Gå til hovedinnholdet
Logg inn

Følg opp vaktlisten

Uken med ett blikk, endringer for enkeltdager, forespørsler om fri, kontroll av tiden og hvordan du gjør opp dagene i Oppgjør.

ForAdministratorer

På denne siden

Åpne Vaktliste i menyen for å se hvem som har vakt i stallen denne uken, svare på forespørsler om fri, kontrollere timene de ansatte har registrert og se hva hver person skal ha. Siden har tre faner: Plan, Lønnsgrunnlag og Team. Bare administratorer ser den slik; de ansatte får en versjon de bare kan se, ikke endre, og instruktører kan i tillegg føre inn og rette tiden til hjelperne (se Klokke, rettelser og fri).

Uken

Fanen Plan viser én uke, fra mandag til søndag. Bla mellom ukene med pilene eller kalenderen.

  • Radene Personer (standard): én rad per person, med hver dag delt i morgen, midt på dagen og kveld. Raden Bemanning øverst teller hvor mange som er på hver vakt; en vakt der ingen er satt opp, er skravert og viser ingen. Kolonnen Uke helt til høyre i hver rad summerer timene til i dag.
  • Radene Vakter: én rad per vakt, med personene på den som merkelapper, og en rad Totalt per dag («2/3 vakter · 18:40 t»).

Under hver dag ser du hvor lenge personen var der: klokken og ridetimene lagt sammen, der overlappende tid bare telles én gang. ingen tid markerer en vakt som er over uten at noe er registrert, for personer som får betalt per time.

På telefonen viser fanen Plan én dag om gangen, og under den kan du lese hele uken.

Endre én dag

De kommende ukene fylles ut etter den faste uken (se Sett opp vaktlisten). Vil du endre én enkelt dag, klikker du på ruten: en som ikke var på vakten, settes på den bare denne dagen, og en som var på den, tas av (vanligvis ja, ikke denne dagen). I radene Vakter bruker du Legg til person på en vakt, eller du velger merkelappen til en person og bruker søppelbøtten for å ta personen av vakten.

Vil du angre en endring for én dag, klikker du på ruten igjen: dagen går tilbake til den faste uken. De ansatte får et varsel når vaktlisten deres endres i løpet av de neste sju dagene.

Detaljer for en dag

Klikk på tiden under dagen til en person for å åpne detaljene til høyre.

Du ser personens vakter den dagen, hver tidsregistrering med opplysning om hvor den kom fra (Start/stopp på telefonen, ført inn av personen selv, ført inn av ledelsen eller ikke stoppet – lukket automatisk), ridetimene fra timeplanen og summene. På hver registrering:

  • Rett: endre tidene. Oppgi grunnen; grunnen og den forrige versjonen blir stående i Historikk for registreringen.
  • Bekreft: registreringen stemmer. En registrering som er lukket automatisk, må bekreftes, rettes eller avvises før dagen kan gjøres opp.
  • Avvis: registreringen blir stående i historikken, overstreket, og teller ikke.
  • Gjenopprett forrige: angrer en avvisning eller en rettelse. Den angrede rettelsen blir stående i Historikk for registreringen, overstreket og merket angret, og teller ikke.

Bruk Legg til en registrering for hånd for en dag som ble glemt, eller for noen uten konto. Tid kan ikke føres inn for en dag som ikke har kommet ennå, og en registrering slutter samme dag: den som jobber over midnatt, får to registreringer.

Ridetimer føres aldri inn for hånd: de kommer fra timeplanen og teller når ridetimen er gjennomført.

Forespørsler om fri

De ansatte ber om fri fra telefonen. En forespørsel som venter, dukker opp tre steder:

  • i Forespørsler, ved siden av forespørsler om ridetimer og tjenester,
  • i fanen Plan, bak knappen Forespørsler om fri ved siden av fanene; tallet viser hvor mange som venter,
  • som et varsel til hver administrator.

Hver forespørsel viser datoene, om det gjelder hele dagen eller enkelte vakter, og Hvem som blir igjen på vaktlisten: hvem som fortsatt er på (igjen: …), eller ingen igjen. Hvis personen har oppgitt en grunn, er den bare synlig for administratorer.

  • Godkjenn: dagene blir fri på vaktlisten. Vakter som blir stående tomme, ser du allerede over, under Hvem som blir igjen på vaktlisten (ingen igjen). Sett noen på dem etterpå i fanen Plan.
  • Avslå: Nose ber deg bekrefte; vaktlisten blir som den er.

Personen får beskjed uansett.

Lønnsgrunnlag: hva hver person skal ha

Fanen Lønnsgrunnlag viser en periode (til å begynne med denne måneden), person for person: vakter, tid, ridetimer, total tid på stallen (overlappende tid telles én gang), satsen og beløpet.

  • Status viser klar til utbetaling, gjort opp i Oppgjør: 19 av 20 dager eller gjort opp i Oppgjør med datoen. Mens noen av registreringene til en person venter på deg, står det Sjekk (1) i stedet, og over tabellen står det hvor mange det gjelder.
  • Åpne raden til en person med pilen for å se tallene Dag for dag, registreringene Å sjekke (hver med Avvis, Rett, Bekreft og Åpne dagen) og Rettelser i perioden: hver rettede registrering, hvem som rettet den og hvorfor.
  • Last ned CSV eksporterer tabellen.

Beløpet er det samme tallet som under Oppgjør → Sammendrag for samme periode, og det samme tallet som Økonomi regner med på lønnslinjen.

Gjøre opp dagene i Oppgjør

Vaktlisten betaler ikke ut noe av seg selv. Gå til Oppgjør tar deg til det ene stedet der lønn gjøres opp:

  1. Velg personen i fanen Til oppgjør. Vaktdagene vises som rader merket Vakt, én per dag, med vakter og timer, ved siden av eventuelle ridetimer og salg.
  2. Kryss av for dagene du betaler, og gjør opp som vanlig.
  • En dag kan gjøres opp når den er over: dagen i dag vises aldri.
  • En dag der tiden venter på kontroll, viser Sjekk i Vaktliste og kan ikke krysses av før du bekrefter, retter eller avviser registreringen.
  • En dag som er gjort opp, er frosset: verken du eller den ansatte kan endre tiden eller vaktene. Vil du endre en slik dag, åpner du dagen i vaktlisten og klikker på Tilbakefør dagen i Oppgjør. Der bruker du Tilbakefør dag i fanen Oppgjort, og dagen kommer tilbake for redigering. Unntaket er når et senere oppgjør har korrigert den timebetalte dagen: da kommer den først tilbake når det senere oppgjøret er tilbakeført, og meldingen om at det ikke går, sier hvilket oppgjør det er.

Greit å vite

  • En ny sats gjelder for alle dager som ikke er gjort opp ennå; dager som er gjort opp, beholder beløpet de ble betalt med.
  • Økonomi tar med vaktlistebeløpet på lønnslinjen, som heter Instruktørhonorar og vaktlistelønn.
  • Hvis noen glemmer å stoppe klokken, lukker Nose den ved slutten av personens siste vakt den dagen, eller kl. 21:00, og merker registreringen slik at du kan sjekke den.

Se også