Přejít na obsah
Přihlásit se

Jak vést Směny

Týden na první pohled, jednodenní změny, žádosti o volno, kontrola času a vyúčtování dnů ve Výdělcích.

ProSprávci

Na této stránce

V nabídce otevři Směny: tady vidíš, kdo je tento týden ve stáji na směnách, odpovídáš na žádosti o volno, kontroluješ hodiny, které tvůj tým zapsal, a zjistíš, co komu náleží. Stránka má tři karty: Rozpis, Vyúčtování a Tým. Takhle ji vidí jen správci; tvůj tým má verzi jen ke čtení a instruktoři můžou navíc zapisovat a opravovat čas pomocníků (viz Stopky, opravy a volno).

Týden

Karta Rozpis ukazuje jeden týden od pondělí do neděle. Mezi týdny přecházíš šipkami nebo přes kalendář.

  • Řádky Lidé (výchozí): jeden řádek na osobu, každý den rozdělený na ráno, poledne a večer. Řádek Obsazení nahoře ukazuje, kolik lidí je na každé směně; směna bez lidí je pruhovaná a stojí na ní nikdo. Sloupec Týden na konci řádku sčítá odpracované hodiny do dneška.
  • Řádky Směny: jeden řádek na směnu, lidé na ní jako štítky a za každý den řádek Celkem („2/3 směny · 18:40 h“).

Pod každým dnem vidíš, jak dlouho byl daný člověk ve stáji: stopky a lekce dohromady, a když se překrývají, počítá se čas jen jednou. U někoho placeného od hodiny označuje bez času uplynulou směnu, ke které není nic zapsané.

Na telefonu ukazuje karta Rozpis vždy jeden den a pod ním si přečteš celý týden.

Změna jednoho dne

Další týdny se předvyplní podle obvyklého týdne (viz Jak nastavit Směny). Jeden den změníš kliknutím na buňku: kdo na té směně nebyl, přibude na ni jen pro ten den (změna jen pro tento den), kdo byl, z ní odejde (obvykle ano, tento den ne). V řádcích Směny použij u směny Přidat osobu, nebo vyber štítek osoby a ikonou koše ji ze směny odeber.

Jednodenní změnu vrátíš dalším kliknutím na buňku: den se vrátí k obvyklému týdnu. Kdo z týmu má v příštích sedmi dnech změnu v rozpisu, dostane oznámení.

Podrobnosti dne

Kliknutím na čas pod dnem osoby otevřeš vpravo podrobnosti toho dne.

Uvidíš směny osoby v ten den, každý záznam času i s tím, odkud pochází (Start/Stop v telefonu, vlastní zápis, zapsalo vedení nebo nezastaveno — uzavřeno automaticky), její lekce z rozvrhu a součty. U každého záznamu najdeš:

  • Opravit – změň časy. Napiš proč; důvod i předchozí verze zůstanou v části Historie záznamu.
  • Potvrdit – záznam sedí. Automaticky uzavřený záznam musíš potvrdit, opravit nebo zamítnout, než půjde jeho den vyúčtovat.
  • Zamítnout – záznam zůstane v historii přeškrtnutý a nepočítá se.
  • Obnovit předchozí – vrátí zpět zamítnutí nebo opravu. Vrácená oprava zůstane v části Historie záznamu přeškrtnutá, se štítkem vráceno zpět, a nepočítá se.

Pro den, který chybí, nebo pro někoho bez účtu použij Přidat záznam ručně. Čas za den, který ještě nenastal, zapsat nejde, a záznam končí vždy ve stejný den, kdy začal: kdo pracuje přes půlnoc, má dva záznamy.

Lekce se nikdy nezapisují ručně: berou se z rozvrhu a počítají se, až je lekce odučená.

Žádosti o volno

Tvůj tým žádá o volno z telefonu. Čekající žádost se ukáže na třech místech:

  • v části Žádosti, vedle žádostí o lekci a o službu,
  • na kartě Rozpis za tlačítkem Žádosti o volno vedle karet; číslo na něm ukazuje, kolik jich čeká,
  • jako oznámení každému správci.

U každé žádosti uvidíš termín, jestli jde o celý den, nebo jen o některé směny, a část Co zůstane v rozpisu: kdo na směnách zůstává (zůstává: …), nebo nikdo nezůstává. Důvod, pokud ho člověk uvedl, vidí jen správci.

  • Schválit – dny se v rozpisu změní na volno. Směny, které tím zůstanou prázdné, jsou vypsané výš v části Co zůstane v rozpisu (nikdo nezůstává). Doplníš je potom na kartě Rozpis.
  • Zamítnout – Nose si zamítnutí nechá potvrdit; rozpis zůstane, jak je.

V obou případech dostane člověk oznámení.

Vyúčtování: co komu náleží

Karta Vyúčtování ukazuje jedno období, zpočátku tento měsíc, po osobách: směny, čas, lekce, celkový čas na místě (překryv se počítá jednou), sazbu a částku.

  • Ve sloupci Stav stojí připraveno k výplatě, vyúčtováno ve Výdělcích: 19 z 20 dnů nebo vyúčtováno ve Výdělcích s datem. Dokud některé záznamy osoby čekají na tvou kontrolu, ukáže se místo toho Zkontrolovat (1) a jejich počet uvede i poznámka nad tabulkou.
  • Šipkou otevřeš řádek osoby a uvidíš její čísla Den po dni, záznamy Ke kontrole (u každého Zamítnout, Opravit, Potvrdit a Otevřít den) a Opravy v tomto období: každý opravený záznam, kdo ho opravil a proč.
  • Stáhnout CSV exportuje tabulku.

Částka se shoduje s číslem na stránce Výdělky → Souhrny za stejné období i s tím, které Finance započítají do řádku s odměnami.

Vyúčtování dnů ve Výdělcích

Směny nikomu nic samy nevyplácejí. Tlačítko Přejít do Výdělků tě zavede na jediné místo, kde se odměny vyúčtovávají:

  1. Na kartě K vyúčtování vyber osobu. Její dny ve Směnách se objeví jako řádky Směna, jeden na den, se směnami a hodinami, vedle případných lekcí a prodejů.
  2. Zaškrtni dny, které chceš vyúčtovat, a vyúčtuj je jako obvykle.
  • Den jde vyúčtovat, až skončí: dnešek se v seznamu nikdy neukáže.
  • U dne, jehož čas čeká na kontrolu, stojí Zkontroluj ve Směnách a nejde zaškrtnout, dokud záznam nepotvrdíš, neopravíš nebo nezamítneš.
  • Vyúčtovaný den je zmrazený: jeho čas ani směny nezmění ani ty, ani pracovník. Pokud ho chceš změnit, otevři den ve Směnách a klikni na Vrátit den ve Výdělcích; na kartě Vyúčtované pak použij Stornovat den a den se vrátí k úpravám. Výjimka: když hodinový den opravilo pozdější vyúčtování, vrátí se den až po stornování tohoto pozdějšího vyúčtování; dřív aplikace storno odmítne a napíše, o které vyúčtování jde.

Dobré vědět

  • Změna sazby platí pro každý dosud nevyúčtovaný den; vyúčtované dny si ponechají částku, za kterou byly vyúčtované.
  • Finance započítají částku za směny do řádku s odměnami, který se jmenuje Odměny instruktorů a za směny.
  • Když někdo zapomene zastavit stopky, Nose je zastaví na konci jeho poslední směny toho dne, nebo ve 21:00, a označí záznam ke kontrole.

Související