Ga direct naar de hoofdinhoud
Aanmelden

Je maand afsluiten

Reken af met je instructeurs, bekijk het resultaat van de maand en exporteer de cijfers voor je boekhouder.

VoorBeheerders

Op deze pagina

Eén keer per maand reken je af met je instructeurs, kijk je wat de manege heeft opgebracht en geef je de cijfers aan je boekhouder. Het meeste doe je in Verdiensten en Financiën, en dat kan alleen een beheerder.

De maand afsluiten

  1. Open Verdiensten en ga naar Klanten. Daar staat iedereen die nog geld aan je moet betalen. Een les met een ruiter die nog niet heeft betaald, kun je niet afrekenen. Int dus eerst wat je kunt, zie Openstaande bedragen innen.
  2. Ga terug naar Instructeurs en open Af te rekenen. Kies links een instructeur. De lessen die nog niet zijn afgerekend en de verkochte rittenkaarten en cadeaubonnen verschijnen, gegroepeerd per dag.
  3. Alles staat aangevinkt. Vink uit wat je voor later wilt laten: een enkele les of een hele dag, bijvoorbeeld de eerste dagen van de nieuwe maand.
  4. Kijk naar de balk onderaan. Uitbetaling is wat de instructeur heeft verdiend. Contant geld voor mij is het contante geld dat de instructeur aan jou afdraagt na aftrek van de uitbetaling. Staat er een min, dan moet de manege de instructeur juist het verschil betalen. Hoe het geld loopt legt beide uit.
  5. Klik op Afrekenen [naam], controleer in het bevestigingsvenster de lessen, de uitbetaling en het aandeel van de manege, en bevestig. Herhaal dit voor elke instructeur.
  6. Open Samenvattingen, kies Maand en ga met de pijltjes naar de maand die je afsluit. Klik op CSV exporteren. Je krijgt één rij per instructeur met de lessen, inkomsten, uitbetaling en salaris. Dit is het bestand voor je boekhouder.
  7. Betalen ruiters je online, dan wil je boekhouder ook de betalingen van die maand uit Stripe. Die vind je via Open het Stripe-overzicht in Instellingen → Saldo en online betalingen.
  8. Open Financiën. Controleer op Overzicht het Resultaat van de maand. Een vaste kostenpost die nog niet binnen is, staat er met het bedrag van vorige maand: klik erop, corrigeer het bedrag en klik op Kosten opslaan. Voor al het andere wat de manege heeft betaald, open je Kosten en klik je op Kosten toevoegen. Staat Financiën niet in je menu, zet het dan aan in Instellingen → Financiën met Financiën inschakelen.

Als er iets niet klopt

  • Een les laat zich niet aanvinken. Beweeg je de muis erover, dan zie je ‘Nog niet af te rekenen — een ruiter heeft deze rit nog niet betaald.’ Neem de betaling van de ruiter aan bij de les, zie Afrekenen bij de les. Zodra de ruiter heeft betaald, kun je de les aanvinken.
  • Afrekenen stopt met ‘Sommige geselecteerde lessen hebben geen tarief in de vergoedingsset’. Vul het ontbrekende tarief aan in Instellingen → Vergoedingen en reken dan opnieuw af.
  • Je hebt de verkeerde lessen of de verkeerde persoon afgerekend. Open Afgerekend, klik bij die afrekening op Terugdraaien, voeg als je wilt een reden toe en klik op Afrekening terugdraaien. De lessen en verkopen staan dan weer bij Af te rekenen, klaar om opnieuw af te rekenen.
  • Bij Financiën staat ‘We tonen nog geen resultaat’. De vaste kosten van vorige maand zijn nog niet voor deze maand geboekt. Voeg ze toe vanuit het overzicht. Komt een vaste kostenpost echt niet meer terug, klik er dan op Komt niet terug.

Wat vanzelf gebeurt

  • Afgerekende lessen en verkopen verdwijnen uit Af te rekenen en staan onder Afgerekend, met de datum en wie ze heeft afgerekend. De instructeur ziet dezelfde afrekening in de eigen Verdiensten.
  • Uitbetaling instructeurs verschijnt vanzelf in Financiën, met een hangslot: die typ je nooit zelf in. Ook je omzet uit lessen, rittenkaarten en cadeaubonnen, pensionstalling en extra diensten wordt voor je ingevuld.
  • Financiën vergrendelt een maand nooit. Een kostenpost die je volgende week toevoegt met een datum in deze maand, verandert nog steeds het resultaat van deze maand. Een afrekening blijft daarentegen zoals die was totdat je hem terugdraait, zie Wat afrekenen betekent.

Zie ook