Pensionpakketten, contracten en kosten

De module Pensionstalling regelt de andere helft van je bedrijf: de paarden die bij je op stal staan. Je maakt een prijslijst met pensionpakketten en legt per paard een contract vast. Nose maakt de maandelijkse kosten vanzelf aan, dus jij hoeft alleen de betalingen te registreren. Beheerders regelen hier alles: de pagina Pensionstalling (contracten, kosten en betalingen) is alleen voor beheerders, net als de verzoeken van eigenaren om een dienst onder Aanvragen. Lesgevers en helpers werken met het verzorgingsdeel hieronder (het bord Verzorging en het gezondheidsregister), en helpers zien nooit bedragen.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

De module aanzetten en je regels instellen

1. Ga naar Instellingen → Pensionstalling en zet Schakel de module Pensionstalling in aan. Beheerders krijgen een nieuw onderdeel Pensionstalling in het menu en de maandelijkse kosten worden vanaf nu vanzelf aangemaakt.
2. Stel de standaardwaarden in die passen bij hoe je stal factureert. Elke wijziging wordt meteen opgeslagen; er is geen knop Opslaan:
   • Facturatiedag: de dag van de maand waarop het pensiongeld te betalen is (1–31; 31 betekent ‘de laatste dag van de maand’, dus de 28e in februari en de 30e in april).
   • Vooraf aanmaken: hoeveel dagen voor de facturatiedag de kostenpost bij de eigenaar verschijnt. Dit speelt alleen een rol als je vooraf factureert; bij achteraf factureren is het veld uitgeschakeld.
   • Te laat na: hoeveel dagen na de facturatiedag een onbetaalde kostenpost als te laat geldt. Standaard staat dit op 0: een kostenpost is te laat zodra de facturatiedag voorbij is zonder dat er is betaald. Betaalt één eigenaar op een andere dag, wijzig dan de facturatiedag in het contract van die eigenaar.
   • Wanneer de kosten ontstaan: Vooraf — voor de huidige maand (het pensiongeld van augustus is in augustus te betalen) of Achteraf — voor de afgesloten maand (augustus wordt gefactureerd zodra de maand voorbij is en is in september te betalen). Dit geldt voor pensiongeld, tijdelijke afwezigheid en maandabonnementen; diensten die per keer worden berekend, komen altijd in rekening op het moment dat ze worden uitgevoerd. Een wijziging moet je eerst bevestigen, en je ziet wat de omschakeling doet: bij de overstap naar achteraf kan vannacht al de kostenpost van vorige maand verschijnen, en die is dan meteen te laat.
   • Facturering van een deel van de maand: hoe een aankomst, een vertrek of een wissel van pensionpakket halverwege de maand wordt berekend. Je kiest uit Pro rata per dag, Weken begonnen of Volledige kalendermaand.
   • Opzegtermijn: hoe de einddatum van een contract wordt bepaald na opzegging. Kies Einde van de volgende kalendermaand (de gangbare regel) of een vast Aantal dagen, dat je instelt in de rij Lengte van de opzegtermijn eronder.
3. Bouw je prijslijst op onder Pensionpakketnen met Pensionpakket toevoegen, de laatste rij van de lijst: een naam, een omschrijving van wat erbij hoort (zichtbaar voor eigenaren), de maandprijs en eventueel een Dagtarief voor korte verblijven. Klik op een pakket om het te wijzigen; Archiveren staat linksonder in het venster van het pakket.

Elk contract kan een eigen facturatiedag, een eigen regel voor een deel van de maand en een eigen keuze tussen vooraf en achteraf factureren hebben, dus voor één paard met andere afspraken hoef je de instellingen niet te wijzigen. Een wijziging geldt voor kosten die daarna worden aangemaakt; kosten die al zijn aangemaakt, houden hun vervaldatum.

