Ga direct naar de hoofdinhoud
Aanmelden

Financiën

Waar de stal geld aan uitgeeft, waarom Nose een resultaat pas toont als je erop kunt vertrouwen en wat een kostenpost op rekening van de eigenaar van een paard betekent.

VoorBeheerders

Op deze pagina

Financiën beantwoordt twee vragen: heeft de stal deze maand geld verdiend, en kun je dat getal vertrouwen? Hier staan de huur, het hooi, de lonen, de rekening van de hoefsmid en al het andere waar de stal geld aan uitgeeft, naast wat er binnenkwam. Zo staat het echte resultaat van de maand op één pagina en niet in een spreadsheet die je ernaast bijhoudt. Alleen beheerders kunnen de pagina openen.

Financiën aanzetten

Financiën is een module en blijft verborgen tot je manege de module aanzet:

  1. Ga naar Instellingen → Financiën (onder Modules en abonnement).
  2. Zet Financiën inschakelen aan. De wijziging wordt meteen opgeslagen.
  3. Financiën verschijnt in het menu. Op je telefoon staat het onder Meer.

Alleen een beheerder kan de schakelaar omzetten. Zet je hem weer uit, dan is het onderdeel weer verborgen; niets van wat je hebt vastgelegd, wordt verwijderd.

Wat als kosten telt

Kosten zijn alles wat de stal betaalt: voer en strooisel, de dierenarts of de hoefsmid, huur en nutsvoorzieningen, lonen, verzekeringen, gereedschap en reparaties. Elke kostenpost krijgt een categorie, een bedrag en een datum, en eventueel een leverancier uit je contacten en een factuur- of documentnummer, zodat je de kostenpost terugvindt als je boekhouder belt.

Elke kostenpost hoort bij een van twee plekken:

  • De stal: er wordt niets van aan iemand doorberekend en het komt bij geen enkel paard in de cijfers terecht. Huur, voer dat in grote hoeveelheden is ingekocht en nutsvoorzieningen zijn kosten van de stal, ook al bestaan ze vanwege de paarden.
  • Eén paard of meer paarden: een bezoek van de dierenarts, de hoefsmid of iets anders dat duidelijk over een bepaald paard gaat. Gaat een kostenpost over meer paarden tegelijk, bijvoorbeeld de hoefsmid die in één bezoek zes paarden doet, dan wordt hij over die paarden verdeeld. Kosten toont dat als één regel die je kunt uitklappen, en op de pagina van elk paard staat het aandeel van dat paard.

De uitbetaling aan instructeurs is de enige kostenpost die je nooit zelf invoert. Nose berekent die uit de afrekeningen op de pagina Verdiensten en zet hem hier zelf neer, met een slotje erbij, zodat je weet dat je niet naar een knop hoeft te zoeken om hem vast te leggen.

Staat het werkrooster aan, dan bevat die regel ook de uitbetaling aan je stalmedewerkers uit het werkrooster en heet hij Uitbetaling instructeurs en werkrooster. Een dag die al in Verdiensten is afgerekend, telt mee tegen het bedrag dat is uitbetaald; een dag die nog niet is afgerekend, tegen het tarief van vandaag. Staat het werkrooster uit, dan bevat de regel alleen de dagen die al in Verdiensten zijn afgerekend, tegen de bedragen die zijn uitbetaald, en houdt hij zijn naam zolang je manege zulke dagen heeft.

Vaste kosten en de volledigheidsmeter

Sommige kosten komen elke maand terug: de huur, de internetrekening, een vast bedrag aan een leverancier. Vink je bij een kostenpost Komt elke maand terug aan, dan verwacht Nose hem de volgende periode weer. Nose vult niets vanzelf voor je in: de huur blijft misschien een jaar gelijk, maar stroom en hooi zelden, dus je bevestigt elke maand zelf het echte bedrag.

Het tabblad Overzicht houdt de stand bij met een eenvoudige meter: N van M vaste kostenposten geboekt. Ontbreekt er iets wat Nose verwacht, dan voeg je het met één tik toe via een label dat al is ingevuld met de categorie, de leverancier en het bedrag van de vorige periode; je hoeft alleen te bevestigen dat het nog klopt. Komt een kostenpost echt niet terug (een jaarfactuur die je per ongeluk hebt aangevinkt, bijvoorbeeld), tik dan op het label op Komt niet terug. Nose verwacht hem dan niet meer, zodat hij niet eeuwig ongeboekt blijft staan.

Als Nose geen resultaat laat zien

Ontbreken er nog echte vaste kosten voor de periode, dan laat Nose je niet stilletjes een te hoog getal zien, maar zegt het eerlijk: ‘We tonen nog geen resultaat’, samen met wat er tot nu toe geboekt is en ongeveer hoeveel er nog ontbreekt. In plaats van een onjuist resultaat krijg je een eerlijke schatting, een marge in plaats van één stellig getal, berekend uit wat al geboekt is plus de bedragen van de vorige periode voor wat nog ontbreekt. Boek je de ontbrekende kosten, dan wordt de schatting het echte getal.

Dat Nose dan geen resultaat toont, is bewust: een fout getal dat zelfverzekerd oogt, is erger dan een eerlijk ‘nog niet’. Staat elke vaste kostenpost van de periode erin, dan staat de meter op compleet en is het resultaat gewoon het getal, zonder schatting.

Een kostenpost op rekening van de eigenaar

Pensionklanten krijgen soms rechtstreeks een rekening voor iets wat bij hun paard is gedaan, bijvoorbeeld een bezoek van de dierenarts. Dat leg je vast op het verzorgingsbord en typ je niet in bij Financiën. De kostenpost staat hier toch, op het tabblad Paarden, in het paneel van dat paard onder De eigenaar van het paard draagt, maar hij verandert niets aan het resultaat van dat paard of van de stal: het geld loopt rechtstreeks via de stal naar de rekening van de eigenaar, dus het was nooit echt een kostenpost of omzet van de stal. Financiën noemt het doorbelaste bedrag altijd als aparte regel en laat het niet stilzwijgend weg.

Dit soort kosten leg je niet rechtstreeks vanuit Financiën vast: alleen het verzorgingsbord maakt de bijbehorende kostenpost aan, dus daar voer je ze in.

Goed om te weten

  • Financiën is alleen voor beheerders; instructeurs, helpers, ruiters en paardeneigenaren zien het nooit.
  • Kosten die automatisch uit de verzorging komen, zoals een bezoek van de dierenarts dat de stal zelf draagt of een kostenpost van een gezondheidsronde, hebben in de lijst Kosten een slotje. Je kunt ze hier niet bewerken of verwijderen, alleen op de plek waar ze vandaan komen.
  • Er is geen maandafsluiting. De pagina laat altijd het actuele, best beschikbare beeld zien van de periode die je bekijkt; leg je later nog een kostenpost vast, dan wordt dat beeld gewoon bijgewerkt.
  • Financiën ziet je bankrekening niet en kan je dus niet vertellen wat je echt te besteden hebt, alleen wat er als verdiend en uitgegeven is vastgelegd. ‘Betaling’ bij een kostenpost is alleen een notitie voor je eigen administratie, geen echte geldbeweging die Nose bijhoudt.
  • Btw, facturen en belastingaangifte zitten hier niet in: een documentnummer en een notitie zijn alleen voor je eigen administratie, niet voor een factuur of een aangifte.
  • De categorieën zijn een vaste lijst waar je niets aan kunt toevoegen: kies de categorie die het dichtst in de buurt komt en zet de details in de omschrijving.

Zie ook