Lessen aanmaken en bewerken

Alles wat je met een les doet, gebeurt in hetzelfde paneel: het schuift van rechts over het rooster in beeld. Beheerders en lesgevers kunnen het openen; ruiters en helpers kunnen geen lessen aanmaken of bewerken.

Het paneel openen

• Klik in de werkbalk van het rooster op Les toevoegen om met een lege les te beginnen.
• Of klik op een leeg vak in het weekraster: het paneel opent dan met die tijd en die lesgever al ingevuld. Klik je nog eens op hetzelfde lege vak, dan sluit het paneel zonder op te slaan.
• Klik op een bestaande les om in plaats daarvan het paneel van die les te openen. Daar bekijk of bewerk je de les.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Een nieuwe les invullen

In het formulier aan de rechterkant stel je dit in:

• Datum: kies de dag via het kalenderlabel.
• Capaciteit: hoeveel ruiters er in de les kunnen.
• Begin en Duur: de eindtijd wordt voor je uitgerekend. Als je het lestype wijzigt, gaat de duur ook terug naar de standaardduur van dat type.
• Lesgever: elke actieve beheerder of lesgever van je manege.
• Lestype: je krijgt alleen de types te zien die op de gekozen dag van de week beschikbaar zijn (een manege kan een type beperken tot alleen doordeweekse dagen of alleen weekenden).
• Paarden: kies of de paarden voor de les worden gekozen Op lestype, uit een of meer paardengroepen of uit Alle paarden. Dat bepaalt welke paarden je later in de dagweergave kunt toewijzen.
• Locatie: een van de actieve locaties van je manege.
• Opmerkingen: zichtbaar voor het personeel en voor de deelnemers aan de les.

Met Herhaal kun je de les ook laten herhalen (zie hieronder). Ben je klaar, klik dan op Les toevoegen.

Botst de tijd, de lesgever of een paard met iets wat al in het rooster staat, of valt de les buiten de openingsuren van de manege of op een dag waarop de manege normaal dicht is, dan krijg je een waarschuwing met de keuze om toch op te slaan.

Een les laten herhalen

Open bij het aanmaken van een les het veld Herhaal om er een serie van te maken:

• Kies uit Dagelijks, Weekdagen, Weekend, Wekelijks of Aangepast (elke N dagen of weken).
• Keuzes die niet bij de gekozen dag passen, zijn verborgen. Weekdagen verdwijnt bijvoorbeeld als je een zaterdag hebt gekozen.
• Het paneel laat vóór het opslaan zien hoeveel lessen de regel aanmaakt.
• Lessen die op een gesloten dag of buiten de openingsuren zouden vallen, of die met iets anders in het rooster botsen, worden vanzelf overgeslagen. Je krijgt te zien hoeveel er zijn overgeslagen en waarom.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Vaste ruiters

Een serie herhaalt niet alleen het tijdstip, maar ook de mensen. De Vaste ruiters zijn de ruiters, elk met het paard dat ze meestal rijden, die de serie vanzelf boekt op de komende lessen. Zo hoef je niet elke week dezelfde groep opnieuw samen te stellen. Beheerders en lesgevers stellen de vaste ruiters in en wijzigen ze.

De vaste ruiters instellen als je een serie aanmaakt

• Zodra je bij een nieuwe les Herhaal instelt, verschijnt in het formulier de kaart Vaste ruiters. Klik op Vaste ruiter toevoegen en zoek een klant.
• Kies per persoon het vaste paard, of laat het staan op ‘—’ (geen paard). Met het kruisje (×) haal je iemand weer weg uit de vaste ruiters.
• Er kunnen niet meer vaste ruiters zijn dan er plekken in de les zijn. Zijn het er meer, dan toont de kaart een foutmelding en kun je pas opslaan als je dat hebt opgelost.
• Als je op Les toevoegen klikt, worden de vaste ruiters meteen geboekt op de lessen van de serie in de komende 3 maanden. Lukt dat bij sommige lessen niet meteen, dan gebeurt het bij de update van vannacht.

