Beurtenkaarten en cadeaubonnen instellen

Deze pagina behandelt drie instellingenschermen die bij elkaar horen: de beurtenkaartbundels die je verkoopt, of een beurtenkaart meer dan één houder kan hebben, en je regels voor cadeaubonnen. Alle drie zijn alleen voor beheerders.

Hoe beurtenkaarten en cadeaubonnen in de praktijk worden verkocht en gebruikt, lees je op Beurtenkaarten en Cadeaubonnen.

Sjablonen voor beurtenkaarten

Een beurtenkaartsjabloon is een bundel om te verkopen die je één keer vastlegt. Lesgevers geven die daarna aan klanten uit. Ga naar Instellingen → Beurtenkaarten.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Elk sjabloon in de lijst toont de naam, het aantal lessen, de geldigheid en de prijs, met een kortingslabel als de beurtenkaart goedkoper is dan per les betalen. Klik op Sjabloon toevoegen, bovenaan de pagina of als laatste rij van de lijst, om een sjabloon te maken, of klik op de rij van een sjabloon om het te bewerken:

• Naam: wat er verschijnt als lesgevers de beurtenkaart uitgeven.
• Aantal lessen: hoeveel lessen de beurtenkaart dekt.
• Geldigheid: hoe lang de beurtenkaart geldig is, in weken, maanden of jaren.
• In aanmerking komende lestype: voor welke lestypen de beurtenkaart gebruikt kan worden, of Elk lestype om het open te laten. Een lestype kan als niet geschikt voor beurtenkaarten zijn gemarkeerd. Dat lestype kun je hier dan niet kiezen.
• Beurtenkaart kan worden gedeeld met andere klanten: of deze specifieke beurtenkaart meer dan één houder toestaat. Dit werkt samen met de instelling voor de hele manege hieronder: beide moeten delen toestaan, anders wordt een beurtenkaart niet echt gedeeld.
• Normale prijs: wordt automatisch berekend uit de prijzen van de lestypen en staat er ter informatie.
• Korting % en Kortingsprijs: wat de klant echt betaalt. Wijzig je de een, dan past de ander zich vanzelf aan.
• Opmerkingen: optioneel, voor je eigen gebruik.

Wil je een sjabloon archiveren, open het dan en klik linksonder in het venster op Archiveren. Met een gearchiveerd sjabloon worden geen nieuwe beurtenkaarten meer uitgegeven. Beurtenkaarten die er eerder mee zijn uitgegeven, behouden hun geschiedenis. Je kunt een sjabloon pas archiveren als elke actieve beurtenkaart die ermee is uitgegeven op, verlopen of geannuleerd is. Zijn er nog actieve beurtenkaarten, dan laat het venster zien hoeveel het er zijn en wanneer de laatste verloopt.

Beurtenkaarten uitgeven

In het gedeelte Beurtenkaarten uitgeven op dezelfde pagina staat één schakelaar:

• Laat lesgevers aangepaste beurtenkaarten uitgeven: standaard uit. Zolang het uit staat, geeft een lesgever alleen beurtenkaarten uit van je sjablonen (de keuze Aangepaste beurtenkaart krijgt de lesgever dan niet te zien) en kan het aantal lessen of de prijs van een uitgegeven beurtenkaart niet wijzigen. Beheerders kunnen altijd allebei.

De schakelaar wordt opgeslagen zodra je hem omzet; er is geen knop Opslaan.

Beurtenkaarten delen

In het gedeelte Beurtenkaarten delen op dezelfde pagina bepaal je of een beurtenkaart meer dan één houder kan hebben. Handig voor gezinnen of rijmaatjes die samen lessen van één beurtenkaart gebruiken.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

• Sta het delen van beurtenkaarten toe: zet delen aan of uit voor de hele manege. Zet je het uit, dan verandert er niets aan beurtenkaarten die al met meerdere houders zijn uitgegeven.
• Maximaal aantal houders: hoeveel houders één beurtenkaart maximaal kan hebben, de hoofdhouder meegeteld. Je kunt het alleen wijzigen als delen aan staat. Het getal dat je instelt, blijft bewaard als delen uit staat.

Beide worden opgeslagen zodra je ze wijzigt; er is geen knop Opslaan.

Dit is de schakelaar voor de hele manege. Of een afzonderlijke beurtenkaart echt gedeeld kan worden, hangt ook af van het eigen sjabloon (zie hierboven).

Cadeauboninstellingen

Ga naar Instellingen → Cadeauboninstellingen om de regels in te stellen voor de cadeaubonnen die klanten kunnen kopen. Elke instelling wordt opgeslagen zodra je die wijzigt; er is geen knop Opslaan.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

• Laat lesgevers cadeaubonnen uitgeven: standaard uit, dus alleen beheerders kunnen er een uitgeven.
• Sta aangepaste cadeaubonkortingen toe: als het uit staat, is het kortingsveld verborgen bij het uitgeven van een cadeaubon.
• Ontvanger kan cadeaubon zelf omzetten in beurtenkaart: als het aan staat, kan een klant een cadeaubon voor een beurtenkaart zelf omzetten in de echte beurtenkaart, zonder het personeel te vragen.
• Schakel commissie voor verkoop van cadeaubonnen in: als het aan staat, verdienen lesgevers die met een vergoedingsset worden betaald commissie op de cadeaubonnen die ze verkopen. Het commissietarief zelf stel je in op de pagina Vergoedingen.
• Standaard geldigheid: hoe lang een cadeaubon standaard geldig is, in dagen, weken, maanden of jaren. Het getal en de eenheid worden samen opgeslagen, en het getal moet een heel getal van 1 tot 3650 zijn.

Goed om te weten

• Een beurtenkaart kan alleen gedeeld worden als beide het toestaan: de instelling Sta het delen van beurtenkaarten toe voor de hele manege en het veld Beurtenkaart kan worden gedeeld met andere klanten van het sjabloon.
• De korting op een sjabloon kan een vaste prijs zijn die je één keer instelt, of een percentage dat automatisch de prijs van het lestype volgt. Wat je als laatste invult, wordt opgeslagen.
• Beheerders kunnen altijd een Aangepaste beurtenkaart uitgeven: lestype, aantal lessen en prijs met de hand ingesteld in plaats van overgenomen uit een sjabloon. Lesgevers kunnen dat alleen als Laat lesgevers aangepaste beurtenkaarten uitgeven aan staat (zie Beurtenkaarten uitgeven hierboven).

Zie ook

• Beurtenkaarten: hoe medewerkers beurtenkaarten uitgeven en klanten ze in de praktijk gebruiken.
• Cadeaubonnen: hoe cadeaubonnen worden verkocht en ingewisseld.
• Prijzen: de prijzen van beurtenkaarten staan ook op het prijsoverzicht, naast de prijzen per lestype.
• Vergoedingen: waar je het commissietarief voor de verkoop van cadeaubonnen instelt.