Hoppa till huvudinnehållet
Logga in

Avräkning

Vad varje instruktör ska få, vad som redan är avräknat och hur du avslutar en period.

FörAdministratörerInstruktörer

På den här sidan

Avräkning är sidan där stallet gör avräkning med instruktörerna: vad var och en har tjänat in, vad som fortfarande ska betalas ut och en logg över allt som redan är utbetalat. Administratörer och instruktörer kan öppna den. En instruktör ser bara sina egna siffror, en administratör ser allas.

Hur en lektion blir en instruktörs ersättning

En ryttares plats måste vara fullt betald innan den räknas in i instruktörens ersättning: kontant, med betalkort eller helt täckt av ett klippkort, presentkort eller saldo. En plats som bara är delbetald eller obetald ger ingen ersättning än. Den förblir oavräknad tills den är helt betald. Beroende på hur instruktören får betalt räknas antingen varje fullt betald plats för sig, eller så ger en lektion ersättning först när varje plats på den är betald: en sats per lektion eller ett garanterat minimibelopp per lektion kräver att hela lektionen är avräknad först. När en instruktör säljer ett klippkort eller presentkort får instruktören också en andel, som redovisas vid sidan av lektionerna. I Registrera betalning för en lektion ser du hur en plats markeras som betald, och i Ersättning hur varje instruktörs sats ställs in.

De tre flikarna

  • Att avräkna: allt som en instruktör har tjänat in men som ännu inte har betalats ut. Här gör du avräkningen.
  • Sammanfattningar: samma siffror grupperade per period (dag, vecka, månad eller ett eget intervall), för en överblick.
  • Avräknade: den stängda loggen över alla avräkningar som redan är bekräftade, och det enda stället där du kan återföra en avräkning.

Göra avräkning med en instruktör

Bara administratörer kan göra avräkning. Instruktörens egen vy är skrivskyddad: instruktören kan titta men inte bekräfta. (En administratör som också undervisar ser hela stallets vy.)

  1. På fliken Att avräkna väljer du en instruktör i listan till vänster. Instruktörens lektioner och sålda klippkort och presentkort för perioden visas, grupperade per dag.
  2. Alla poster är ikryssade från början. Kryssa ur det du inte vill ta med än: en hel dag, en enskild lektion eller ett enskilt sålt klippkort eller presentkort.
  3. Summeringsraden som ligger fast längst ned räknar ihop det du har valt: Utbetalning (vad instruktören ska få), Kontant till mig (kontanterna som instruktören lämnar över när den egna utbetalningen är avdragen) och Stallets andel (vad stallet har tjänat).
  4. Klicka på Gör avräkning med [namn], läs igenom bekräftelsen (lektioner, utbetalning och stallets andel) och bekräfta. Då låses siffrorna. Avräkningen går inte att ångra härifrån, bara återföra (se nedan).

Varje rad i tabellen har också sina egna siffror: använda klippkort, presentkort och saldo, försäljning av klippkort och presentkort, kontantlösa inbetalningar, kontanter, utbetalning, stallets andel av raden och avräkningsbeloppet. En etikett med Anpassat pris eller Egen häst på en lektion visar att en avvikande sats har använts.

Så läser du kolumnerna

  • Använt klippkort/presentkort/saldo: hur många ryttare som betalade med något som köpts tidigare, alltså ett klippkort, ett presentkort eller sitt saldo. Håll muspekaren över kolumnen för att se uppdelningen och Levererat värde för raden, det vill säga värdet av de lektioner som faktiskt har hållits här.
  • Försäljning klippkort/presentkort: priset på de klippkort eller presentkort som instruktören sålde under perioden.
  • Kontantlöst: betalningar med betalkort.
  • Kontant: betalningar med kontanter, som instruktören har hos sig fram till avräkningen.
  • Utbetalning: vad instruktören ska få för raden.
  • Stallets andel: levererat värde minus utbetalning, alltså vad stallet har tjänat på lektionerna på raden.
  • Avräkning: insamlade kontanter minus utbetalning, alltså det som faktiskt lämnas över (se nedan).

Instruktörens egen vy har färre kolumner och visar inte stallets ekonomi: bara lektioner, ryttare, timmar, Använt klippkort/presentkort/saldo, Utbetalning och Avräkning, eftersom en annan instruktörs sats inte angår instruktören.

