Avslutt måneden

Én gang i måneden gjør du opp med instruktørene, sjekker hva stallen tjente og gir tallene til regnskapsføreren. Det meste skjer i Oppgjør og Økonomi, og bare en administrator kan gjøre det.

Avslutt måneden

1. Åpne Oppgjør og bytt til Kunder. Der står alle som fortsatt skylder deg penger. En ridetime med en rytter som ikke har betalt, kan ikke gjøres opp, så ta inn det du kan først. Se Få inn pengene kundene skylder deg.
2. Bytt tilbake til Instruktører og åpne Til oppgjør. Velg en instruktør til venstre. Da ser du ridetimene og salgene av klippekort og gavekort som ikke er gjort opp ennå, gruppert etter dag.
3. Alt er krysset av. Fjern krysset ved det du vil vente med: én enkelt ridetime eller en hel dag, for eksempel de første dagene i den nye måneden.
4. Sjekk linjen nederst. Utbetaling er det instruktøren har tjent. Kontant til meg er kontantene instruktøren leverer fra seg etter å ha beholdt utbetalingen sin. Er tallet negativt, skylder stallen instruktøren differansen i stedet. Pengenes vei forklarer begge deler.
5. Klikk på Gjør opp med [navn], sjekk ridetimene, utbetalingen og stallens andel i bekreftelsen, og bekreft. Gjenta for hver instruktør.
6. Åpne Sammendrag, velg Måned og bla med pilene fram til måneden du avslutter. Klikk på Eksporter CSV. Du får én rad per instruktør med ridetimer, det som er tatt inn, utbetaling og fastlønn. Dette er filen til regnskapsføreren.
7. Betaler rytterne deg på nett, vil regnskapsføreren også ha betalingene for måneden fra Stripe. Du åpner dem med Åpne oversikten i Stripe i Innstillinger → Saldo og betaling på nett.
8. Åpne Økonomi. Under Sammendrag sjekker du Resultat for måneden. En fast kostnad som ikke har kommet inn ennå, vises med beløpet fra forrige måned: klikk på den, rett beløpet og klikk på Lagre kostnad. For alt annet stallen har betalt for, åpner du Kostnader og klikker på Legg til kostnad. Står ikke Økonomi i menyen, slår du den på i Innstillinger → Økonomi med Slå på Økonomi.

Hvis noe ikke stemmer

• En ridetime lar seg ikke krysse av. Holder du pekeren over den, står det «Kan ikke gjøres opp ennå — en rytter har ikke betalt for denne ridetimen.» Ta imot betalingen fra rytteren ved ridetimen, se Ta betalt ved ridetimen. Når rytteren har betalt, kan du krysse av for ridetimen.
• Oppgjøret stopper med «Noen av de valgte ridetimene mangler sats i satssettet». Legg inn satsen som mangler i Innstillinger → Godtgjørelse, og gjør opp igjen.
• Du gjorde opp feil ridetimer eller feil person. Åpne Oppgjort, klikk på Tilbakefør på det oppgjøret, skriv inn en årsak hvis du vil, og klikk på Tilbakefør oppgjøret. Ridetimene og salgene går tilbake til Til oppgjør, klare til å gjøres opp på nytt.
• I Økonomi står det «Vi viser ikke noe resultat ennå». De faste kostnadene fra forrige måned er ikke bokført for denne. Legg dem til fra Sammendrag. Kommer en av dem virkelig ikke igjen, klikker du på Gjentas ikke på den.

Dette skjer av seg selv

• Ridetimer og salg som er gjort opp, forsvinner fra Til oppgjør og vises under Oppgjort, med dato og hvem som gjorde det opp. Instruktøren ser det samme oppgjøret under Oppgjør hos seg.
• Instruktørhonorar dukker opp i Økonomi av seg selv, med en hengelås: du skriver det aldri inn. Omsetningen din fra ridetimer, klippekort og gavekort, oppstalling og tilleggstjenester fylles også ut for deg.
• Økonomi låser aldri en måned. En kostnad du legger til neste uke, datert i denne måneden, endrer fortsatt resultatet for denne måneden. Et oppgjør, derimot, blir stående som det er til du tilbakefører det. Se Hva det betyr å gjøre opp.

Se også

• Oppgjør: hver fane og kolonne på oppgjørstavlen.
• Økonomi: kostnader, faste kostnader og månedens resultat.
• Hva det betyr å gjøre opp: hva et oppgjør fryser.
• Betal stallteamet for måneden: å gjøre opp vaktlistedagene til stallmedarbeiderne og hjelperne.