Ga direct naar de hoofdinhoud
Aanmelden

Mensen en rollen

Iedereen bij je manege, van ruiters en team tot helpers, met activiteit, rittenkaarten, saldo en familie, en daarnaast rollen, status en uitnodigingen.

VoorBeheerdersInstructeurs

Op deze pagina

De pagina Mensen toont iedereen die bij je manege hoort: de ruiters die er rijden en het team dat de manege draait. Met één klik zie je van elke persoon de activiteit, de rittenkaarten, het saldo en de familie, en ook de rollen, de status en de uitnodigingen. Beheerders en instructeurs kunnen de pagina openen.

Iemand vinden

  • Zoeken op naam, e-mailadres of telefoonnummer doe je in het vak bovenaan.
  • Filteren op rol doe je met de tabbladen naast het zoekvak. Alle, Eigenaar, Instructeurs, Helpers, Klanten en Paardeneigenaren tonen elk het actuele aantal.
  • Met de schakelaar naast het zoekvak wissel je tussen Actief en Gedeactiveerd.

De rij lezen

Elke rij toont:

  • Naam en contactgegevens: de persoon, met het e-mailadres eronder.
  • Groepen: de klantgroepen waar iemand in zit, zodra je manege groepen heeft (zie Klantgroepen).
  • Rol: één label per rol van een persoon, want iemand kan meer dan één rol hebben. Bij een ruiter die nog geen lid van de manege is (iemand die zonder boeking kwam, of iemand die alleen aan een boeking is toegevoegd) staat Geen lidmaatschap in plaats van een rol.
  • Lessen (30d): het aantal lessen in de afgelopen 30 dagen.
  • Laatste activiteit: wanneer iemand voor het laatst actief was.
  • Actieve rittenkaarten: het aantal geldige rittenkaarten dat iemand nu heeft.

Het tabblad Gedeactiveerd toont na de naam alleen nog wanneer iemand is gedeactiveerd, en voor beheerders de actie Opnieuw activeren.

Rollen en wie ze mag wijzigen

  • Beheerder (Eigenaar): volledige controle over instellingen, abonnement, geld en de rollen van alle anderen.
  • Instructeur: beheert het rooster, de lessen, rittenkaarten, cadeaubonnen en betalingen, en kan de rollen klant, paardeneigenaar en helper toekennen, maar niet beheerder of instructeur.
  • Helper: een gratis rol met beperkte rechten. Een helper ziet het rooster en de paardenlijst en kan de welzijnsstatus van een paard aanpassen (bijvoorbeeld op Rusten zetten), maar kan niet bij geld, boekingen of instellingen.
  • Klant en Paardeneigenaar: de ruiters en de eigenaren van paarden. Die beheer je dagelijks vanaf deze pagina.

Iemand kan meer dan één rol tegelijk hebben, bijvoorbeeld een instructeur die ook paardeneigenaar is. Om rollen te wijzigen open je het paneel van de persoon en ga je naar het tabblad Lidmaatschap. Beheerders kunnen elke rol toekennen, instructeurs de rollen klant, paardeneigenaar en helper. Niemand kan de eigen beheerdersrol weghalen, en een manege houdt altijd minstens één beheerder.

Status en deactiveren

Open het ⋯-menu van een persoon en kies Deactiveren. De persoon verliest meteen de toegang tot de manege. De geschiedenis blijft behouden en een beheerder kan de persoon later weer toegang geven met Opnieuw activeren, op het tabblad Gedeactiveerd. Je kunt je eigen account niet deactiveren. Deactiveren verwijdert niets: tegoed op rittenkaarten wordt terugbetaald en de persoon verliest alleen de toegang.

Een persoon toevoegen

Iedereen komt erbij via één knop: Persoon toevoegen, rechtsboven. Wat er daarna gebeurt, hangt af van de rollen die je aanvinkt.

  1. Klik op Persoon toevoegen.
  2. Typ de Volledige naam.
  3. Vink een of meer Rollen aan. Beheerders kunnen elke rol aanvinken, instructeurs de rollen klant, paardeneigenaar en helper.
  4. Vul bij E-mail het e-mailadres in en, als je wilt, bij Telefoon het telefoonnummer.
  5. Klik op de knop onderaan. Daarop staat Persoon toevoegen of Uitnodiging verzenden, afhankelijk van de rollen.

Klanten en paardeneigenaren worden meteen toegevoegd

Vink je alleen klant, paardeneigenaar of allebei aan, dan staat de persoon in je lijst zodra je op Persoon toevoegen klikt. Het e-mailadres is optioneel.