Een contract vastleggen

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

1. Open Pensionstalling in het menu en klik op Nieuw contract.
2. Kies het Paard en de Betaler, de persoon aan wie de kosten gaan. De betaler moet lid zijn van je stal (meestal de eigenaar van het paard; nodig die eerst uit als dat nog moet, zie het eigenaarsportaal).
3. Kies een Pensionpakket, of kies Geen pensionpakket (aangepaste prijs) en vul een afgesproken maandprijs in.
4. Zet bij Begint de startdatum en vul eventueel een einddatum in voor verblijven voor een vaste periode (‘paardenhotel’).
5. Voeg eventueel een Storting toe (de waarborg). Die komt in rekening als het contract wordt geactiveerd en wordt verrekend als het contract eindigt.
6. Het Factureringsvoorbeeld onderaan laat precies zien wat er wanneer in rekening komt, inclusief een naar rato berekende eerste maand, nog voordat je iets opslaat.
7. Klik op Concept opslaan. Het contract wordt opgeslagen als Voorlopige versie: er wordt nog niets in rekening gebracht. Komt het paard echt aan, open dan het contract en klik op Contract activeren. Staat het paard al op stal, dan doet Activeren in het formulier beide stappen in één keer.

Maandelijkse kosten: automatisch

Zodra een contract actief is, maakt Nose elke maand het pensiongeld aan. Factureer je vooraf, dan verschijnt de kostenpost eerder dan de vervaldatum, zoveel dagen als je bij Vooraf aanmaken hebt ingesteld. Factureer je achteraf, dan wordt de kostenpost aangemaakt zodra de maand is afgesloten en is hij te betalen in de maand erna; Vooraf aanmaken speelt dan geen rol en het veld is uitgeschakeld. Het aanmaken is veilig en gebeurt nooit dubbel: een maand die al is gefactureerd, wordt overgeslagen. Het paneel Aankomende kosten van het contract laat zien wat eraan komt; met Genereer nu maak je meteen alles aan wat al aan de beurt is, zonder te wachten op de dagelijkse verwerking.

Kostenposten komen in soorten die je op elke lijst herkent: Pensionstalling, Dienst, Aanpassing, Uitstel (tijdelijke afwezigheid), Waarborg, Terugbetaling van de waarborg. Een onbetaalde kostenpost doorloopt drie fasen: Opgebouwd (hij bestaat, maar de vervaldatum is nog niet bereikt), Te betalen (de facturatiedag is voorbij, maar de betaaltermijn loopt nog) en pas daarna het rode label ‘N dagen te laat’: rood verschijnt pas als de vervaldatum plus je betaaltermijn voorbij is. Bij een termijn van 0 is een kostenpost de dag na de vervaldatum te laat, precies zoals voorheen. Is hij betaald, dan is hij Voldaan, of Kwijtgescholden / Geannuleerd als jij daarvoor kiest.

Diensten in de prijslijst: wanneer wat in rekening komt

Onder Instellingen → Diensten en prijslijst maak je de prijslijst voor extra's: dekenservice, longeren, supplementen en de rest. Die heeft een eigen pagina buiten Pensionstalling, omdat ook verzorging en gezondheid hun prijzen daaruit halen (zie Diensten en prijslijst); op de instellingenpagina van Pensionstalling staat een link ernaartoe. Hoe een dienst in rekening komt, hangt af van het prijsmodel:

• Per voorkomen en Per dag: je registreert het werk zodra het gebeurt, met Log-dienst (dienst registreren) in het menu Pensionstalling of op het tabblad Diensten van het contract, en de kostenpost wordt meteen aangemaakt, te betalen op de facturatiedag van de maand na het werk. In de bevestiging zie je of er een kostenpost is aangemaakt en wanneer die te betalen is.
• Maandelijks (abonnement): deze dienst wordt samen met het pensiongeld gefactureerd: in dezelfde maandelijkse facturering, op dezelfde facturatiedag en volgens dezelfde regel voor vooraf of achteraf als het pensiongeld van dat contract. Bij vooraf geldt Vooraf aanmaken ook voor het abonnement; bij achteraf wordt het abonnement, net als het pensiongeld, aangemaakt zodra de maand is afgesloten. Een dienst aan de prijslijst toevoegen brengt zelf niets in rekening: je koppelt hem aan elk contract dat ervoor moet betalen.

