prix, note chaque extra le jour même (pas le 31), donne aux propriétaires un seul endroit pour demander des extras, et envoie une facture qu’ils peuvent lire ligne par ligne.
Ce que contient une facture de pension
Commence par la partie qui ne bouge pas. Quelle que soit ta formule, écris ce qu’elle comprend et remets-en une copie au propriétaire. « Pension complète » ne veut pas dire la même chose partout. Une écurie inclut les couvertures ; une autre les facture d’octobre à mars. La facture ne dérape que quand l’accord n’est pas le même dans ta tête et dans celle du propriétaire.
Une courte liste de contrôle pour chaque formule :
- Le prix mensuel, et le jour de l’échéance.
- Ce qui est compris : aliment, fourrage, sorties, couvertures, cheval tenu pour le maréchal-ferrant et le vétérinaire, anti-mouches, etc.
- Ce qui est en supplément, avec un prix à côté de chaque ligne. Une liste de prix affichée met fin à la plupart des discussions de facturation avant qu’elles ne commencent, et te permet de dire oui sur-le-champ.
- Décide si chacun est facturé à l’occurrence (tenir pour le maréchal-ferrant), au jour (promenade en main) ou au mois (couvertures tout l’hiver).
Viennent ensuite les extras. Voici un exemple de facture de novembre pour un cheval en pension complète. Les chiffres sont des exemples, pas une référence : les tarifs de pension et d’extras varient beaucoup selon la région et selon ce qui est compris. Tu ne sais pas combien demander pour la pension elle-même ? Fais le calcul avec notre calculateur gratuit.
| Ligne | Qté | Prix | Montant |
|---|---|---|---|
| Pension complète, novembre | 1 | 450,00 € | 450,00 € |
| Couvertures, novembre | 1 | 25,00 € | 25,00 € |
| Compléments alimentaires fournis par le propriétaire, novembre | 1 | 15,00 € | 15,00 € |
| Cheval tenu pour le maréchal-ferrant, 6 novembre | 1 | 5,00 € | 5,00 € |
| Promenade en main pendant un repos au box, 15 au 21 novembre | 7 jours | 5,00 € | 35,00 € |
| Total | 530,00 € |
Chaque ligne d’extra porte une date ou une période. C’est ce qui rend une facture facile à accepter : le propriétaire voit ce qui s’est passé et quand, sans avoir à demander.
Les extras : note-les au moment où ils arrivent
Les extras sont l’endroit où l’argent disparaît sans bruit. Tu tiens un cheval pour le maréchal-ferrant à 7 h 30 du matin. Le 31, plus personne ne se rappelle quels chevaux il a faits.
Note-le le jour même, au même endroit. Un cahier dans la sellerie convient, tant que c’est le seul cahier.
Laisser les propriétaires demander depuis leur téléphone
Les propriétaires veulent des extras. Ils t’écrivent à 21 h pour savoir si quelqu’un peut rentrer leur cheval avant l’orage. Tu réponds oui, et ce oui doit ensuite voyager de ton téléphone jusqu’à l’écurie, puis jusqu’à la facture.
Il te faut une seule façon de demander, avec le prix visible au moment de la demande. La demande, le travail et les frais forment alors un seul enregistrement, et personne ne ressaisit rien.
C’est ainsi que nous l’avons construit dans Nose. Tu gardes tes extras dans Paramètres → Prestations et tarifs, chacun avec son prix et son mode de facturation. Sur toute prestation qu’un propriétaire peut demander, tu actives Les propriétaires peuvent demander cette prestation.
À partir de là, un propriétaire ouvre Mon cheval sur son téléphone et touche Demander une prestation. Il choisit le cheval, la prestation, une date et la quantité, puis touche Envoyer la demande.
Un administrateur voit la demande dans Demandes et peut l’Accepter ou la Refuser. Une demande acceptée apparaît sur le tableau Soins, marquée Du propriétaire. Une fois le travail fait, appuie sur Terminer. Si la prestation est facturable, les frais sont générés sur place, avec leur échéance.
Une fin de mois sans relances
Avant d’envoyer la première facture, fixe quelques règles une fois pour toutes :
- Le jour de facturation. Choisis un jour et garde-le.
- D’avance ou à terme échu. Les deux marchent ; passer de l’un à l’autre, non.
- Les mois incomplets. Le prorata au jour près est la règle la plus juste, et la plus facile à expliquer.
- Quand une facture est en retard. Choisis le nombre de jours, et dis-le à voix haute.
Dans Nose, chaque cheval en pension a un contrat sur la page Pension. Un Aperçu de facturation montre exactement ce qui sera facturé et quand, avant que tu enregistres quoi que ce soit. Une fois le contrat actif, les frais de pension de chaque mois sont générés tout seuls. Les extras à l’occurrence ou au jour sont facturés dès que le travail est noté.
Le propriétaire qui paie voit sur Mon cheval les mêmes chiffres que toi : À payer, le Prochain paiement et sa date, et tout l’Historique des frais. Pour les mentions légales de ta facture, parles-en à ton expert-comptable.
La liste Pension affiche le montant ouvert de chaque contrat, avec un marqueur « jours de retard » sur ceux qui sont en retard. La question de fin de mois change donc : plus « qu’est-ce que chacun a utilisé ? », mais « qui a besoin d’un petit rappel ? »
Le centre d’aide donne les détails : formules, contrats et frais pour l’écurie, et l’espace propriétaire pour tes propriétaires.
Tu n’as pas ouvert une écurie de pension pour courir après des changements de couverture le 31. Nous avons construit Nose pour que les extras soient notés au moment où ils arrivent et que le mois s’additionne tout seul. Tu peux faire le tour sur nose.horse. C’est gratuit pour démarrer, sans carte bancaire.
