Een les afrekenen

Een les afrekenen betekent vastleggen wie er is gekomen en hoe er is betaald. Open een les in het rooster en ga naar het tabblad Toewijzen en afrekenen. Bij elke ruiter die aan een paard is gekoppeld, staat naast de naam een kleine portemonneeknop die het afrekenpaneel opent. Alleen beheerders en lesgevers kunnen afrekenen; ruiters zien wel hun eigen koppeling en betaalstatus, maar kunnen het paneel zelf niet openen.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

De samenvattingsregel lezen

Bovenaan het tabblad staat een regel die in één oogopslag laat zien hoe de les ervoor staat: hoeveel ruiters er zijn, hoeveel er op een paard zitten en hoeveel er nog af te rekenen zijn. Heeft iedereen afgerekend, dan staat er alles afgerekend.

De afrekenknop

De portemonneeknop bij elke gekoppelde ruiter verandert mee met de stand van de les:

• Afrekenen: goud, er is nog niets aangenomen.
• Achterstallig — vereffenen: rood, de starttijd van de les is voorbij en de ruiter heeft nog niet afgerekend.
• Vereffend: groen, met het icoontje van de manier waarop er is betaald.

Tik op de knop om het afrekenpaneel van die ruiter te openen of te sluiten.

De betaling aannemen

Tik op de portemonneeknop van een ruiter en kies hoe er wordt betaald:

• Contant
• Beurtenkaart/cadeaubon: opent een keuzelijst (zie hieronder)
• Kaart
• BLIK / Overschrijving en Saldo staan onder Meer

Bij Contant, Kaart of BLIK / Overschrijving typ je het bedrag en bevestig je. Je hoeft niet de hele prijs in één keer aan te nemen: neem nu een deel aan en voeg later een tweede betaling toe. Het paneel toont bij Resterend wat er nog openstaat. Neem je meer aan dan de prijs, dan gaat wat er te veel is betaald vanzelf naar het saldo van de ruiter.

Heeft een ruiter alles betaald, dan staat er in het paneel Voldaan. Elke aangenomen betaling heeft een eigen knop om te bewerken en te verwijderen, en bij een toegepaste beurtenkaart, cadeaubon of afschrijving van het saldo is er één knop om dat ongedaan te maken.

Beurtenkaart of cadeaubon

Beurtenkaart/cadeaubon opent één keuzelijst met alles wat deze ruiter kan gebruiken:

• Deze rijder: de eigen geldige beurtenkaarten en inwisselbare cadeaubonnen van de ruiter.
• Voorgestelde: cadeaubonnen op naam van iemand met dezelfde naam, maar nog zonder gekoppeld account.
• Een zoekveld om elke actieve beurtenkaart of cadeaubon van de manege te vinden, op code, naam of persoon.

Kies je een beurtenkaart of cadeaubon, dan is de lesprijs met één tik gedekt: een gedeeltelijke betaling met een beurtenkaart bestaat niet. Hoort de gekozen beurtenkaart of cadeaubon bij iemand anders, of is die bedoeld voor een ander lestype, dan moet je eerst bevestigen dat je de kaart of bon voor deze ene les wilt gebruiken. Pas daarna wordt die toegepast.

Saldo

Saldo schrijft af van de rekening van de ruiter: eerst het eigen tegoed, daarna de kredietlimiet, als je manege die toestaat. Heeft de ruiter genoeg tegoed voor de hele prijs, dan is de plek met één tik afgerekend. Heeft de ruiter maar een deel, dan wordt afgeschreven wat er is, en de rij laat zien hoeveel je nog op een andere manier moet innen. Is er helemaal geen tegoed, dan gaat het via de kredietlimiet, en die moet dan wel de hele prijs dekken. De rij verschijnt alleen als een van de twee volstaat: tegoed, hoe klein ook, of een kredietlimiet die groot genoeg is voor de volle prijs.

Meestal hoef je er niet eens op te tikken. Tenzij je manege dit heeft uitgezet, wordt het tegoed van een ruiter vanzelf op een les toegepast, zodra de ruiter ervoor moet betalen, vaak nog voordat je het afrekenpaneel opent. Een ruiter die al geld op de rekening heeft, kan de eerste keer dat je kijkt een lager bedrag bij Resterend hebben dan de gewone lesprijs, of er staat al Voldaan.

De prijs wijzigen

Mag je prijzen aanpassen, dan staat onder Meer de optie Prijs bewerken. Stel de nieuwe prijs in die de ruiter moet betalen. Dat mag ook 0 zijn: dan is de les gratis. Het paneel toont de gewone prijs doorgestreept naast de nieuwe, en je kunt altijd terug naar de gewone prijs, zolang er nog niets is aangenomen.

Wie betaalt

Elke ruiter in de les rekent de eigen plek af. Er is één afrekenpaneel per gekoppelde ruiter en iedereen betaalt met de eigen beurtenkaarten, cadeaubonnen en het eigen saldo.

Hoe dit doorwerkt in de verdiensten

Pas als je een les afrekent, telt die mee voor de betaling van de lesgever. De plek van een ruiter telt pas mee voor de verdiensten van de lesgever als die helemaal is afgerekend: een deels betaalde of nog openstaande plek telt nog niet mee, en bij sommige vergoedingsinstellingen moet elke plek in de les zijn afgerekend voordat de les de lesgever iets oplevert. Hoeveel een lesgever per les of per ruiter precies verdient, stel je apart in, zie Vergoedingen. Na het afrekenen verschijnt dat bedrag in Verdiensten.

Goed om te weten

• Zodra een les is begonnen, wordt elke ruiter die nog niet heeft afgerekend en een beurtenkaart of cadeaubon heeft die de les helemaal dekt, vanzelf afgerekend. Je hoeft het afrekenpaneel dus niet zelf te openen. Komen er meerdere in aanmerking, dan wordt degene gebruikt die het eerst verloopt.
• Een plek zonder toegewezen paard wordt bij dit automatische afrekenen overgeslagen: er gaat niet ongemerkt een beurtenkaart of cadeaubon op.
• De gedeelde plek Anoniem van de manege kan geen beurtenkaart, cadeaubon of saldo gebruiken (er is geen echte eigenaar om van af te schrijven). Reken die af met contant geld, de kaart of BLIK/overschrijving.
• Het tabblad Toewijzen en afrekenen van een afgezegde les is alleen-lezen: toewijzen en afrekenen staan stil.

Zie ook

• Week- en dagweergave: waar je een les opent.
• Lessen aanmaken en bewerken: de les instellen die je gaat afrekenen.
• Verdiensten: hoe afgerekende lessen doorwerken in de betaling van de lesgever.
• Beurtenkaarten en Cadeaubonnen: die kunnen hier vanzelf worden toegepast.
• Saldo en online betalingen (Stripe): waar een manege het automatisch afrekenen met tegoed aan of uit zet.