Een maandelijkse dienst aan contracten koppelen:

1. In de lijst onder Instellingen → Diensten en prijslijst staat onder elke maandelijkse dienst een regel Gekoppeld aan N overeenkomsten. Is de dienst aan geen enkel contract gekoppeld, dan staat er in plaats van de teller een oranje waarschuwing: ‘Wordt nog niet gefactureerd — voeg toe aan overeenkomsten om te starten met factureren.’ Dat betekent dat de dienst in je prijslijst staat, maar dat niemand ervoor betaalt.
2. Klik bij de dienst op Toevoegen aan overeenkomsten, kies de contracten (je ziet van elk het paard, de betaler en het pensionpakket), stel een startdatum in en sla op. Nose koppelt de dienst aan elk contract dat je hebt gekozen; mislukt er één, bijvoorbeeld omdat dat contract de dienst voor die periode al heeft, dan zie je precies welk contract en waarom, en de rest gaat gewoon door.
3. Je kunt een dienst ook aan één contract koppelen via het tabblad Diensten van dat contract (Dienst bijvoegen): dezelfde handeling, per paard.

Gekoppelde abonnementen staan ook in het overzicht van het contract, onder de maandprijs, samen met het totaalbedrag per maand (pensiongeld + abonnementen).

Betalingen registreren

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Op het tabblad Kosten van het contract:

1. Klik op Afrekenen bij een openstaande kostenpost.
2. Vul het bedrag in (het openstaande bedrag staat al ingevuld), kies de Betaalmethode (contant, kaart of overschrijving) en voeg eventueel een notitie toe.
3. Klik op Betaling registreren.

Deelbetalingen mogen: de kostenpost blijft open en laat zien hoeveel er al is betaald. Betaalt iemand meer dan er verschuldigd is, dan wordt het overschot automatisch tegoed op het saldo van de betaler. Contante betalingen komen in de kas van wie ze heeft geregistreerd, net als betalingen voor lessen, zodat Verdiensten klopt. Pensionkosten kun je ook afrekenen in de weergave met openstaande bedragen per klant op de pagina Verdiensten, naast onbetaalde lessen.

Drie correcties zijn altijd mogelijk:

• Afzien: een kostenpost kwijtschelden (een reden is verplicht).
• Kosten annuleren: een foute kostenpost weghalen (een reden is verplicht); de juiste kan opnieuw worden aangemaakt.
• Aanpassing toevoegen: een eenmalige regel met een plus of een min, bijvoorbeeld voor schadeherstel of een tegemoetkoming. Positief = te betalen, negatief = tegoed.

Paard even weg? Gebruik een tijdelijke afwezigheid

Gaat een paard een tijdje weg (wedstrijden, revalidatie) maar houdt hij zijn box, voeg dan op het tabblad Houdt van het contract een tijdelijke afwezigheid toe: een periode met een speciale prijs voor die periode, een kortingspercentage of niets (volle prijs). De facturatie volgt de tijdelijke afwezigheid vanzelf.

Opzegging en einde van een contract

• Geef bericht (opzeggen): de einddatum wordt berekend volgens je opzegregel en je ziet hem voordat je bevestigt; de opzegmaand blijft te betalen. Zolang het contract niet is afgelopen, kun je een opzegging intrekken met Kennisgeving intrekken.
• Einde contract: kies een reden (opzegging door de eigenaar of de stal, paard verkocht, enzovoort) en de einddatum. Het voorbeeld bij Factureringscorrecties laat precies zien welke kostenposten worden geannuleerd, opnieuw naar rato worden berekend of worden aangepast: er verandert niets zonder dat je het ziet.
• Waarborg verrekenen: bij een afgelopen contract verreken je de waarborg met Toepassen met openstaande kosten (dat raakt de kas niet) en/of betaal je de rest terug met Recordteruggave (terugbetaling registreren), eventueel als tegoed op het saldo van de eigenaar. Nose begrenst het bedrag, zodat je nooit meer uitbetaalt dan de waarborg die je in handen hebt.

Een moment van de dag in plaats van een kloktijd

Verzorging draait op rondes, niet op de klok. Taken, voerregels en terugkerende stalklussen krijgen een moment van de dag in plaats van een uur:

Drie dingen om te weten:

• Een moment van de dag is een ronde, geen wekker. Nose stuurt niets en markeert niets als te laat om 10:00. De grenzen hierboven bepalen alleen bij welke ronde een taak hoort en in welke volgorde het bord is gesorteerd.
• Meerdere rondes = meerdere dingen om af te vinken. Een voerbeurt die op ochtend en avond staat, verschijnt als twee aparte rijen op het bord: je kunt de ochtend afvinken en de avond voor later laten, zodat de teller gedaan/totaal klopt.
• Het is optioneel. Kies je geen ronde, dan hoort een taak bij de dag (‘Op elk moment’) en staat die onderaan de lijst te wachten.

