Ga direct naar de hoofdinhoud
Aanmelden

Het werkrooster beheren

De week in één overzicht, wijzigingen voor één dag, vrij-aanvragen, tijd controleren en de dagen betalen in Verdiensten.

VoorBeheerders

Op deze pagina

Open Werkrooster in het menu om te zien wie er deze week het werk op stal doet, vrij-aanvragen te beantwoorden, de uren te controleren die je medewerkers hebben geregistreerd en te zien wat iedereen nog te goed heeft. De pagina heeft drie tabbladen: Planning, Afrekening en Team. Alleen beheerders zien de pagina zo; je medewerkers krijgen een versie waarin ze alleen kunnen kijken, en lesgevers kunnen ook de tijd van de helpers invullen en corrigeren (zie Klok, correcties en vrije dagen).

De week

Het tabblad Planning toont één week, van maandag tot en met zondag. Met de pijlen of de kalender ga je naar een andere week.

  • Rijen Personen (de standaard): een rij per persoon, elke dag verdeeld in ochtend, middag en avond. De rij Bezetting bovenaan telt de mensen per dagdeel; een dagdeel waar niemand op staat, is gestreept en er staat niemand in. De kolom Week aan het eind van elke rij telt de uren tot vandaag op.
  • Rijen Dagdelen: een rij per dagdeel met de mensen erin als labels, en een rij Totaal per dag (‘2/3 dagdelen · 18:40 u’).

Onder elke dag zie je hoelang de persoon er was: de klok en de lessen samen, waarbij overlap maar één keer telt. Bij iemand die per uur wordt betaald, markeert geen tijd een dagdeel in het verleden waarvoor niets is geregistreerd.

Op een gsm toont het tabblad Planning één dag tegelijk, met daaronder de hele week, alleen om te bekijken.

Eén dag wijzigen

De komende weken worden ingevuld volgens de standaardweek (zie Het werkrooster instellen). Om één dag te wijzigen, klik je op het vak: wie niet in dat dagdeel stond, komt er alleen deze dag in, en wie er wel in stond, gaat eruit (normaal wel, deze dag niet). In de rijen Dagdelen gebruik je Persoon toevoegen bij een dagdeel, of selecteer je het label van een persoon en haal je die met de prullenbak van het dagdeel af.

Om een wijziging voor één dag ongedaan te maken, klik je nog een keer op het vak: de dag gaat terug naar de standaardweek. Je medewerkers krijgen een melding als hun werkrooster binnen de komende zeven dagen verandert.

De details van een dag

Klik op de tijd onder de dag van een persoon om de details rechts te openen.

Je ziet de dagdelen van de persoon op die dag, elke registratie met de herkomst ervan (Start/stop op de telefoon, ingevuld door de persoon zelf, ingevuld door de leiding of niet gestopt — automatisch afgesloten), de lessen uit het lesrooster en de totalen. Elke registratie heeft deze knoppen:

  • Corrigeren: pas de tijden aan. Geef een reden op; de reden en de vorige versie blijven bewaard in de Geschiedenis van de registratie.
  • Bevestigen: de registratie klopt. Een registratie die automatisch is afgesloten, moet worden bevestigd, gecorrigeerd of afgewezen voordat de dag kan worden betaald.
  • Afwijzen: de registratie blijft doorgehaald in de geschiedenis staan en telt niet mee.
  • Vorige herstellen: maakt een afwijzing of een correctie ongedaan. De ongedaan gemaakte correctie blijft doorgehaald in de Geschiedenis van de registratie staan, met de markering ongedaan gemaakt, en telt niet mee.

Gebruik Registratie met de hand toevoegen voor een gemiste dag of voor iemand zonder account. Voor een dag die nog moet komen kun je geen tijd invullen, en een registratie eindigt op dezelfde dag: wie na middernacht doorwerkt, krijgt twee registraties.

Lessen vul je nooit zelf in: ze komen uit het lesrooster en tellen mee zodra de les is gegeven.

