Verdiensten

Op de pagina Verdiensten rekent de manege af met de instructeurs: wat elke instructeur heeft verdiend, wat er nog openstaat en een overzicht van alles wat al is uitbetaald. Beheerders en instructeurs kunnen de pagina openen. Een instructeur ziet alleen de eigen cijfers, een beheerder ziet die van iedereen.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Hoe een les een verdienste van de instructeur wordt

De plek van een ruiter moet volledig betaald zijn voordat die meetelt voor de uitbetaling van de instructeur: contant, met de kaart, of helemaal gedekt door een rittenkaart, cadeaubon of saldo. Een plek die nog deels of niet is betaald, levert de instructeur nog niets op en blijft onafgerekend tot de betaling compleet is. Afhankelijk van hoe de instructeur wordt betaald, telt elke volledig betaalde plek op zichzelf mee, of telt een les pas mee zodra elke plek erop is betaald: bij een tarief per les of een gegarandeerd minimum per les moet eerst de hele les zijn afgerekend. Verkoopt een instructeur een rittenkaart of cadeaubon, dan levert dat ook een aandeel op, dat naast de lessen wordt bijgehouden. Hoe een plek als betaald wordt gemarkeerd, lees je in Een les afrekenen. Hoe het tarief van elke instructeur wordt ingesteld, staat in Vergoedingen.

De drie tabbladen

• Af te rekenen: alles wat een instructeur heeft verdiend en nog niet is uitbetaald. Hier reken je af.
• Samenvattingen: dezelfde cijfers gegroepeerd per periode (dag, week, maand of een eigen periode), voor het grote plaatje.
• Afgerekend: het gesloten logboek van alle afrekeningen die al zijn bevestigd, en de enige plek waar je er een kunt terugdraaien.

Met een instructeur afrekenen

Alleen beheerders kunnen een uitbetaling afrekenen. De eigen weergave van een instructeur is alleen-lezen: kijken kan, bevestigen niet. (Een beheerder die ook lesgeeft, ziet de volledige weergave van de hele manege.)

1. Kies op het tabblad Af te rekenen links een instructeur uit de lijst. De lessen, rittenkaartverkopen en cadeaubonverkopen van de periode verschijnen, gegroepeerd per dag.
2. Alles staat standaard aangevinkt. Vink uit wat je nog niet wilt meenemen: een hele dag, of een enkele les, rittenkaartverkoop of cadeaubonverkoop.
3. De balk onderaan telt je selectie op: Uitbetaling (wat de instructeur krijgt), Contant geld voor mij (het contante geld dat de instructeur netto aan jou afdraagt na aftrek van de uitbetaling) en Aandeel manege (wat de manege heeft verdiend).
4. Klik op Afrekenen [naam van de instructeur], controleer in het bevestigingsvenster de lessen, de uitbetaling en het aandeel van de manege, en bevestig. Hiermee worden de bedragen vastgezet. Je kunt het hier niet ongedaan maken, alleen terugdraaien (zie hieronder).

Elke rij in de tabel heeft ook eigen cijfers: gebruikte rittenkaarten, cadeaubonnen en saldo, verkopen van rittenkaarten en cadeaubonnen, betalingen zonder contant geld, contant geld, uitbetaling, het aandeel van de manege in die rij en het afrekenbedrag. Een label Aangepaste prijs of Eigen paard bij een les laat zien dat een afwijkend tarief is gebruikt.

De kolommen lezen

• Rittenkaart/cadeaubon/saldo gebruikt: hoeveel ruiters hebben betaald met iets wat ze eerder kochten: een rittenkaart, een cadeaubon of hun saldo. Beweeg de muis erover voor de uitsplitsing en voor de Geleverde waarde van de rij: de waarde van de lessen die hier echt zijn gegeven.
• Verkoop van rittenkaarten/cadeaubonnen: de prijs van elke rittenkaart of cadeaubon die deze instructeur in de periode heeft verkocht.
• Zonder contant geld: betalingen met de kaart.
• Contant geld: betalingen in contanten, die de instructeur tot de afrekening bij zich houdt.
• Uitbetaling: wat de instructeur voor deze rij krijgt.
• Aandeel manege: geleverde waarde min uitbetaling, oftewel wat de manege heeft verdiend aan de lessen in deze rij.
• Afrekening: ontvangen contant geld min uitbetaling, oftewel wat er echt van hand tot hand gaat (zie hieronder).

In de eigen weergave van een instructeur staan minder kolommen, zonder de cijfers van de manege zelf: alleen lessen, ruiters, uren, Rittenkaart/cadeaubon/saldo gebruikt, Uitbetaling en Afrekening. De tarieven van collega's gaan een instructeur niet aan.

Waarom een les die met een rittenkaart is betaald geen verlies meer is

Koopt een klant een 4-rittenkaart voor 1.200, dan ontvangt de manege die dag 1.200, maar dat geld is nog niet verdiend: er zijn nog vier lessen te geven. Aandeel manege boekt die waarde per les, op het moment dat die les is gegeven, niet op de dag dat de rittenkaart werd verkocht. De verkoop zelf toont dus een aandeel van 0, en bij elk van de vier lessen staat 300 min de uitbetaling van de instructeur.

Dat is vooral belangrijk als de receptie de rittenkaart verkoopt en iemand anders de lessen geeft: het aandeel komt dan terecht bij de instructeur die de les gaf. Daardoor beantwoordt de lijst met instructeurs de vraag ‘wie levert ons het meeste op?’.