Als het plan vandaag verandert

• Pas je een rantsoen aan, dan volgt het bord. Sla een voerregel op met een nieuwe hoeveelheid en de rijen van vandaag en morgen die nog moeten gebeuren, veranderen mee; een regel of ronde die je weghaalt, verdwijnt van het bord. Rijen die al zijn afgevinkt, houden wat er echt is gevoerd.
• Paard weg? Sla het over. Een rij voor voeren, een stalklus of een maandelijkse dienst heeft een knop Overslaan. De rij blijft op het bord staan als ‘Overgeslagen’, met wie het deed en wanneer, en als je Vernieuwen vanuit verzorgingsprofielen kiest of een verzorgingsprofiel opslaat, komt de rij niet terug als werk dat nog moet gebeuren. Overslaan ongedaan maken zet de rij terug. Helpers kunnen ook overslaan.
• Verwijderen is voor een eenmalige taak die bij het verkeerde paard of op de verkeerde dag terecht is gekomen.

Het gezondheidsregister: hoefsmid, vaccinatie, ontworming

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

De hoefsmid, vaccinaties en ontworming zijn schema's voor de hele stal, niet voor één paard. Het gezondheidsregister laat ze van die kant zien: kies één soort en je ziet elk paard op stal voor die soort, met of zonder datum, niet alleen de paarden waarvoor binnenkort iets op de planning staat.

Het register opent wel op Alle soorten: één lijst met elk paard dat achterstallig is of de komende week aan de beurt is, welke soort ook, met bij elke rij de soort als label. Markeer klaar werkt daar en legt de soort van die rij vast. Er zijn geen vinkvakjes, want een ronde is steeds één soort. Een lege lijst Alle soorten betekent alleen dat er deze week niets te doen is, niet dat elk paard is ingesteld: paarden met Zonder datum of Niet ingesteld staan alleen onder hun eigen soort.

1. Open Verzorging in het menu (direct onder Paarden) en gebruik in de kop de schakelaar Taken ⇄ Gezondheid. Het takenbord maakt plaats voor de labels per soort: Alle soorten, Hoefsmid, Vaccinatie, Ontwormen.
2. Kies een soort met het bijbehorende label. De tabel toont elk paard voor die soort, gegroepeerd in blokken. De rij zelf draagt de kleur, niet alleen het datumlabel, en alleen de eerste twee blokken krijgen kleur, want als alles oplicht, licht niets meer op:
   • Deze ronde: achterstallig, vandaag en de komende week. Dit boek je nu. Een achterstallige rij krijgt een rode balk langs de linkerrand en een zwak rood tintje; die van vandaag en van de komende week krijgen oranje.
   • Deze maand: handig om mee te nemen in de ronde als er toch iemand komt. Alleen een grijze streep langs de rand, geen tintje: dit is een optie, geen achterstand.
   • Later: niets te doen; het staat hier zodat het niet uit beeld raakt.
   • Zonder datum: het schema is ingesteld, maar niemand heeft ooit de laatste keer vastgelegd en er staat niets gepland. Er is niets om een datum vanaf te tellen, dus het paard komt ook in geen enkele herinnering voor, tot iemand op de kaart van het paard een datum van de laatste keer invult of de volgende keer als gezondheidsgebeurtenis plant.
   • Niet ingesteld: het paard heeft helemaal geen schema van deze soort en er staat niets gepland. Standaard ingeklapt achter het aantal, want op de meeste stallen staan hier de meeste paarden; klap het open om te zien welke het zijn en stel een schema in (Cyclus instellen opent de kaart van dat paard op het tabblad Onderhoud, waar het schema wordt ingesteld; de naam van elk paard in het register opent dezelfde kaart). Een paard met een geplande datum maar zonder schema staat niet in dit blok: het staat in het blok waar de geplande datum in valt.
3. Vink de paarden aan die je in deze ronde doet: onderaan de tabel verschijnt een balk met een aantal, Wissen en Ronde afvinken. Paarden in het blok ‘Deze ronde’ zijn standaard aangevinkt; voeg toe of haal weg wie je wilt. Een aangevinkte rij wordt goudkleurig en houdt de gekleurde balk van het blok: je ziet tegelijk wat urgent is en wat je meeneemt.
4. In het venster Ronde afvinken kies je één datum voor alle paarden die je hebt aangevinkt: het is één handeling, geen acht losse vensters. Elk paard kun je tot het laatste moment nog uit de ronde halen, en je ziet per paard een voorbeeld van de volgende datum. Als je wilt, leg je ook de kosten van deze ronde vast, uit de eigen prijslijst van die soort (de hoefsmid heeft er meestal een paar, bijvoorbeeld ‘Volledig beslag’ en ‘Alleen voor beslagen’), met een bedrag dat je kunt aanpassen en per paard een betaler (eigenaar of stal). Dit ziet alleen een beheerder: een lesgever vinkt de ronde af zonder kostenonderdeel.
5. Na het opslaan vat één melding de ronde samen: hoeveel paarden zijn afgevinkt. Bij elk paard in de ronde komt het bezoek in zijn Geschiedenis. Een paard zonder dit schema wordt in het venster gemarkeerd met ‘geen cyclus — geen volgende datum’: het bezoek wordt toch vastgelegd, er is alleen geen schema dat kan opschuiven. Een ronde stelt nooit een schema in; zie daarvoor Voor alle paarden in één keer een schema instellen.