De vaste ruiters wijzigen vanaf een bepaalde les

• Open de les van de serie waarmee de wijziging moet ingaan, ga naar het tabblad Details en pas de kaart Vaste ruiters aan: voeg iemand toe, haal iemand weg of wijzig het vaste paard.
• Zijn alleen de vaste ruiters gewijzigd, dan staat op de knop onderaan Opslaan vanaf … met de datum van die les, en krijg je geen vraag over het bereik. Heb je ook andere velden gewijzigd, dan krijg je de gebruikelijke vraag Alleen deze les of Deze en toekomstige lessen. Die vraag gaat over die andere velden; de vaste ruiters veranderen in beide gevallen vanaf deze les.
• Een nieuwe vaste ruiter wordt vanaf deze les geboekt op de lessen van de serie, 3 maanden vooruit.
• Een ruiter die je uit de vaste ruiters haalt, verliest de toekomstige plekken vanaf deze les, maar alleen de onbetaalde. Betaalde plekken (ook die met een beurtenkaart of cadeaubon zijn betaald) worden nooit verwijderd: je krijgt te horen hoeveel er zijn blijven staan, en je kunt ze zo nodig zelf in de les verwijderen.
• Wijzig je het vaste paard van een ruiter, dan krijgt die ruiter het nieuwe paard op alle toekomstige onbetaalde plekken waar nog het vorige paard bij staat. Een paard dat je met de hand in één les hebt gewijzigd, blijft zoals het is.
• Het zoekveld op de kaart toont eerst de ruiters onder In deze les: geboekt op deze les, maar nog geen vaste ruiter.
• Vanaf een les die al voorbij is, kun je de vaste ruiters niet wijzigen. Open de les van vandaag of een latere les van de serie. Pas je tegelijk ook de herhaalregel aan, dan is de kaart alleen-lezen: de vaste ruiters gaan mee naar de nieuwe serie en je kunt ze na het opslaan wijzigen.
• Lukt het opslaan wel, maar kunnen de komende lessen niet meteen worden bijgewerkt, dan zie je een melding met de knop Opnieuw proberen.

Plekken 3 maanden vooruit

• Een serie maakt lessen tot ver vooruit aan, maar de vaste ruiters krijgen alleen plekken in de lessen van de komende 3 maanden. Latere lessen krijgen hun vaste ruiters vanzelf zodra ze binnen die periode vallen (de update van vannacht).
• De plek van een vaste ruiter is een gewone plek in de les: met dezelfde betalingen, beurtenkaarten, afrekening en afwezigheid, en de ruiter kan zelf afzeggen.
• Is het vaste paard op dat moment bezet, of zou het over zijn werklimiet gaan, dan wordt de ruiter geboekt zonder paard. Wijs er dan een toe op het tabblad Toewijzen en afrekenen. Is de les al vol, dan wordt de ruiter er niet op geboekt.

Wijzigingen in één les

• Op het tabblad Toewijzen en afrekenen hebben vaste ruiters onder hun naam een klein goudkleurig label met een herhaalicoon.
• Een ruiter toevoegen of weghalen op dat tabblad geldt alleen voor deze les: de vaste ruiters veranderen niet. De ruiter krijgt zoals altijd bericht over de wijziging in de les.
• Een ruiter die uit één les is gehaald, komt daar niet vanzelf weer in. Klik je op + Ruiter toevoegen, dan staan de vaste ruiters die niet in deze les zitten wel helemaal bovenaan de lijst, onder Vaste ruiters. Kies je er een, dan staat die ruiter weer in de les, met het vaste paard.

Wat ruiters zien

• Ruiters krijgen helemaal geen melding over de vaste ruiters: niet als je ze toevoegt en niet als je ze weghaalt. In de app zien ze gewoon hun lessen, zoals alle andere, en de herinnering de dag ervoor werkt zoals altijd.
• Ruiters zien nooit dat ze vaste ruiter zijn, alleen hun plekken. Haal je iemand uit de vaste ruiters, dan verdwijnen de toekomstige onbetaalde lessen zonder bericht uit de app van die ruiter. Laat het die ruiter dus even weten.

Een bestaande les bekijken en bewerken

Klik op een les om het paneel te openen. Er zijn maximaal drie tabbladen:

• Toewijzen en afrekenen: ruiters aan paarden koppelen en de betaling aannemen. Voor beheerders en lesgevers opent het paneel standaard op dit tabblad.
• Details: de datum, tijd, lesgever, het type, de paarden, de locatie en de opmerkingen van de les. Ruiters zien alleen dit tabblad, en alleen om te lezen.
• Geschiedenis: een tijdlijn van de wijzigingen in de les.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Wil je iets wijzigen, pas dan een veld op het tabblad Details aan en klik onderaan op Wijzigingen opslaan. Je kunt ook bovenaan het paneel op de titel van de les klikken om de les een andere naam te geven. Laat je de naam leeg, dan geldt weer de naam van het lestype.