  • Geen e-mailadres: je krijgt een record zonder account, zoals bij iemand die zonder boeking komt. Boekingen, rittenkaarten en geld werken gewoon en de persoon kan eigenaar van een paard zijn, maar inloggen kan niet.
  • Met een e-mailadres: onder het e-mailadres verschijnt het vakje App-toegang geven, dat standaard is aangevinkt:
    • Aangevinkt: er gaat een inloglink voor de app naar dit adres. Het wordt het inlogadres van de persoon en Nose stuurt daar berichten naartoe, net als bij elke andere klant (herinneringen voor lessen, betaalbewijzen, enzovoort).
    • Uitgevinkt: het e-mailadres wordt alleen voor het team bewaard. Nose mailt er niet naartoe en de persoon kan er niet mee inloggen. Er wordt niets verstuurd: geen uitnodiging, geen herinneringen. Handig voor een paardeneigenaar of klant met wie je zelf contact houdt en die de app niet nodig heeft. Je kunt later alsnog toegang geven (zie hieronder).

Een paar dingen die Nose voor je doet:

  • Geen dubbelen. Staat het e-mailadres al bij een klant van je manege, dan werkt Nose die klant bij in plaats van een tweede toe te voegen. Heb je een klantrol aangevinkt die de klant nog niet had, dan komt die erbij, bijvoorbeeld paardeneigenaar bij een klant die nu ook een paard heeft. Komt er een rol bij, dan staat dat in de melding na het opslaan. Is het e-mailadres van iemand uit je team, of is het (met het vakje aangevinkt) al voor iemand anders bewaard, dan stopt Nose en krijg je daar een melding van. De rollen van een teamlid wijzig je op het tabblad Lidmaatschap. Zou het toevoegen app-toegang geven aan iemand uit je werkroosterteam, dan kan alleen een beheerder dat doen. Een instructeur krijgt daar een melding van.
  • App-toegang blijft behouden. Logt de persoon al in met dit e-mailadres, dan blijft de toegang bestaan, ook als het vakje is uitgevinkt. Dat staat in de melding.
  • Mensen van andere maneges. Hoort het e-mailadres bij iemand die Nose op een andere manege gebruikt en is het vakje aangevinkt, dan krijgt die persoon in plaats daarvan een uitnodiging. Tot die is geaccepteerd, staat de persoon onder Openstaande uitnodigingen. Is het vakje uitgevinkt, dan wordt het e-mailadres gewoon bewaard. Nose laat je nooit weten of het adres bij iemand anders hoort.

Teamleden komen erbij met een uitnodiging

Vink beheerder, instructeur of helper aan, alleen of samen met andere rollen, dan is het e-mailadres verplicht en verandert de knop in Uitnodiging verzenden. De persoon krijgt een e-mail met een link om met één klik in te loggen. Na het accepteren heeft de persoon alle rollen die je hebt aangevinkt. Alleen beheerders kunnen andere beheerders en instructeurs uitnodigen.

Zolang een uitnodiging nog niet is geaccepteerd, staat die in het blok Openstaande uitnodigingen boven de lijst. Daar kun je de uitnodiging opnieuw verzenden of (alleen beheerders) annuleren.

Alle manieren waarop een ruiter zich bij je manege kan aansluiten, vind je in Je ruiters in Nose krijgen.

E-mailadres van een persoon: inlogadres of alleen contact

Open het paneel van een persoon en ga naar het tabblad Contact. Vlak boven het e-mailadres staat wat voor soort adres het is:

  • Inlogadres: de persoon heeft app-toegang. Met dit adres logt de persoon in en hier mailt Nose naartoe. Je kunt het corrigeren zolang de persoon nog nooit heeft ingelogd. Daarna kan alleen de persoon het zelf wijzigen, op de eigen accountpagina.
  • Alleen contact — Nose mailt niet naar dit adres: de persoon heeft geen app-toegang. Alleen je team ziet dit adres (beheerders en instructeurs) en de persoon kan er niet mee inloggen. Wijzig het wanneer je wilt en laat het leeg om het te verwijderen.

Bij iemand uit je werkroosterteam kan alleen een beheerder het e-mailadres wijzigen of app-toegang geven. Een instructeur ziet het e-mailadres alleen om te lezen, met de mededeling dat alleen een beheerder het kan wijzigen, en zonder de knop App-toegang geven.