De pagina onthoudt in het webadres waar je was: de weergave, de dag, de filters en, in Gezondheid, de soort en de schakelaar Alle / Achterstallig / Gedaan. Vernieuw de pagina, kom terug van de kaart van een paard of stuur de link naar iemand: de pagina opent precies zoals je haar achterliet.

Eén paard, zonder de hele ronde

Niet elke afvinking is een ronde. Rijen in de blokken Deze ronde en Zonder datum hebben een knop Markeer klaar, dezelfde als die van het schema op het tabblad Onderhoud van het paard zelf. Die opent een venster Wanneer is het gedaan? met één veld: Datum klaar. Die staat standaard op vandaag en kan niet in de toekomst liggen, want dit legt werk vast dat is gebeurd, geen plan.

Een beheerder krijgt onder de datum nog één veld: Ook de kosten van dit bezoek vastleggen. Vink het aan en je krijgt precies dezelfde kostenrij als bij de ronde: een dienst uit de prijslijst van die soort, een aanpasbaar bedrag en een betaler (eigenaar of stal). Het staat standaard uit: een losse afvinking is de snelle route, niet het moment voor geld. Een lesgever ziet de datum en verder niets: daar is helemaal geen kostenonderdeel.

De prijs die je niet opnieuw hoeft te typen

Het bedrag dat Nose bij de kosten invult, komt uit drie plekken, altijd in deze volgorde:

1. De afgesproken prijs voor dit bezoek: was het bezoek gepland en heeft iemand er een bedrag bij gezet, dan wint dat altijd. Iemand heeft naar dit ene bezoek gekeken en besloten.
2. Wat dit paard de vorige keer voor deze soort heeft betaald: een terugkerend bezoek kost meestal hetzelfde. Het is de meest recente kostenpost van die soort bij dat paard, ongeacht welk scherm hem invoerde: een afgevinkte ronde, een bezoek van de dierenarts of kosten die met de hand zijn toegevoegd in Financiën.
3. De prijslijst: het antwoord als dit paard nog geen geschiedenis van die soort heeft.

Een suggestie is maar een suggestie: je kunt het bedrag altijd aanpassen voordat je opslaat. En 0 is een echte prijs (‘de hoefsmid deed de voorhoeven er gratis bij’), geen ontbrekende: leg het één keer zo vast en dat komt de volgende keer terug.

Dezelfde regel geldt voor de ronde, voor de losse Markeer klaar en voor het toevoegen van een gezondheidsgebeurtenis. Bij een gezondheidsgebeurtenis geldt één voorbehoud: stap 2 geldt alleen als de gebeurtenis voor één paard is. Bij meerdere paarden (of ‘Hele stal’) zou ‘de prijs van de vorige keer’ evenveel antwoorden hebben als er paarden zijn, dus dan krijg je de prijslijst aangeboden.