Vrij-aanvragen

Je medewerkers vragen via hun telefoon vrij aan. Een aanvraag die wacht, verschijnt op drie plekken:

  • bij Aanvragen, naast lesaanvragen en verzoeken om diensten,
  • op het tabblad Planning, via de knop Vrij-aanvragen naast de tabbladen; het getal erop zegt hoeveel er wachten,
  • als melding aan elke beheerder.

Elke aanvraag toont de data, een hele dag of alleen bepaalde dagdelen, en Wat er in het werkrooster blijft: wie er nog staat (blijft: …) of er blijft niemand. De reden van de persoon, als die er een heeft opgegeven, is alleen voor beheerders zichtbaar.

  • Goedkeuren: in het werkrooster staan die dagen dan op vrij. Dagdelen die daardoor leeg komen te staan, zie je hierboven onder Wat er in het werkrooster blijft (er blijft niemand). Vul ze daarna in op het tabblad Planning.
  • Afwijzen: Nose vraagt eerst om een bevestiging; het werkrooster blijft zoals het is.

De persoon krijgt in beide gevallen een melding.

Afrekening: wat iedereen nog te goed heeft

Het tabblad Afrekening toont een periode (om te beginnen deze maand), per persoon: dagdelen, tijd, lessen, de totale tijd dat iemand aanwezig was (overlap telt één keer), het tarief en het bedrag.

  • Bij Status staat klaar om te betalen, afgerekend in Verdiensten: 19 van 20 dagen of afgerekend in Verdiensten met de datum erachter. Wachten er nog registraties van een persoon op jouw controle, dan staat er in plaats daarvan Controleren (1), en boven de tabel staat hoeveel het er zijn.
  • Open de rij van een persoon met de pijl voor de cijfers Dag voor dag, de registraties Te controleren (elk met Afwijzen, Corrigeren, Bevestigen en Dag openen) en de Correcties in deze periode: elke gecorrigeerde registratie, wie die heeft gecorrigeerd en waarom.
  • Met CSV downloaden exporteer je de tabel.

Het bedrag is hetzelfde als bij Verdiensten → Samenvattingen voor dezelfde periode, en hetzelfde als wat Financiën meetelt in de regel voor uitbetalingen.

De dagen betalen in Verdiensten

Het werkrooster betaalt niemand zelf uit. Naar Verdiensten brengt je naar de enige plek waar uitbetalingen worden afgerekend:

  1. Kies op het tabblad Af te rekenen de persoon. De werkroosterdagen van die persoon staan als rijen Werkrooster, één per dag, met de dagdelen en uren, naast eventuele lessen en verkopen.
  2. Vink de dagen aan die je betaalt en reken af zoals je gewend bent.
  • Een dag kan worden afgerekend zodra hij voorbij is: vandaag staat er nooit tussen.
  • Een dag waarvan de tijd op controle wacht, toont Controleer in Werkrooster en kan niet worden aangevinkt zolang je de registratie niet hebt bevestigd, gecorrigeerd of afgewezen.
  • Een afgerekende dag ligt vast: jij en de medewerker kunnen de tijd en de dagdelen niet meer wijzigen. Wil je er een wijzigen, open dan de dag in het werkrooster en klik op Dag terugdraaien in Verdiensten; gebruik daar op het tabblad Afgerekend de knop Dag terugdraaien, en de dag komt terug om te bewerken. Heeft een latere afrekening die dag van iemand die per uur wordt betaald gecorrigeerd, dan komt de dag pas terug als die latere afrekening is teruggedraaid; tot dan weigert de app het en noemt die latere afrekening.

Goed om te weten

  • Een tariefwijziging geldt voor elke dag die nog niet is afgerekend; afgerekende dagen houden het bedrag waarvoor ze zijn betaald.
  • Financiën telt het bedrag van het werkrooster mee in de regel Uitbetaling lesgevers en werkrooster.
  • Vergeet iemand de klok te stoppen, dan sluit Nose hem af aan het einde van het laatste dagdeel van die dag, of om 21:00 uur, en markeert de registratie zodat jij die kunt controleren.

Zie ook