Eén gevolg moet je kennen: de kolom Verkoop van rittenkaarten/cadeaubonnen en de regel Kaarten en vouchers onder Financiën tellen een rittenkaart nog steeds op de dag van verkoop. In een periode met een rittenkaart waar nog niemand op heeft gereden, komen die twee dus niet overeen, en dat is de bedoeling. De ene is binnengekomen geld, de andere is verdiende marge.

Afrekening, en wanneer de manege jou iets moet betalen

Bij de afrekening draagt de instructeur niet elke cent van het ontvangen contante geld af, maar houdt eerst de eigen uitbetaling in. Afrekening is wat overblijft: ontvangen contant geld min uitbetaling. Is de uitbetaling van een instructeur hoger dan het contante geld dat is ontvangen (bijvoorbeeld omdat de meeste lessen met de kaart of een rittenkaart zijn betaald), dan wordt dat getal negatief en betaalt de manege het verschil aan de instructeur, in plaats van andersom.

Het tabblad Afgerekend en een afrekening terugdraaien

Elke bevestigde afrekening staat in het logboek Afgerekend: de periode waarover ze gaat, wanneer ze is afgerekend, wie dat heeft gedaan en de vastgezette bedragen voor uitbetaling en contant geld. Een afrekening waarmee een salaris is betaald, toont onder de naam een regel Salaris.

Afbeelding op volledige grootte bekijken

Afbeelding sluiten

Is een afrekening per ongeluk bevestigd, dan kan een beheerder bij die afrekening op Terugdraaien klikken, eventueel een reden noteren en bevestigen. Terugdraaien zet de lessen, verkopen en saldo-inningen terug onder Af te rekenen, zodat ze gecorrigeerd en opnieuw afgerekend kunnen worden. De oorspronkelijke regel blijft in het logboek staan met het label Teruggedraaid, als controlespoor. Terugdraaien kan alleen een beheerder en het kan niet ongedaan worden gemaakt. Dekt de periode van een latere afrekening dagen waarvan het salaris met deze afrekening is betaald, dan wordt terugdraaien geweigerd en noemt de melding de latere afrekening: draai eerst die terug, zodat het salaris van die dagen opnieuw kan worden afgerekend.

Werkroosterdagen

Staat het werkrooster aan, dan reken je hier ook met je stalmedewerkers af. Iemand uit het team van het werkrooster staat in de lijst met één rij Werkrooster per werkdag, met de dagdelen en uren, en het bord krijgt een kolom Werkrooster met het bedrag (de csv-export voegt de dagdelen en uren toe). In het logboek Afgerekend toont een afrekening waarmee werkroosterdagen zijn betaald een regel Werkrooster onder de naam. Vink die dagen aan en reken ze af zoals elk ander onderdeel.

• Een dag staat pas in de lijst als hij voorbij is, vandaag dus nooit.
• Een dag waarvan de tijd op controle wacht, toont Controleer in Werkrooster en kan niet worden aangevinkt tot de tijdregistratie in het werkrooster is bevestigd, gecorrigeerd of afgewezen.
• Een afrekening terugdraaien (Terugdraaien) of één dag ervan (Dag terugdraaien) zet de werkroosterdagen ook terug onder Af te rekenen. Staat het werkrooster uit, dan verdwijnen ze juist uit Verdiensten tot je het weer aanzet, en dat staat in de bevestiging. Zolang een latere afrekening een van de werkroosterdagen corrigeert (de twee punten hieronder), wordt het hele terugdraaien geweigerd en noemt de melding die latere afrekening: draai eerst die terug.
• Bij een afgerekende werkroosterdag van iemand die per uur wordt betaald, wordt een les betaald na aftrek van de minuten die op die dag al zijn betaald. Het bord toont de aftrek als een minregel die eindigt op al betaald via het werkrooster, en de csv-export heeft een kolom Werkrooster · al betaald.
• Op zo'n dag maakt een les die nog niet is afgerekend en die wordt afgezegd, verwijderd, verplaatst of aan een andere instructeur gegeven, de tijd ervan vrij: het bord biedt die tijd aan als werkroosterregel die je kunt aanvinken, bijvoorbeeld 1:00 u vrijgekomen door een les. Een les die al is afgerekend, houdt de tijden en de instructeur waarmee die is afgerekend, en maakt dus niets vrij.
• Het werkrooster uitzetten haalt de onafgerekende dagen uit Af te rekenen tot je het weer aanzet. Daarom vraagt Nose eerst om bevestiging zolang er dagen wachten. Dagen die al zijn afgerekend, blijven op de tabbladen Afgerekend en Samenvattingen staan.

Goed om te weten

• Een tariefwijziging tijdens de periode wordt met een opmerking aangegeven: lessen vóór de wijziging gebruiken het vorige tarief, lessen erna het nieuwe.
• Je kunt de huidige weergave (het afrekenbord, een samenvatting of een uitsplitsing per paard) exporteren als csv-bestand.
• Klik je op een rij met een les, rittenkaartverkoop of cadeaubonverkoop, dan gaan alle details naast het bord open, zodat je kunt nagaan wat er is gebeurd zonder de pagina te verlaten.
• Paarden is een eigen weergave, die je bovenaan de pagina kiest naast Instructeurs: dezelfde periode gegroepeerd per paard, met lessen, uren, omzet en hoe de belasting van elk paard zich verhoudt tot het wekelijkse doel. Je ziet er alleen Samenvattingen, want een paard heeft niets af te rekenen.

Zie ook

• Een les afrekenen: hoe de plek van een ruiter als betaald wordt gemarkeerd, waardoor een les kan worden afgerekend.
• Vergoedingen: hoe het tarief van elke instructeur wordt ingesteld.
• Rittenkaarten en Cadeaubonnen: hoe een verkoop wordt vastgelegd voordat die op deze pagina komt.