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Mit deinen Einstellern abrechnen

Monatliche Pensionsgebühr, Zusatzleistungen, Abwesenheiten, wenn ein Pferd nicht im Stall ist, und wie du erfasst, was Pferdebesitzer zahlen.

FürAdministratoren

Auf dieser Seite

Die Abrechnung der Pension läuft größtenteils von selbst: Sobald ein Pferd einen aktiven Vertrag hat, wird die Pensionsgebühr jeden Monat berechnet, ohne dass du einen Finger rühren musst. Du sorgst dafür, dass Zusatzleistungen und Abwesenheiten in den Verträgen stimmen, und erfasst das Geld, wenn ein Pferdebesitzer zahlt. Das meiste passiert auf der Seite Pension, die nur Administratoren sehen.

Vor der ersten Abrechnung

Prüfe einmal vor der ersten Abrechnung unter Einstellungen → Pension den Abrechnungstag und Wann die Gebühr entsteht. Tarife, Verträge & Gebühren erklärt beides, und Neuen Einsteller aufnehmen zeigt, wie du den Vertrag anlegst.

Den Monat abrechnen

  1. Monatliche Zusatzleistungen, etwa Zusatzfutter oder das Eindecken, werden erst berechnet, wenn sie in einem Vertrag stehen. Klicke in Einstellungen → Leistungen & Preisliste (so legst du Preise für Leistungen fest) unter der Leistung auf Zu Verträgen hinzufügen, wähle die Verträge und ein Startdatum und klicke dann auf Hinzufügen.
  2. Erfasse einmalige Zusatzleistungen, wenn sie anfallen. Klicke auf der Seite Pension auf Leistung erfassen, wähle das Pferd und die Leistung, prüfe das Datum (oder die Anzahl der Tage) und klicke auf Fertig. Die Meldung sagt dir, ob eine Gebühr entstanden ist und wann sie fällig ist.
  3. Ist ein Pferd wegen eines Turniers oder einer Reha nicht im Stall, behält aber seine Box? Öffne seinen Vertrag, geh zu Abwesenheiten und klicke auf Abwesenheit hinzufügen. Trage Von ein und, wenn du es schon weißt, Bis (optional). Gib dann für diese Zeit einen niedrigeren Monatspreis oder einen Rabatt ein und klicke auf Speichern.
  4. Ist jemand im Rückstand, zeigt die Seite Pension ein rotes Banner mit der überfälligen Summe und den Chip Überfällig. Klicke auf eines von beiden, um nur diese Verträge zu sehen. Bei jedem Vertrag steht, seit wie vielen Tagen und mit welchem Betrag er überfällig ist.
  5. Wenn ein Pferdebesitzer zahlt, öffne den Vertrag, geh zu Gebühren und klicke auf Zahlung erfassen. Der Betrag steht schon drin: Er entspricht dem, was für dieses Pferd offen ist. Ändere ihn, wenn eine andere Summe gezahlt wurde.
  6. Wähle, wie bezahlt wurde (Bar, Karte oder Überweisung), ergänze, wenn du magst, eine Notiz und klicke auf Zahlung erfassen.

Teilzahlungen sind in Ordnung: Der Rest bleibt bis zur nächsten Zahlung offen.

Wenn etwas nicht stimmt

  • Ein neues Pferd wird nicht abgerechnet. Sein Vertrag ist noch ein Entwurf. Öffne ihn und klicke auf Vertrag aktivieren.
  • Bei einer monatlichen Zusatzleistung steht „Wird noch nicht abgerechnet“. Die Leistung steht in deiner Preisliste, aber in keinem Vertrag. Nutze Zu Verträgen hinzufügen (Schritt 1).
  • Eine Gebühr stimmt nicht. Klicke auf den Betrag der Gebühr und wähle dann Betrag ändern, Erlassen oder Gebühr stornieren. Bei jeder Option steht, was sie bewirkt, und beim Erlassen oder Stornieren musst du einen Grund angeben.
  • Der Pferdebesitzer sieht die Pensionskosten nicht. Nur der Zahler des Vertrags sieht Beträge. Öffne den Vertrag und prüfe Zahler. Zum Ändern klicke auf Bearbeiten.

Was von selbst passiert

  • Jeden Monat entsteht die Pensionsgebühr von selbst, zusammen mit allen monatlichen Zusatzleistungen im Vertrag.
  • Der Zahler bekommt eine Nachricht, wenn eine neue Gebühr entsteht, eine Erinnerung kurz vor der Fälligkeit und eine Bestätigung, wenn du seine Zahlung erfasst. Deine anderen Administratoren erfahren von der Zahlung ebenfalls.
  • Zahlt jemand mehr, als offen ist, bleibt der Rest als Guthaben stehen und wird auf das angerechnet, was als Nächstes fällig wird.
  • Fragt ein Pferdebesitzer eine Leistung an, erscheint die Anfrage sofort unter Anfragen und auf der Seite Pflege. Sobald jemand sie auf der Seite Pflege abhakt, wird sie berechnet, es sei denn, der Tarif des Pferdes enthält sie schon.
  • Der Zahler sieht jede Gebühr und jede Zahlung in seiner App unter Meine Pferde.

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