Hoppa till huvudinnehållet
Logga in

Hantera personalschemat

Veckan i överblick, ändringar för en enskild dag, ledighetsansökningar, kontroll av tid och utbetalning av dagarna i Avräkning.

FörAdministratörer

På den här sidan

I Personalschema i menyn ser du vem som bemannar stallet den här veckan, svarar på ledighetsansökningar, kontrollerar de timmar som personalen har registrerat och ser vad var och en ska ha. Sidan har tre flikar: Planering, Löneunderlag och Team. Det är bara administratörer som ser den så här; personalen får en version som bara går att läsa, och instruktörer kan dessutom skriva in och rätta medhjälparnas tid (se Klocka, rättelser och ledighet).

Veckan

Fliken Planering visar en vecka, måndag till söndag. Du byter vecka med pilarna eller kalendern.

  • Raderna Personer (standard): en rad per person, varje dag delad i morgon, mitt på dagen och kväll. Raden Bemanning överst räknar hur många som är på varje pass; ett tomt pass är randigt och visar ingen. Kolumnen Vecka sist på varje rad summerar personens timmar hittills.
  • Raderna Pass: en rad per pass, där personerna på passet visas som etiketter, och en rad Totalt per dag (”2/3 pass · 18:40 h”).

Under varje dag ser du hur länge personen var på plats: klockan och lektionerna räknas ihop, och tid som överlappar räknas bara en gång. ingen tid markerar ett pass som redan har varit men där ingen tid har registrerats, för den som har timersättning.

I mobilen visar fliken Planering en dag i taget, och under den kan du läsa hela veckan.

Ändra en enskild dag

Kommande veckor fylls i enligt grundschemat (se Kom igång med personalschemat). Om du vill ändra en enskild dag klickar du på rutan: den som inte var på passet läggs till bara den här dagen, den som var på passet tas bort från det (vanligtvis ja, men inte den här dagen). I raderna Pass använder du Lägg till person på ett pass, eller markerar personens etikett och tar bort personen från passet med papperskorgen.

Du ångrar en ändring för en dag genom att klicka på rutan igen: dagen går tillbaka till grundschemat. Personalen får en notis när deras schema ändras inom de närmaste sju dagarna.

Dagens detaljer

Klicka på tiden under en persons dag så öppnas detaljerna till höger.

Du ser personens pass den dagen, varje tidsregistrering med var den kommer ifrån (Starta/Stoppa i telefonen, inskriven av personen själv, inskriven av ledningen eller inte stoppad — stängdes automatiskt), personens lektioner från schemat och summorna. För varje registrering finns:

  • Rätta: ändra tiderna. Ange varför; anledningen och den tidigare versionen finns kvar i Historik för registreringen.
  • Bekräfta: registreringen stämmer. En registrering som har stängts automatiskt måste bekräftas, rättas eller underkännas innan dagen kan betalas ut.
  • Underkänn: registreringen finns kvar i historiken, genomstruken, och räknas inte.
  • Återställ föregående: ångrar ett underkännande eller en rättelse. Den ångrade rättelsen finns kvar i Historik för registreringen, genomstruken och markerad som ångrad, och räknas inte.

Använd Lägg till en registrering manuellt för en dag som inte blev registrerad, eller för någon utan konto. Det går inte att föra in tid för en dag som inte har kommit än, och en registrering måste sluta samma dag: den som arbetar efter midnatt får två registreringar.

Lektioner förs aldrig in för hand: de kommer från schemat och räknas när lektionen är genomförd.

Ledighetsansökningar

Personalen ansöker om ledighet i mobilen. En ansökan som väntar syns på tre ställen:

  • i Förfrågningar, bredvid förfrågningar om lektioner och tjänster,
  • på fliken Planering, bakom knappen Ledighetsansökningar bredvid flikarna: siffran på knappen visar hur många som väntar,
  • som en notis till varje administratör.

Varje ansökan visar datumen, hela dagen eller vissa pass, och Kvar på personalschemat: vilka som fortfarande är på passet (kvar: …), eller ingen kvar. Anledningen, om personen har angett någon, syns bara för administratörer.

  • Godkänn: dagarna markeras som ledig på personalschemat. Pass som blir tomma står listade ovan, under Kvar på personalschemat (ingen kvar). Bemanna dem efteråt på fliken Planering.
  • Avböj: Nose ber dig bekräfta; personalschemat förblir som det är.

Personen får en notis oavsett beslut.

Löneunderlag: vad var och en ska ha

Fliken Löneunderlag visar en period, till att börja med den här månaden, person för person: pass, tid, lektioner, den totala tiden på stallet (överlapp räknas en gång), sats och belopp.

  • Under Status står det redo att betalas ut, avräknat i Avräkning: 19 av 20 dagar eller avräknad i Avräkning den följt av datumet. Så länge några av personens registreringar väntar på dig visas Kontrollera (1) i stället, och en rad ovanför tabellen visar hur många de är.
  • Öppna personens rad med pilen så ser du siffrorna Dag för dag, registreringarna Att kontrollera, var och en med Underkänn, Rätta, Bekräfta och Öppna dagen, och Rättelser under perioden: varje rättad registrering, vem som rättade den och varför.
  • Ladda ned CSV exporterar tabellen.

Beloppet är samma siffra som under Avräkning → Sammanfattningar för samma period, och samma siffra som Ekonomi tar med på raden för ersättningar.

Betala dagarna i Avräkning

Personalschemat betalar inte ut något av sig självt. Gå till Avräkning tar dig till det enda stället där ersättning avräknas:

  1. Välj personen på fliken Att avräkna. Personens dagar i personalschemat visas som rader märkta Personalschema, en per dag, med pass och timmar, bredvid eventuella lektioner och försäljningar.
  2. Kryssa i de dagar du betalar ut och gör avräkningen som vanligt.
  • En dag kan avräknas när den är slut: dagen i dag visas aldrig.
  • En dag vars tid väntar på kontroll visar Kontrollera i Personalschema och går inte att kryssa i förrän du bekräftar, rättar eller underkänner registreringen.
  • En avräknad dag är frusen: varken du eller personen kan ändra dagens tid eller pass. Vill du ändra en dag öppnar du den i Personalschema och klickar på Ångra dagen i Avräkning; på fliken Avräknade använder du Återför dagen, och dagen kommer tillbaka för redigering. Undantaget är när en senare avräkning har korrigerat en dag som ersätts per timme: då kommer den tillbaka först när den senare avräkningen har återförts, och meddelandet du får anger vilken avräkning det är.

Bra att veta

  • En ändrad sats gäller alla dagar som ännu inte är avräknade; avräknade dagar behåller beloppet de betalades ut med.
  • Ekonomi tar med beloppet från personalschemat på sin ersättningsrad, som heter Instruktörs- och passersättning.
  • Om någon glömmer att stoppa klockan stänger Nose den vid slutet av personens sista pass den dagen, eller kl. 21:00, och markerar registreringen så att du kan kontrollera den.

Se även