Es la última noche del mes. Los caballos ya han comido, el pasillo está barrido y te sientas a hacer los recibos del pupilaje. La cuota en sí es fácil: es la misma cifra que el mes pasado. Lo difícil es todo lo que la rodea. ¿A qué caballo le han cambiado la manta todas las noches esta semana?
En resumen
Un recibo de pupilaje son dos cosas: la cuota que acuerdas una vez y los extras que van surgiendo a lo largo del mes. Acuerda por escrito la cuota y la lista de precios, apunta cada extra el día en que ocurre (no el 31), da a los propietarios un solo sitio donde pedir extras y envía un recibo que puedan repasar línea a línea.
Qué lleva un recibo de pupilaje
Empieza por la parte que no cambia. Ofrezcas el tipo de pupilaje que ofrezcas, escribe qué incluye y entrega una copia al propietario. «Pupilaje completo» significa cosas distintas en cada centro. Uno incluye el cambio de mantas; otro lo cobra de octubre a marzo. El recibo solo da problemas cuando cada parte recuerda el acuerdo a su manera.
Una lista de comprobación corta para cada tipo de pupilaje:
- El precio mensual y el día en que se paga.
- Qué incluye: pienso, forraje, salida al prado, cambio de mantas, sujetar el caballo al herrador y al veterinario, repelente de moscas, etcétera.
- Qué se cobra aparte, con el precio de cada cosa. Con una lista de precios a la vista, la mayoría de las discusiones sobre el recibo ni siquiera empiezan, y puedes decir que sí en el momento.
- Decide si cada uno se cobra por cada vez (sujetar al herrador), por día (los paseos de la mano) o por mes (el cambio de mantas de todo el invierno).
Después, los extras. Este es un recibo de ejemplo de noviembre para un caballo en pupilaje completo. Las cifras son ejemplos, no una referencia: el pupilaje y los extras varían mucho según la zona y lo que se incluya. ¿No sabes cuánto cobrar por el pupilaje en sí? Calcúlalo con nuestra calculadora gratis.
| Concepto | Cant. | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Pupilaje completo, noviembre | 1 | 450,00 € | 450,00 € |
| Cambio de mantas, noviembre | 1 | 30,00 € | 30,00 € |
| Dar los suplementos que trae el propietario, noviembre | 1 | 15,00 € | 15,00 € |
| Sujetar el caballo al herrador, 6 nov | 1 | 5,00 € | 5,00 € |
| Paseos de la mano durante el reposo en box, 15-21 nov | 7 días | 5,00 € | 35,00 € |
| Total | 535,00 € |
Cada línea de extra lleva una fecha o un periodo. Por eso un recibo así se acepta sin discutir: el propietario ve qué pasó y cuándo, sin tener que preguntar.
Extras: apúntalos cuando ocurren
Los extras son por donde el dinero se escapa sin que nadie lo note. Sujetas un caballo al herrador a las 7:30 de la mañana. Cuando llega el 31, nadie se acuerda de a qué caballos herró.
Apúntalo el mismo día, en un solo sitio. Vale una libreta en el guadarnés, siempre que sea la única libreta.
Que los propietarios pidan desde el móvil
Los propietarios quieren extras. Te escriben a las nueve de la noche para preguntar si alguien puede recoger a su caballo antes de la tormenta. Dices que sí, y luego ese sí tiene que viajar de tu móvil a la cuadra y de ahí al recibo.
Una sola vía para pedir, con el precio a la vista en el momento de pedir. Así la solicitud, el trabajo y el cargo son un único registro, y nadie vuelve a teclear nada.
Así lo hemos hecho en Nose. Guardas tus extras en Configuración → Servicios y lista de precios, cada uno con su precio y la forma de cobrarlo. En cualquier servicio que un propietario pueda pedir, activas Los propietarios pueden solicitar este servicio.
A partir de ahí, el propietario abre Mi caballo en el móvil y toca Solicitar un servicio. Elige el caballo, el servicio, una fecha y cuántas veces, y después toca Enviar solicitud.
Un administrador ve la solicitud en Solicitudes y puede Aceptar o Rechazar. Una solicitud aceptada aparece en el Panel de cuidados con la etiqueta Del propietario. Cuando el trabajo está hecho, pulsa Hecho. Si el servicio se cobra, el cargo se genera ahí mismo, con su fecha de vencimiento.
Fin de mes sin perseguir a nadie
Antes de que salga el primer recibo, fija de una vez unas cuantas reglas:
- El día de facturación. Elige un día y mantenlo.
- Por adelantado o a mes vencido. Las dos formas valen; lo que no vale es cambiar de una a otra.
- Meses parciales. La prorrata por días es la regla más justa y la más fácil de explicar.
- Cuando un recibo vence sin pagarse. Elige el número de días y dilo bien claro.
En Nose, cada caballo en pupilaje tiene un contrato en la página Pupilaje. Una Vista previa de facturación muestra exactamente qué se cobrará y cuándo, antes de guardar nada. Cuando el contrato está activo, el cargo de la cuota de cada mes se genera solo. Los extras por cada vez y por día se cargan en cuanto se registra el trabajo.
El propietario que paga ve en Mi caballo las mismas cifras que tú: Por pagar, el Próximo pago y su fecha, y el historial completo de cargos.
La lista de Pupilaje muestra el importe pendiente de cada contrato, con una marca que indica cuántos días llevan vencidos los atrasados. Así la pregunta de fin de mes deja de ser «¿qué ha usado cada uno?» y pasa a ser «¿a quién hay que dar un toque?».
El centro de ayuda tiene los detalles: tarifas, contratos y cargos para el centro y el pupilaje de tu caballo (portal del propietario) para tus propietarios.
No abriste un centro de pupilaje para perseguir cambios de manta el día 31. Hemos hecho Nose para que los extras se apunten cuando ocurren y las cuentas del mes salgan solas. Puedes echar un vistazo en nose.horse. Empezar es gratis y no hace falta tarjeta.