Gezondheidsgebeurtenissen: één bezoek, één registratie

Het register hierboven beantwoordt wie aan de beurt is. Een gezondheidsgebeurtenis beantwoordt wat er echt is gebeurd en wat er hierna gepland staat. Elke gebeurtenis is een eigen registratie: de datum, de soort, waar het over ging, een notitie, wie het deed en, als de stal heeft betaald, een prijs. Niets overschrijft iets: de vaccinatie van vorig jaar is nog te lezen na die van dit jaar.

Dat is het verschil tussen een gebeurtenis en een schema. Een schema (het gezondheidsschema op het tabblad Onderhoud van het paard) is een regel: hoe vaak, plus de datum van de laatste keer. Een ronde vastleggen verschuift die ene datum, en de oude datum is weg. Een gebeurtenis is de registratie van de ronde zelf, dus een paard bouwt een geschiedenis op; en een geplande gebeurtenis is een beslissing (‘de hoefsmid is op de 3e geboekt’), iets wat een schema helemaal niet kan uitdrukken, omdat de volgende datum daar alleen rekenwerk is.

De twee werken samen. Het schema zegt nog steeds hoe vaak; de gebeurtenis zegt wat er is gedaan en wat er is geboekt. Heeft een paard een geplande datum, dan is dat de datum die het register toont en die de herinneringen volgen. Heeft het paard die niet, dan geldt de berekening van het schema, precies zoals altijd.

Een gebeurtenis vastleggen

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Ga op de pagina Verzorging naar de weergave Gezondheid en klik op Gebeurtenis toevoegen. Dat kunnen beheerders en lesgevers; helpers krijgen de knop niet. Het formulier opent op wat het register toont: de soort die je hebt gekozen en de paarden die je voor de ronde hebt aangevinkt (in Gedaan de soort en het paard waarop je filtert; onder Alle soorten Hoefsmid, nog zonder paarden).

• Soort: ontwormen, vaccinatie, hoefsmid, dierenarts, gebitsverzorging, fysiotherapie of fokkerij. De laatste vier zijn nieuw: ze hadden nooit een schema, dus tot nu toe was er helemaal geen plek om ze vast te leggen.
• Datum bepaalt de Status voor je: vandaag of eerder is Gedaan, een datum in de toekomst is Gepland. Kies zelf een status en Nose houdt op met raden: de datum daarna wijzigen overschrijft jouw keuze niet.
• Paarden: zoveel als je wilt, of met één klik Hele stal. ‘Hele stal’ wordt opgeslagen als de hele stal, niet als de lijst met paarden die op dit moment op stal staan, dus een paard dat aankomt voordat je opslaat, hoort erbij.
• Waar het over gaat: het vaccin, het ontwormingsmiddel, ‘alleen voor beslagen’.
• Prijs: alleen voor beheerders, en alleen bij een gebeurtenis die Gedaan is, want een plan is nooit een rekening. Vul dit alleen in als de stal heeft betaald en de eigenaar moet afrekenen; heeft de eigenaar de dierenarts rechtstreeks betaald, laat het dan leeg. Bij meer dan één paard krijg je ook een totaal, want een prijs voor de hele stal levert met één klik evenveel echte kostenposten op als er paarden zijn. Het bedrag vult zichzelf in als je een dienst uit de prijslijst kiest, volgens de regel hierboven bij ‘De prijs die je niet opnieuw hoeft te typen’.
• Notitie en Wie het deed: de notitie hoort bij dit bezoek (‘vermoedelijk hoefbevangenheid, boxrust, dierenarts donderdag’); ‘wie het deed’ komt uit de contacten van de stal, beperkt tot de mensen die dat soort werk doen. Een helper ziet de gebeurtenis en waar het over ging, nooit de notitie.

De drie manieren om te herhalen

Herhaling is één vraag, gesteld omdat het antwoord bepaalt wat er nog meer wordt vastgelegd:

Zolang je zelf niets kiest, stelt Herhaling een waarde voor. Voor ontwormen, vaccinatie en hoefsmid opent het veld op Eenmalig zodra een van de paarden die je hebt gekozen dat schema al heeft, en op Terugkerend als geen van hen het heeft. Dat beschermt de intervallen die je al hebt ingesteld: Terugkerend zet elk bestaand schema om naar het interval in het formulier, dus één hoefsmidbezoek met de standaard van zes weken zou een bekapschema van acht weken veranderen in een van zes weken. Kies je zelf Terugkerend bij zulke paarden, dan zegt het formulier dat voordat je opslaat: ‘Vervangt het al ingestelde interval voor 3 paarden.’ Terugkerend geldt voor ontwormen, vaccinatie en hoefsmid, de drie soorten die een schema hebben; bij een gebeurtenis voor dierenarts, gebitsverzorging, fysiotherapie of fokkerij wordt de optie niet aangeboden.