Vul je op het tabblad Contact van iemand zonder app-toegang een e-mailadres in, dan wordt het alleen bewaard: de persoon kan er niet mee inloggen. Staat het adres al bij iemand anders op je manege, dan krijg je daar een melding van. Is het toch dezelfde persoon, gebruik dan Duplicaat samenvoegen… in de rij van die persoon bij Mensen.

Later app-toegang geven

Als iemand met een alleen-contactadres de app wil gebruiken:

  1. Open het paneel en ga naar Contact. Controleer of het e-mailadres klopt en is opgeslagen.
  2. Klik op App-toegang geven.
  3. Controleer het adres en klik op Inloglink versturen.

Nose mailt een inloglink naar dat adres. Het wordt het inlogadres van de persoon en Nose stuurt daar berichten naartoe, net als bij elke andere klant.

  • De knop verschijnt alleen bij actieve personen met een opgeslagen contactadres, en alleen als je alle rollen van die persoon mag beheren. Bij iemand uit het werkroosterteam zien alleen beheerders hem. Een gedeactiveerde persoon moet eerst opnieuw worden geactiveerd.
  • Hoort het e-mailadres al bij iemand anders op je manege, dan word je doorverwezen naar Duplicaat samenvoegen….

Het paneel van een persoon

Klik op een persoon om het paneel te openen:

  • Overzicht: de betalingen in één oogopslag (totaal betaald, openstaande lessen, kwijtgescholden), de rittenkaarten en cadeaubonnen van de persoon, de lesgeschiedenis en, onder de opmerkingen, de Groepen waar de persoon in zit.
  • Contact: naam, e-mailadres en telefoonnummer, plus om wat voor e-mailadres het gaat (inlogadres of alleen contact) en, bij iemand zonder app-toegang, App-toegang geven.
  • Lidmaatschap: de rollen (met de rolkeuze die hierboven is beschreven), de status en de datum waarop de persoon lid werd.
  • Saldo: het lopende saldo van de persoon, met opwaarderingen, kosten van lessen, afrekeningen en terugbetalingen, de nieuwste bovenaan, en een csv-export. Beheerders bepalen hier ook of de persoon later mag betalen, zie hieronder.
  • Voogden: bij een kind of een andere ruiter voor wie iemand anders zorgt, de accounts van de ouders of voogden die eraan zijn gekoppeld.

Iemand later laten betalen

Later betalen zet je per persoon aan, en alleen beheerders kunnen dat. Daarvoor moet de Limiet voor uitgesteld betalen in Saldo en online betalingen (Stripe) hoger zijn dan 0. Zolang die op 0 staat, kan niemand een openstaand bedrag hebben en is dit deel van het tabblad verborgen.

  1. Open de persoon en ga naar Saldo.
  2. Zet onder Klantkrediet de schakelaar op Toegestaan.
  3. Wil je deze persoon een andere limiet geven dan alle anderen, typ dan een bedrag bij Kredietlimiet. Het wordt opgeslagen zodra je het veld verlaat of op Enter drukt.
  • Laat je het veld leeg of klik je op Standaard herstellen, dan volgt de persoon weer de limiet van de manege, ook als je die later wijzigt.
  • De limiet houdt niemand tegen om te rijden of later te betalen. Die bepaalt alleen wanneer de persoon bij Mensen en op het overzicht als boven de limiet wordt gemarkeerd.
  • Zet je de schakelaar terug op Geblokkeerd, dan blijft het bedrag dat je had ingevoerd bewaard voor de volgende keer dat je het toestaat.

Goed om te weten

  • Iemand kan zowel klant als paardeneigenaar zijn: beide rollen hangen aan hetzelfde record.
  • Kinderen hebben geen eigen e-mailadres nodig. Een ouder kan ze toevoegen onder het eigen account, zie Familieaccounts.
  • Is dezelfde persoon twee keer toegevoegd (een keer door jou, een keer bij het aanmelden), dan kun je de twee records samenvoegen, zodat de geschiedenis, de rittenkaarten en het saldo op één plek samenkomen.
  • Het inlogadres van iemand die nog nooit heeft ingelogd kun je corrigeren, en de wijziging geldt direct. Bij iemand uit het werkroosterteam kan dat alleen een beheerder. Zodra de persoon heeft ingelogd, kan alleen de persoon het zelf wijzigen, op de eigen accountpagina, en toont het tabblad Contact het adres alleen om te lezen. De naam en het telefoonnummer kun je nog steeds bewerken. Een alleen-contactadres kun je altijd wijzigen (bij iemand uit het werkroosterteam kan een beheerder dat).

Zie ook