Kort sagt
Avbokningsregler fungerar när de är korta och rättvisa, sägs en gång och tillämpas likadant varje gång. Här nedan finns en mall att kopiera, och hur Nose tillämpar reglerna åt dig.
Därför håller inte reglerna (de finns bara på papper)
De flesta stall har redan avbokningsregler. De används bara inte.
Så här ser en vanlig kväll ut. Klockan 19:40 kommer ett meddelande: ”Förlåt, men vi kan tyvärr inte komma i morgon kl. 9.” Lektionen börjar om tretton timmar. Dina regler säger 24. Du gillar familjen, barnet är förkylt. Så du svarar ”inga problem, krya på dig”, och i det tysta slutar reglerna att vara regler.
Så blir det när en regel ska upprätthållas av en trött människa, ett meddelande i taget:
- Ryttarna ser aldrig reglerna just när det gäller. De läser dem en gång, vid anmälan.
- Kostnaden hamnar hos någon annan. En häst var sadlad och tränsad, en instruktör var bokad, och en plats stod tom.
Lösningen är inte strängare regler. Det är enklare regler, som sägs på rätt ställe och gäller lika för alla.
En rättvis mall: avbokningsfrist, igenridning, sjukdom
Bra regler svarar på fyra frågor och inget annat. Hur lång tid i förväg behöver du få veta? Vad händer vid kortare varsel, eller om någon helt enkelt inte kommer? Och hur blir det med sjukdom?
Avbokningsfristen
Välj en siffra och håll dig till den. 24 timmar är vanligast: du hinner erbjuda platsen till någon annan och göra om hästfördelningen.
Sena avbokningar och uteblivna lektioner
Många stall behandlar dem lika: avbokar ryttaren för sent, eller kommer inte alls, får ryttaren betala för lektionen. Halva priset för en utebliven lektion är vanligt och känns rättvist för de flesta familjer: det täcker en del av vad lektionen kostade dig, utan att familjen känner sig straffad för en dålig morgon.
Igenridning
”Du kan alltid rida igen den senare” ger en lista över lektioner som folk har tillgodo och som ingen håller reda på. En enklare regel: en lektion som avbokas i tid går inte förlorad. Har ryttaren klippkort kommer klippet tillbaka på klippkortet. (Vi har skrivit om klippkort i Klippkort utan papperskort.)
Mallen
Säg det en gång och säg det vänligt
Regler fungerar bara om ryttarna har sett dem innan de behöver dem. Berätta om dem en gång, på rätt ställen:
- Vid anmälan. Lägg mallen i ditt välkomstmejl eller på anmälningsblanketten och be ryttarna bekräfta att de har läst den.
- På väggen. Ett utskrivet exemplar vid kontoret eller vid uppsittningspallen.
- När du börjar tillämpa dem på allvar. Har reglerna varit luddiga tidigare, så skicka först ett meddelande till alla.
De snällaste reglerna är de förutsägbara. Ryttare har inget emot regler. Det de ogillar är att få veta att någon annan fick ett annat svar.
Låt appen sköta det
Vi byggde Nose så att appen tillämpar reglerna på samma sätt varje gång, så att det inte är du som ska säga nej kl. 19:40. (I appen heter det Klippkort.)
Avbokningsfristen
Under Inställningar → Bokning och avbokning, i avsnittet Avbokningar och uteblivanden, finns en enda siffra: Sista tid för avbokning. Den anger hur många timmar före en lektion en ryttare fortfarande kan avboka sin plats själv utan att fråga dig. Från början står den på 24.
Fram till dess öppnar ryttaren lektionen i mobilen och trycker på Avboka. Lektionen visar hur lång tid som är kvar, så att ryttaren har fristen framför sig och inte i ett välkomstbrev. Ett klipp återgår automatiskt till klippkortet.
Efter den tiden står det För sent att avboka på knappen, och ryttaren uppmanas att kontakta stallet. Sena avbokningar kommer alltså till dig, och du avgör. Handlar det om sjukdom tar du själv bort ryttaren från lektionen. Är det en sen avbokning låter du ryttaren stå kvar på lektionen, och då debiteras lektionen som om ryttaren hade uteblivit.
Uteblivna lektioner
Slå på Registrera uteblivanden. Ställ sedan in En utebliven lektion kostar som en procentandel av lektionspriset: 50 % motsvarar mallen ovan.
När lektionen har börjat öppnar instruktören fliken Fördelning och betalning på lektionen och trycker på Markera som frånvarande på raden för ryttaren som inte kom. Avgiften läggs på ryttarens saldo som ett belopp att betala.
Avgiften gäller bara en lektion som ännu är obetald, så ingen betalar två gånger. Och om någon har markerats av misstag gör Ångra frånvaro det ogjort, så länge avgiften inte har betalats.
Detaljerna finns i hjälpcentret: Bokning och avbokning och Registrera betalning för en lektion.
Skriv det en gång, och låt det sedan sköta sig
Ta mallen, ändra siffrorna och skicka den till dina ryttare den här veckan. Vill du att fristen och avgiften för uteblivna lektioner sköter sig själva? Ställ in dem i Nose. Det är gratis att börja, inget betalkort behövs: nose.horse.