Voor alle paarden in één keer een schema instellen

Terugkerend is ook de snelste manier om de stapel Niet ingesteld weg te werken. Als alle paarden op dezelfde dag zijn ontwormd, beslagen of gevaccineerd:

1. Klik op Gebeurtenis toevoegen en kies de Soort.
2. Zet de Datum op die dag. Vandaag of eerder maakt de gebeurtenis Gedaan.
3. Klik onder Paarden op Hele stal.
4. Zet Herhaling op Terugkerend en controleer het interval ernaast.
5. Klik op Opslaan. Elk paard dat dit schema nog niet had, krijgt er een, geteld vanaf de datum van de gebeurtenis, en de melding bevestigt het: ‘Cyclus ook ingesteld voor 12 paarden.’

Een datum in de toekomst werkt ook: de gebeurtenis is dan Gepland en elk nieuw schema begint met die geplande datum als eerste datum waarop het aan de beurt is.

Dit werkt alleen in één keer zolang geen enkel paard op stal dat schema al heeft. Zodra er één is, opent Herhaling op Eenmalig, en Eenmalig stelt geen schema's in. Je kunt nog steeds overschakelen naar Terugkerend, maar dan krijgt elk paard dat het schema al heeft ook het nieuwe interval: het formulier zegt hoeveel paarden dat zijn. Om die paarden met rust te laten, kies je in plaats van Hele stal alleen de paarden die het schema nog missen: geen van hen heeft het, dus Herhaling opent op Terugkerend en niemand anders krijgt een ander interval. Paarden die op verschillende dagen zijn gedaan, werken hetzelfde: één gebeurtenis per datum, met de paarden van die dag.

Op het paard

Elk bezoek dat gedaan is, komt op het tabblad Geschiedenis van het paard, nieuwste eerst, naast de afwezigheden en statuswijzigingen van het paard: doorzoek het, of beperk het met Soort. Het tabblad Onderhoud bewaart wat er nog komt: elk schema met de datum waarop het aan de beurt is en wanneer het laatst is gedaan (Bekijk geschiedenis opent Geschiedenis bij die soort), Geplande afspraken voor alles wat gepland staat, en het voerplan, waarin beëindigde regels worden ingeklapt onder Beëindigde lijnen tonen. Beheerders zien daar ook de kostentotalen van een periode; de afzonderlijke posten staan een klik verder, onder Bekijk de boekingen in Geschiedenis. Leg je een gebeurtenis vast die Gedaan is, dan verschuift ook de datum van de laatste keer van dat schema, precies zoals bij het afvinken van een ronde: je hoeft nooit allebei te doen.

Gedaan: het logboek van de hele stal

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Het register beantwoordt wie aan de beurt is. Een gebeurtenis is de registratie van één bezoek. Gedaan is het derde: één lijst met alles wat deze stal echt heeft gedaan, nieuwste eerst.

In de weergave Gezondheid heeft de schakelaar vooraan in de werkbalk drie standen: Alle, Achterstallig en Gedaan. Met de laatste wisselt de tabel met paarden voor het logboek.

• Alle zeven soorten, niet drie. Dierenarts, gebitsverzorging, fysiotherapie en fokkerij hebben geen schema, dus ze komen nooit in het register; hier wel. Buiten de eigen kaart van één paard is dit de enige plek waar je kunt zien dat zo'n bezoek is gebeurd.
• Alleen wat gedaan is. Geplande bezoeken staan hier niet: die zie je als datum in het register en onder Geplande afspraken op het tabblad Onderhoud van het paard.
• Eén regel per bezoek, in kolommen: Datum, Paard, Soort, Waar het over ging (de dienst of je eigen omschrijving, samen met wie het deed) en Notitie. Op een smaller scherm vallen de kolommen een voor een weg, maar er gaat niets verloren: een gegeven zonder eigen kolom verhuist naar de kolom ernaast. Een helper krijgt de notitie nooit: bij een helper is de kolom er gewoon niet, in plaats van leeg.
• Filters: soort, paard en periode. Drie keuzelijsten staan op de werkbalk naast de schakelaar, en op een gsm in de filterbalk onder de kop. Het soortfilter biedt alle zeven: de labels van het register dekken er maar drie, dus het logboek heeft een eigen, ruimer filter. Een filter wist niets: Filters wissen bij een lege weergave brengt het hele logboek terug.
• Er verdwijnt niets na een jaar. De periode opent op Hele periode en blijft daar staan tot je haar zelf beperkt: het logboek heeft geen tijdvenster. De lijst komt in delen van 50 regels; Meer tonen voegt het volgende deel toe en laat wat je al las op zijn plek.

