Rittenkaarten en cadeaubonnen instellen

Deze pagina behandelt drie instellingenschermen die bij elkaar horen: de rittenkaartbundels die je verkoopt, of een rittenkaart meer dan één houder kan hebben, en je regels voor cadeaubonnen. Alle drie zijn alleen voor beheerders.

Hoe rittenkaarten en cadeaubonnen in de praktijk worden verkocht en gebruikt, lees je op Rittenkaarten en Cadeaubonnen.

Sjablonen voor rittenkaarten

Een rittenkaartsjabloon is een bundel om te verkopen die je één keer vastlegt. Instructeurs geven die daarna aan klanten uit. Ga naar Instellingen → Rittenkaarten.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Elk sjabloon in de lijst toont de naam, het aantal lessen, de geldigheid en de prijs, met een kortingslabel als de rittenkaart goedkoper is dan per les betalen. Klik op Sjabloon toevoegen, bovenaan de pagina of als laatste rij van de lijst, om een sjabloon te maken, of klik op de rij van een sjabloon om het te bewerken:

• Naam: wat er verschijnt als instructeurs de rittenkaart uitgeven.
• Aantal lessen: hoeveel lessen de rittenkaart dekt.
• Geldigheid: hoe lang de rittenkaart geldig is, in weken, maanden of jaren.
• In aanmerking komende lestype: voor welke lestypen de rittenkaart gebruikt kan worden, of Elk lestype om het open te laten. Een lestype kan als niet geschikt voor rittenkaarten zijn gemarkeerd. Dat lestype kun je hier dan niet kiezen.
• Rittenkaart kan worden gedeeld met andere klanten: of deze specifieke rittenkaart meer dan één houder toestaat. Dit werkt samen met de instelling voor de hele manege hieronder: beide moeten delen toestaan, anders wordt een rittenkaart niet echt gedeeld.
• Normale prijs: wordt automatisch berekend uit de prijzen van de lestypen en staat er ter informatie.
• Korting % en Kortingsprijs: wat de klant echt betaalt. Wijzig je de een, dan past de ander zich vanzelf aan.
• Opmerkingen: optioneel, voor je eigen gebruik.

Wil je een sjabloon archiveren, open het dan en klik linksonder in het venster op Archiveren. Met een gearchiveerd sjabloon worden geen nieuwe rittenkaarten meer uitgegeven. Rittenkaarten die er eerder mee zijn uitgegeven, behouden hun geschiedenis. Je kunt een sjabloon pas archiveren als elke actieve rittenkaart die ermee is uitgegeven op, verlopen of geannuleerd is. Zijn er nog actieve rittenkaarten, dan laat het venster zien hoeveel het er zijn en wanneer de laatste verloopt.

Rittenkaarten uitgeven

In het gedeelte Rittenkaarten uitgeven op dezelfde pagina staat één schakelaar:

• Laat instructeurs aangepaste rittenkaarten uitgeven: standaard uit. Zolang het uit staat, geeft een instructeur alleen rittenkaarten uit van je sjablonen (de keuze Aangepaste rittenkaart krijgt de instructeur dan niet te zien) en kan het aantal lessen of de prijs van een uitgegeven rittenkaart niet wijzigen. Beheerders kunnen altijd allebei.

De schakelaar wordt opgeslagen zodra je hem omzet; er is geen knop Opslaan.

Rittenkaarten delen

In het gedeelte Rittenkaarten delen op dezelfde pagina bepaal je of een rittenkaart meer dan één houder kan hebben. Handig voor gezinnen of rijmaatjes die samen lessen van één rittenkaart gebruiken.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

• Sta het delen van rittenkaarten toe: zet delen aan of uit voor de hele manege. Zet je het uit, dan verandert er niets aan rittenkaarten die al met meerdere houders zijn uitgegeven.
• Maximaal aantal houders: hoeveel houders één rittenkaart maximaal kan hebben, de hoofdhouder meegeteld. Je kunt het alleen wijzigen als delen aan staat. Het getal dat je instelt, blijft bewaard als delen uit staat.

Beide worden opgeslagen zodra je ze wijzigt; er is geen knop Opslaan.

Dit is de schakelaar voor de hele manege. Of een afzonderlijke rittenkaart echt gedeeld kan worden, hangt ook af van het eigen sjabloon (zie hierboven).

Cadeauboninstellingen

Ga naar Instellingen → Cadeauboninstellingen om de regels in te stellen voor de cadeaubonnen die klanten kunnen kopen. Elke instelling wordt opgeslagen zodra je die wijzigt; er is geen knop Opslaan.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

• Laat instructeurs cadeaubonnen uitgeven: standaard uit, dus alleen beheerders kunnen er een uitgeven.
• Sta aangepaste cadeaubonkortingen toe: als het uit staat, is het kortingsveld verborgen bij het uitgeven van een cadeaubon.
• Ontvanger kan cadeaubon zelf omzetten in rittenkaart: als het aan staat, kan een klant een cadeaubon voor een rittenkaart zelf omzetten in de echte rittenkaart, zonder het personeel te vragen.
• Schakel commissie voor verkoop van cadeaubonnen in: als het aan staat, verdienen instructeurs die met een vergoedingsset worden betaald commissie op de cadeaubonnen die ze verkopen. Het commissietarief zelf stel je in op de pagina Vergoedingen.
• Standaard geldigheid: hoe lang een cadeaubon standaard geldig is, in dagen, weken, maanden of jaren. Het getal en de eenheid worden samen opgeslagen, en het getal moet een heel getal van 1 tot 3650 zijn.

Goed om te weten

• Een rittenkaart kan alleen gedeeld worden als beide het toestaan: de instelling Sta het delen van rittenkaarten toe voor de hele manege en het veld Rittenkaart kan worden gedeeld met andere klanten van het sjabloon.
• De korting op een sjabloon kan een vaste prijs zijn die je één keer instelt, of een percentage dat automatisch de prijs van het lestype volgt. Wat je als laatste invult, wordt opgeslagen.
• Beheerders kunnen altijd een Aangepaste rittenkaart uitgeven: lestype, aantal lessen en prijs met de hand ingesteld in plaats van overgenomen uit een sjabloon. Instructeurs kunnen dat alleen als Laat instructeurs aangepaste rittenkaarten uitgeven aan staat (zie Rittenkaarten uitgeven hierboven).

Zie ook

• Rittenkaarten: hoe medewerkers rittenkaarten uitgeven en klanten ze in de praktijk gebruiken.
• Cadeaubonnen: hoe cadeaubonnen worden verkocht en ingewisseld.
• Prijzen: de prijzen van rittenkaarten staan ook op het prijsoverzicht, naast de prijzen per lestype.
• Vergoedingen: waar je het commissietarief voor de verkoop van cadeaubonnen instelt.