Oppgjør

Siden Oppgjør er der stallen gjør opp med instruktørene: hva hver enkelt har tjent, hva stallen fortsatt skylder, og en logg over alt som allerede er utbetalt. Administratorer og instruktører kan åpne siden. En instruktør ser bare sine egne tall, mens en administrator ser tallene til alle.

Vis bildet i full størrelse

Lukk bildet

Slik blir en ridetime til honorar for instruktøren

Plassen til en rytter må være fullt betalt før den teller med i honoraret til instruktøren: kontant, med betalingskort eller fullt dekket av et klippekort, gavekort eller saldo. En plass som er delvis betalt eller ubetalt, gir ikke instruktøren noe ennå. Den står som ikke oppgjort til hele beløpet er betalt. Avhengig av hvordan instruktøren får betalt, teller enten hver fullt betalte plass for seg, eller så regnes en ridetime først med når alle plassene på den er betalt: en sats per ridetime eller et garantert minstebeløp per ridetime krever at hele ridetimen er gjort opp først. Instruktøren som selger et klippekort eller et gavekort, får også en andel, som føres ved siden av ridetimene. Se Gjøre opp en ridetime for hvordan en plass blir markert som betalt, og Godtgjørelse for hvordan satsen til hver instruktør stilles inn.

De tre fanene

• Til oppgjør: alt en instruktør har tjent og ennå ikke fått utbetalt. Her gjør du opp.
• Sammendrag: de samme tallene gruppert etter periode (dag, uke, måned eller et valgfritt tidsrom), så du ser helheten.
• Oppgjort: den lukkede loggen over alle oppgjør som allerede er bekreftet, og det eneste stedet du kan tilbakeføre et oppgjør.

Gjøre opp med en instruktør

Bare administratorer kan gjøre opp en utbetaling. Instruktørene har bare lesetilgang i sin egen visning: de kan se, men ikke bekrefte. (En administrator som også underviser, ser den fulle visningen for hele stallen.)

1. På fanen Til oppgjør velger du en instruktør i listen til venstre. Ridetimene til instruktøren og salget av klippekort og gavekort i perioden vises, gruppert etter dag.
2. Alle postene er valgt som standard. Fjern krysset for alt du ikke vil ta med ennå: en hel dag eller én enkelt ridetime, ett klippekortsalg eller ett gavekortsalg.
3. Linjen nederst, som alltid er synlig, summerer utvalget ditt: Utbetaling (det instruktøren skal ha), Kontant til meg (netto kontanter instruktøren leverer tilbake etter å ha beholdt utbetalingen sin) og Stallens andel (det stallen har tjent).
4. Klikk på Gjør opp med [instruktørens navn], se over bekreftelsen med ridetimer, utbetaling og stallens andel, og bekreft. Dermed låses et øyeblikksbilde av tallene, og det kan ikke angres herfra (bare tilbakeføres, se nedenfor).

Hver rad i tabellen har også sine egne tall: brukte klippekort, gavekort og saldo, salg av klippekort og gavekort, kontantløse betalinger, kontanter, utbetaling, stallens andel av raden og oppgjørsbeløpet. En merkelapp med Tilpasset pris eller Egen hest på en ridetime viser at en annen sats enn den vanlige er brukt.

Slik leser du kolonnene

• Brukt klippekort/gavekort/saldo: hvor mange ryttere som betalte med noe de hadde kjøpt tidligere, altså et klippekort, et gavekort eller saldoen sin. Hold pekeren over for å se fordelingen og levert verdi for raden, altså verdien av ridetimene som faktisk ble holdt her.
• Salg klippekort/gavekort: prisen på klippekort og gavekort som instruktøren solgte i perioden.
• Kontantløst: betalinger med betalingskort.
• Kontant: betalinger i kontanter, som instruktøren har hos seg fram til oppgjøret.
• Utbetaling: det instruktøren skal ha for denne raden.
• Stallens andel: levert verdi minus utbetaling, altså det stallen har tjent på ridetimene i denne raden.
• Oppgjør: kontanter tatt imot minus utbetaling, altså det som faktisk skifter hender (se nedenfor).

Instruktørene ser færre kolonner i sin egen visning, uten stallens økonomi: bare ridetimer, ryttere, timer, Brukt klippekort/gavekort/saldo, Utbetaling og Oppgjør. Hvilken sats en annen instruktør har, er ikke deres sak.

Hvorfor en ridetime betalt med klippekort ikke lenger er et tap

Når en kunde kjøper et klippekort med 4 klipp for 1 200 kr, tar stallen imot 1 200 kr den dagen, men har ikke tjent pengene ennå: den skylder fire ridetimer. Stallens andel fører verdien først når hver ridetime blir holdt, ikke den dagen klippekortet ble solgt. Selve salget får derfor en andel på 0 kr, og hver av de fire ridetimene får sine egne 300 kr minus utbetalingen til instruktøren.

Dette har mest å si når resepsjonen selger klippekortet og en annen instruktør tar ridetimene på det: andelen havner hos instruktøren som underviste, og det er derfor instruktørlisten kan svare på «hvem tjener stallen mest på?».