Een vastgelegd bezoek corrigeren

Beheerders en lesgevers krijgen twee knoppen op de rij: Ongedaan maken links en Corrigeren rechts. De volgorde is niet toevallig: ongedaan maken kan de registratie en haar notitie voorgoed verwijderen (de bevestiging zegt welke van de twee uitkomsten je krijgt), en corrigeren bestaat juist zodat niemand iets ongedaan hoeft te maken.

Corrigeren opent het vastgelegde bezoek: je kunt waar het over ging, de dienst, wie het deed en de notitie wijzigen, en dan Opslaan. Dit kun je niet wijzigen:

• De soort en de status. Die bepalen wat het bezoek is: een vaccinatie die eigenlijk een ontworming was, is een ander bezoek, geen tikfout.
• De prijs. Bij een bezoek dat gedaan is, staat het geld al apart vastgelegd, bij de kosten van het paard; het bezoek corrigeren raakt dat niet aan.

De datum heeft een eigen knop, Datum wijzigen, en een eigen bevestiging, want er hangt meer aan dan alleen het bezoek: het bezoek verschuift ook in de Geschiedenis van het paard, en de datum van de laatste keer van het schema ook. Het volgende geplande bezoek verschuift niet mee. Een plan is een datum die iemand heeft geboekt, niet de uitkomst van een som: moet het verschuiven, verschuif het dan op het plan zelf. Na een nieuwe datum kunnen het plan en de rekensom ‘laatst gedaan + interval’ naar verschillende dagen wijzen; dat klopt zo.

Twee situaties waarin Nose weigert de datum te wijzigen en zegt waarom:

• het bezoek heeft vastgelegde kosten: de kosten hebben een eigen datum en een eigen afrekening, dus verwijder eerst de kosten;
• het bezoek komt uit een geregistreerde dienst van de stal: wijzig de datum op die dienst, anders komt de oude datum terug bij de volgende keer opslaan.

CSV-export

Boven de lijst staat CSV exporteren, en dat is alleen voor beheerders. Lesgevers en helpers krijgen geen knop, en het adres met de hand intikken helpt ze niet verder: het bestand bevat de notities bij de bezoeken, dus alleen de rol die ze al leest, kan het downloaden.

Het bestand is precies de lijst op je scherm: dezelfde filters (soort, paard en periode), alleen zonder de pagina van 50 regels. Niets beperkt? Dan krijg je het hele logboek. De kolomkoppen zijn Engels (`date, horse, kind, status, item, contact, note`) en dat is bewust: een csv-bestand belandt vaker in een spreadsheet of bij een boekhouder dan terug in Nose. De gegevens erin staan in de taal van de stal zelf.

Goed om te weten

• Wie wat ziet: helpers zien nooit bedragen van de pensionstalling; eigenaren zien alleen kosten voor hun eigen paarden, en alleen de betaler van het contract ziet bedragen. Zie het eigenaarsportaal.
• Meldingen: de betaler krijgt een bericht als er een nieuwe kostenpost komt, een herinnering kort voor de vervaldatum en een bevestiging als je de betaling registreert. Beheerders krijgen ook een melding van geregistreerde betalingen.
• Achterstanden in één oogopslag: de lijst Pensionstalling toont een rood label ‘dagen te laat’ en het openstaande bedrag per contract, zodat je ziet wie je moet aanspreken zonder iets te openen.
• Een betaler met een actief contract kan niet worden gedeactiveerd of verwijderd: beëindig eerst het contract.

Zie ook

• De stalling van je paard (eigenaarsportaal)
• Gezondheidsherinneringen: ontworming, vaccinaties en hoefsmid
• Verdiensten