Het is dinsdag, de les van vijf uur komt net uit de bak en bij het hek staat een ouder met een vraag: ‘Hoeveel lessen heeft ze nog?’ Het antwoord staat op een papieren kaart. Die kaart zit in de jas van de ruiter, of in een la op kantoor, of in de was.
In het kort
Een leskaart levert je geld vooraf op, een rustigere week en ruiters die blijven komen. Leg de regels één keer vast en zet ze ergens waar ruiters ze kunnen zien. Ruiters moeten drie dingen kunnen zien: de resterende lessen, de vervaldatum en welke lessen zijn gebruikt.
Waarom leskaarten winnen van betalen per les
Per les betalen is simpel, maar het betekent elke week een gesprek over geld. Iemand heeft geen contant geld bij zich, iemand betaalt ‘de volgende keer’.
Een leskaart brengt dat gesprek terug tot één keer in de paar maanden. Daarnaast doet hij ongemerkt nog drie dingen:
- Het geld komt vóór het werk. Voer, houtkrullen en de hoefsmid worden op vaste momenten betaald. Het helpt als de lesinkomsten ook op vaste momenten binnenkomen.
- Ruiters binden zich. Wie al tien lessen heeft betaald, boekt de volgende.
- Ruiters krijgen een reden om te kopen. Een kleine korting voor vooruitbetalen is eerlijk, want jij krijgt het geld eerder en hoeft niet elke week achter het geld aan te zitten.
Vervaldatum, delen en broers en zussen: bepaal het één keer
De meeste discussies over leskaarten gaan niet over geld. Een regel is nooit vastgelegd, dus hij wordt bij het hek bepaald, met een teleurgestelde ruiter voor je neus. Beantwoord deze vragen voordat je de eerste leskaart verkoopt en schrijf de antwoorden op.
1. Hoe lang is een leskaart geldig? Neem het aantal lessen, deel dat door hoe vaak een gemiddelde ruiter per week komt en tel er ongeveer een derde bij op voor zieke weken, vakanties en slecht weer. Een ruiter die elke week komt, heeft voor 10 lessen 10 weken nodig. Maak de leskaart ongeveer drie maanden geldig en een flinke verkoudheid kost niemand een les.
2. Wat gebeurt er als de kaart verloopt terwijl er nog lessen op staan? Kies één antwoord en houd je eraan. Gangbare keuzes:
- Ongebruikte lessen verlopen met de leskaart, zonder uitzonderingen.
- Eén verlenging, voor een vast aantal weken, als de ruiter er vóór de vervaldatum om vraagt.
Een les die de manege afzegt, omdat een paard kreupel is of de bak bevroren, hoort van niemands leskaart af te gaan.
3. Wie mag hem gebruiken? Dat broers en zussen één leskaart delen, is gebruikelijk en eerlijk, want hetzelfde gezin betaalt.
4. Welke lessen dekt hij? Een leskaart voor groepslessen die voor een privéles wordt gebruikt, kost je geld. Koppel elke leskaart aan een lestype, of geef een leskaart ‘voor alle lessen’ een prijs die voor allebei uitkomt.
5. Terugbetalen. Veel maneges betalen leskaarten niet terug, maar staan wel toe dat ze binnen het gezin worden doorgegeven.
Wat ruiters moeten kunnen zien
Een ruiter moet drie dingen kunnen nakijken zonder het aan jou te vragen:
- De resterende lessen, als aantal van het totaal.
- De vervaldatum.
- Welke lessen zijn gebruikt, met datum. Zo is het gesprek ‘ik weet zeker dat ik pas twee keer heb gereden’ afgedaan voordat het begint.
Zo regelt de rittenkaart het
We hebben leskaarten in Nose ingebouwd, zodat niemand de lessen nog met de hand hoeft bij te houden. In de app heet een leskaart een Rittenkaart, en Nose telt elke les mee.
Je stelt de regels één keer in. Bij Instellingen → Rittenkaarten tikt een beheerder op Sjabloon toevoegen voor elke leskaart die je verkoopt (de app noemt dit rittenkaarttypes): de naam, het aantal lessen, hoe lang de kaart geldig is, welke lestypen hij dekt en de korting.
Verkopen gaat snel. Tik op de pagina Rittenkaarten op Rittenkaart uitgeven, kies de ruiter en het rittenkaarttype en leg vast hoe er is betaald. Staat delen aan, dan kun je een broer of zus als tweede houder toevoegen, zodat die dezelfde rittenkaart gebruikt.
Lessen gaan eraf zodra je de les afrekent. Reken je een ruiter af bij een les en kies je Rittenkaart/cadeaubon, dan gaat er één les van de rittenkaart af.
Ruiters zien het op hun eigen telefoon. Onder Rittenkaarten en cadeaubonnen ziet een ruiter hoeveel lessen er nog over zijn van het totaal, tot wanneer de rittenkaart geldig is en een lijst met gebruikte lessen.
De details staan in het helpcentrum: Rittenkaarten voor dagelijks gebruik en Rittenkaarten en cadeaubonnen instellen voor rittenkaarttypes en delen.
Je huidige knipkaarten overzetten
Kies een datum en zet de kaarten één voor één over:
- Tel eerst. Verzamel elke kaart die nog loopt en schrijf op: de ruiter, de resterende lessen, de vervaldatum die je hebt beloofd en wat er is betaald.
- Stel je rittenkaarttypes in. Voeg de leskaarten toe die je vanaf nu verkoopt, met de regels uit de lijst hierboven.
- Voeg de ruiters toe. Elke ruiter komt in Mensen met Persoon toevoegen.
- Geef elke kaart opnieuw uit als rittenkaart. Ga als beheerder naar Rittenkaart uitgeven, kies Geef in plaats daarvan een aangepaste rittenkaart uit en vul bij het aantal lessen de resterende lessen in. Zet de prijs op 0, want de ruiter heeft je al betaald, en stel de vervaldatum in die je hebt beloofd.
- Haal het papier uit omloop. Markeer de oude kaart als overgezet, of geef hem terug, zodat geen les twee keer wordt geteld.
Bekijk het voordat je iets overzet
Begin op nose.horse. Je kunt gratis beginnen, een creditcard is niet nodig.