Én ting er greit å vite: kolonnen Salg klippekort/gavekort og linjen Klippekort og gavekort på siden Økonomi regner fortsatt med klippekortet den dagen det ble solgt. I en periode med et klippekort som ingen har ridd på ennå, stemmer de to derfor ikke overens, og det er med vilje. Det ene er penger som er tatt inn, det andre er margin som er tjent.

Oppgjør, og når stallen skylder deg

Ved oppgjøret leverer ikke instruktøren inn hver krone av kontantene som er tatt imot: først trekker instruktøren fra sin egen utbetaling. Oppgjør er det som er til overs: kontanter tatt imot minus utbetaling. Er utbetalingen til en instruktør større enn kontantene som kom inn (for eksempel fordi de fleste ridetimene ble betalt med betalingskort eller klippekort), blir tallet negativt. Da er det stallen som skylder instruktøren differansen, ikke omvendt.

Fanen Oppgjort og hvordan du tilbakefører et oppgjør

Hvert bekreftet oppgjør står i loggen Oppgjort: perioden det dekker, når det ble gjort opp, hvem som gjorde det opp, og de låste tallene for utbetaling og kontanter. Et oppgjør som betalte fastlønn, har en linje Fastlønn under navnet.

Vis bildet i full størrelse

Lukk bildet

Ble et oppgjør bekreftet ved en feil, kan en administrator klikke på Tilbakefør, eventuelt skrive en årsak, og bekrefte. Da går ridetimene, salgene og saldoinnbetalingene tilbake til Til oppgjør, så de kan rettes og gjøres opp på nytt. Den opprinnelige oppføringen blir stående i loggen, merket Tilbakeført, som revisjonsspor. Bare administratorer kan tilbakeføre, og det kan ikke angres. Dekker perioden til et senere oppgjør dager som dette oppgjøret betalte fastlønn for, blir tilbakeføringen avvist, og meldingen oppgir det senere oppgjøret: tilbakefør det først, så fastlønnen for de dagene kan gjøres opp igjen.

Vaktdager

Når vaktlisten er slått på, gjør du også opp med stallteamet her. En person i teamet på vaktlisten vises i listen med én rad merket Vakt per arbeidsdag, med vaktene og timene, og oversikten får en kolonne Vaktliste med beløpet (CSV-eksporten legger til vaktene og timene). I loggen Oppgjort har et oppgjør som betalte vaktdager, en linje Vaktliste under navnet. Kryss av for dagene og gjør dem opp som alle andre poster.

• En dag kommer med først når den er over, så dagen i dag er aldri med.
• En dag der tiden venter på en sjekk, viser Sjekk i Vaktliste og kan ikke krysses av før oppføringen er bekreftet, rettet eller avvist i vaktlisten.
• Når du tilbakefører et oppgjør (Tilbakefør) eller én enkelt dag i det (Tilbakefør dag), går vaktdagene også tilbake til Til oppgjør. Er vaktlisten slått av, forsvinner de i stedet fra Oppgjør til du slår den på igjen, og bekreftelsen sier fra om det. Hvis et senere oppgjør retter en av vaktdagene (de to punktene nedenfor), blir hele tilbakeføringen avvist, og meldingen oppgir det senere oppgjøret: tilbakefør det først.
• På en oppgjort vaktdag for en timelønnet person betales en ridetime minus minuttene som allerede er betalt den dagen: oversikten viser fradraget som en minuslinje som ender på allerede betalt i vaktlisten, og CSV-eksporten har en kolonne Vaktliste · allerede betalt.
• På en slik dag frigjør en ridetime som ikke er gjort opp ennå, tiden sin hvis den blir avlyst, slettet, flyttet eller gitt til en annen instruktør: oversikten tilbyr den som en post fra vaktlisten du kan krysse av for, for eksempel 1:00 t frigjort fra en ridetime. En ridetime som allerede er gjort opp, beholder tidene og instruktøren den ble gjort opp med, så den frigjør ingenting.
• Slår du av vaktlisten, forsvinner dagene som ikke er gjort opp, fra Til oppgjør til du slår den på igjen. Derfor spør Nose først hvis noen dager venter. Dager som allerede er gjort opp, blir stående under fanene Oppgjort og Sammendrag.

Greit å vite

• Endres satsen i løpet av perioden, står det et notat om det: ridetimer før endringen får den gamle satsen, ridetimer etter får den nye.
• Du kan eksportere visningen du er i (oppgjørsoversikten, et sammendrag eller en fordeling per hest) som CSV-fil.
• Når du klikker på en rad for en ridetime, et klippekortsalg eller et gavekortsalg, åpnes alle detaljene ved siden av oversikten, så du kan sjekke hva som skjedde uten å forlate siden.
• Hester er en egen visning, som du velger øverst på siden ved siden av Instruktører: den samme perioden gruppert etter hest, med ridetimer, timer, omsetning og hvordan arbeidsmengden til hver hest ligger an mot ukemålet. Den har bare fanen Sammendrag, siden en hest ikke har noe å gjøre opp.

Se også

• Gjøre opp en ridetime: hvordan plassen til en rytter blir markert som betalt, og det er det som gjør at ridetimen kan gjøres opp.
• Godtgjørelse: hvordan satsen til hver instruktør settes opp.
• Klippekort og Gavekort: hvordan et salg registreres før det kommer hit.