TL;DR
Eine Absageregel funktioniert, wenn sie kurz und fair ist, einmal klar gesagt wird und jedes Mal gleich angewendet wird. Unten findest du eine Vorlage zum Kopieren, und wie Nose sie für dich anwendet.
Warum Regeln scheitern: Sie leben auf Papier
Die meisten Reitställe haben längst eine Absageregel. Sie wird nur nicht gelebt.
So sieht der übliche Abend aus. Um 19:40 Uhr kommt eine Nachricht: „Tut uns so leid, wir schaffen es morgen um 9 nicht.“ Bis zur Stunde sind es gut dreizehn Stunden. Deine Regel sagt 24. Du magst die Familie, das Kind hat eine Erkältung. Also antwortest du: „Kein Problem, gute Besserung“, und die Regel hört leise auf, eine Regel zu sein.
So geht es, wenn eine Regel von einem müden Menschen durchgesetzt wird, Nachricht für Nachricht:
- Der Reiter sieht sie nicht in dem Moment, in dem es zählt. Er liest sie einmal bei der Anmeldung.
- Die Kosten trägt jemand anderes. Ein Pferd wurde gesattelt, ein Reitlehrer war eingeplant, und ein Platz blieb leer.
Die Lösung ist keine strengere Regel. Es ist eine einfachere, die am richtigen Ort gesagt und für alle gleich angewendet wird.
Eine faire Vorlage: Absagefrist, Nachholstunden, Krankheit
Eine gute Regel beantwortet vier Fragen und sonst nichts. Wie viel Vorlauf brauchst du? Was gilt bei weniger, oder wenn jemand einfach nicht kommt? Und was ist mit Krankheit?
Die Absagefrist
Such dir eine Zahl aus und bleib dabei. 24 Stunden sind am gängigsten: Du hast Zeit, den Platz anderen anzubieten und Pferde umzuplanen.
Späte Absagen und Nichterscheinen
Viele Ställe behandeln beides gleich: Wer innerhalb der Frist absagt oder gar nicht kommt, zahlt die Stunde. Der halbe Preis bei Nichterscheinen ist verbreitet und fühlt sich für die meisten Familien fair an: Er deckt einen Teil dessen, was dich die Stunde gekostet hat, ohne dass sich eine Familie für einen schlechten Morgen bestraft fühlt.
Nachholstunden
„Du kannst jederzeit nachholen“ erzeugt eine Liste geschuldeter Stunden, die niemand führt. Eine einfachere Regel: Eine rechtzeitig abgesagte Stunde ist nicht verloren. Hat der Reiter eine Reitkarte, geht die Stunde auf die Karte zurück. (Mehr dazu in Reitkarten statt Stempelkarte.)
Die Vorlage
Einmal sagen, aber freundlich
Eine Regel wirkt nur, wenn Reiter sie gesehen haben, bevor sie sie brauchen. Sag sie einmal, an den richtigen Stellen:
- Bei der Anmeldung. Leg die Vorlage in deine Willkommens-Mail oder ins Anmeldeformular und bitte die Reiter zu bestätigen, dass sie sie gelesen haben.
- An der Wand. Ein Ausdruck neben dem Büro oder dem Aufsteigeblock.
- Wenn du anfängst, sie durchzusetzen. Wenn deine alte Regel locker war, schick vorher allen eine Nachricht.
Die freundlichste Regel ist die vorhersehbare. Reiter haben nichts gegen Regeln. Sie ärgern sich, wenn sie merken, dass jemand anderes eine andere Antwort bekommen hat.
Das System wendet sie an
Wir haben Nose so gebaut, dass die App die Regel jedes Mal gleich anwendet und du nicht um 19:40 Uhr derjenige bist, der Nein sagt. (In der App heißt ein Reitstundenpaket Reitkarte.)
Die Absagefrist
Unter Einstellungen → Buchung & Stornierung gibt es im Bereich Stornierungen & Nichterscheinen eine einzige Zahl: Frist für Selbst-Stornierung. Das ist die Anzahl der Stunden vor einer Reitstunde, bis zu der ein Reiter seinen eigenen Platz absagen kann, ohne dich zu fragen. Sie startet bei 24.
Vor Fristende öffnet der Reiter die Reitstunde auf dem Handy und tippt auf Teilnahme absagen. Die Reitstunde zeigt, wie viel Zeit ihm bleibt, die Frist steht ihm also vor Augen und nicht im Willkommensordner. Eine Reitkartenstunde geht automatisch auf die Karte zurück.
Nach Fristende steht auf der Schaltfläche Stornierung nicht mehr möglich, und der Reiter wird gebeten, den Stall zu kontaktieren. Späte Absagen landen also bei dir, und du entscheidest. Bei Krankheit nimmst du ihn selbst von der Reitstunde. Bei einer späten Absage lässt du ihn auf der Reitstunde, und sie wird wie ein Nichterscheinen berechnet.
Nichterscheinen
Schalte Abwesenheiten erfassen ein. Dann legst du unter Nichterscheinen kostet einen Prozentsatz der Stunde fest: 50 % entspricht der Vorlage oben.
Hat die Reitstunde begonnen, öffnet der Reitlehrer den Tab Zuordnen & Abrechnen und markiert den Reiter, der nicht gekommen ist, mit der Schaltfläche Als abwesend markieren in seiner Zeile. Die Gebühr landet als offener Betrag auf dem Konto des Reiters.
Die Gebühr gilt nur für eine Stunde, die noch unbezahlt ist, damit niemand doppelt zahlt. Und war jemand versehentlich markiert, holt Abwesenheit aufheben das zurück, solange die Gebühr noch nicht eingezogen ist.
Alle Details stehen im Hilfe-Center: Buchung & Stornierung und Eine Reitstunde abrechnen.
Einmal aufschreiben, dann laufen lassen
Nimm die Vorlage, ändere die Zahlen und schick sie diese Woche an deine Reiter. Wenn Frist und Gebühr sich von selbst anwenden sollen, richte sie in Nose ein. Kostenlos starten, keine Karte nötig: nose.horse.