Ruiters en paarden toevoegen

Ruiters toevoegen en paarden koppelen doe je op het tabblad Toewijzen en afrekenen:

• Met + Ruiter toevoegen zoek je tussen je klanten. Voorgestelde namen (de ruiters die deze les meestal rijden) staan eerst, dan mensen die onlangs hebben gereden en dan alle anderen. Je kunt ook een gloednieuwe klant toevoegen door de naam te typen, of een ruiter Anoniem voor iemand die zonder boeking komt en die je nog niet wilt vastleggen.
• Klik op het paardenlabel van een ruiter om de paardenkiezer te openen. De paarden staan gegroepeerd onder Voorkeur, Vaak met [lesgever], Beschikbaar en Beperkt. Kies je een beperkt paard, dan moet je eerst een korte reden opgeven.
• Klik op Koppel ontkoppelen om een paard bij een ruiter weg te halen zonder de ruiter zelf te verwijderen.

Een les terugkerend maken of de herhaling wijzigen

Op het tabblad Details van een bestaande les staat ook het veld Herhaal:

• Kies je bij een losse les een regel, dan wordt die les na het opslaan de eerste van een nieuwe serie. Je moet dat bevestigen, omdat de toekomstige lessen volgens de regel worden aangemaakt. De nieuwe serie begint zonder vaste ruiters; in de kaart Vaste ruiters stelt het zoekveld eerst de ruiters voor die In deze les zitten.
• Bij een les die al in een serie zit, vervangt een nieuwe regel de serie vanaf nu: toekomstige lessen met ruiters worden geannuleerd (zodat eventuele betalingen goed worden afgehandeld), lege toekomstige lessen worden verwijderd en de serie wordt opnieuw aangemaakt volgens de nieuwe regel. De vaste ruiters gaan mee naar de nieuwe serie.
• Wijzig je alleen de datum of de tijd van één les in een serie, dan wordt gevraagd of dat geldt voor Alleen deze les of voor Deze en toekomstige lessen.

Een les dupliceren

Klik onderaan op Duplicaat om een nieuwe, apart ingeplande les te maken met dezelfde lesgever, hetzelfde lestype, dezelfde locatie en dezelfde opmerkingen.

Een les afzeggen

Klik onderaan op Annuleren (bij een serie kies je of je alleen deze les afzegt of Deze en toekomstige lessen). Voordat je bevestigt, zie je per ruiter wat er met de betaling gebeurt: een les die met een beurtenkaart is betaald, gaat terug op de kaart; een betaalde cadeaubon of een contant bedrag wordt gemarkeerd voor terugbetaling. Je kunt ook een reden toevoegen, maar dat hoeft niet. De les blijft bewaard en staat als geannuleerd gemarkeerd. Op het hoofdrooster blijft de les verborgen, tenzij je de schakelaar Geannuleerd aanzet.

Een les verwijderen

Alleen beheerders kunnen een les verwijderen, met Les verwijderen onderaan. Verwijderen haalt de les helemaal uit alle weergaven, en dat is iets anders dan afzeggen. Is een ruiter in de les al afgerekend (betaald, openstaand of deels betaald), dan lukt verwijderen niet. Zeg de les dan eerst af, zodat de terugbetalingen worden geregeld, en verwijder de les daarna.

Goed om te weten

• Elke beheerder of lesgever kan elke les van de manege aanmaken, bewerken en beheren, niet alleen de eigen lessen, en elke wijziging wordt vastgelegd op het tabblad Geschiedenis van de les.
• De titel van een les is standaard de naam van het lestype. Een eigen naam geven kan altijd, in de kop van het paneel.
• Zodra een les is begonnen, kunnen ruiters geen plek meer aanvragen, maar het personeel kan nog wel mensen toevoegen vanuit het paneel.
• Op het tabblad Details zien beheerders en lesgevers alle bewerkingsopties. Helpers zien hetzelfde tabblad alleen-lezen, met de ruiters en hun paarden, maar zonder betaalgegevens.

Zie ook

• Week- en dagweergave: de rasters waarin je dit paneel opent.
• Een les afrekenen: de betaling aannemen en ruiters als betaald markeren.
• De paardenlijst: paardenstatus, groepen en beschikbaarheid, die bepalen welke paarden je kunt toewijzen.
• Lestypen: de types die je hier kiest instellen, met hun duur en standaardprijs.
• Lessen boeken: hoe ruiters een plek aanvragen; het personeel bevestigt die daarna in dit paneel.