Därför är en lektion som betalas med klippkort inte längre en förlust

När en kund köper ett klippkort på 4 lektioner för 1 200 tar stallet emot 1 200 den dagen men har ännu inte tjänat in pengarna, eftersom stallet är skyldigt fyra lektioner. Stallets andel bokför värdet allteftersom varje lektion hålls, inte den dag klippkortet såldes. Själva försäljningen visar alltså en andel på 0, och var och en av de fyra lektionerna visar sina egna 300 minus instruktörens utbetalning.

Det här spelar störst roll när någon på kontoret säljer klippkortet och en annan instruktör håller lektionerna: andelen hamnar hos den som undervisade, och det är därför listan över instruktörer kan svara på frågan ”vem tjänar mest åt oss?”.

En följd som är bra att känna till: kolumnen Försäljning klippkort/presentkort och raden Klippkort och presentkort under Ekonomi räknar fortfarande klippkortet den dag det såldes. I en period som innehåller ett klippkort som ingen har ridit av än stämmer de två därför inte med varandra, och det är avsiktligt. Det ena är pengar som kommit in, det andra är marginal som har tjänats in.

Avräkningen, och när stallet är skyldigt dig pengar

Vid avräkningen lämnar instruktören inte tillbaka varenda krona av de kontanter som samlats in, utan behåller först sin egen utbetalning. Avräkning är det som blir över: insamlade kontanter minus utbetalning. Är en instruktörs utbetalning större än de kontanter som kom in (till exempel för att de flesta lektionerna betalades med betalkort eller klippkort) blir beloppet negativt. Då är det stallet som är skyldigt instruktören mellanskillnaden, i stället för tvärtom.

Fliken Avräknade och hur du återför en avräkning

Varje bekräftad avräkning visas i loggen Avräknade: perioden den gäller, när den gjordes, vem som gjorde den och de frysta siffrorna för utbetalning och kontanter. En avräkning som betalade ut en fast lön visar en rad Fast lön under namnet.

Har en avräkning bekräftats av misstag kan en administratör klicka på Återför vid den, skriva en orsak om det behövs och bekräfta. Då går dess lektioner, försäljningar och betalningar från saldot tillbaka till Att avräkna, så att de kan rättas och avräknas på nytt. Originalposten ligger kvar i loggen med markeringen Återförd, så att det alltid går att se vad som har hänt. Bara administratörer kan återföra, och det går inte att ångra. Om en senare avräknings period täcker dagar som den här avräkningen betalade fast lön för, stoppas återföringen och meddelandet anger den senare avräkningen: återför den först, så att den fasta lönen för de dagarna kan avräknas igen.

Passdagar i personalschemat

När personalschemat är påslaget avräknas stallpersonalen här också. En person i personalschemats team visas i listan med en rad Personalschema för varje arbetsdag, med pass och timmar, och tavlan får en kolumn Personalschema med beloppet (CSV-exporten lägger till pass och timmar). I loggen Avräknade visar en avräkning som betalade ut passdagar en rad Personalschema under namnet. Kryssa i och avräkna de dagarna som vilken annan post som helst.

  • En dag kommer med först när den är slut, så dagens datum kommer aldrig med.
  • En dag vars tid väntar på kontroll visar Kontrollera i Personalschema och går inte att kryssa i förrän posten har bekräftats, rättats eller avvisats i personalschemat.
  • Återför du en avräkning (Återför) eller en enda dag av den (Återför dagen) går dess passdagar också tillbaka till Att avräkna. Är personalschemat avstängt försvinner de i stället från Avräkning tills du slår på det igen, och det står i bekräftelsen. Om en senare avräkning rättar en av dess passdagar (se de två punkterna nedan) stoppas hela återföringen och meddelandet anger den senare avräkningen: återför den först.
  • På en avräknad passdag för en person med timlön betalas en lektion med avdrag för de minuter som redan har betalats den dagen: tavlan visar avdraget som en minusrad som slutar på redan betalt i Personalschema, och CSV-exporten har en kolumn Personalschema · redan betalt.
  • En lektion som ännu inte är avräknad och som ställs in, tas bort, flyttas eller går till en annan instruktör frigör sin tid den dagen: tavlan visar tiden som en post från personalschemat som du kan kryssa i, till exempel 1:00 h frigjorda från en lektion. En lektion som redan är avräknad behåller de tider och den instruktör den avräknades med, så den frigör ingenting.
  • Om du stänger av personalschemat tas dess oavräknade dagar bort från Att avräkna tills du slår på det igen, och därför frågar Nose först om det finns dagar som väntar. Redan avräknade dagar ligger kvar på flikarna Avräknade och Sammanfattningar.

Bra att veta

  • En satsändring under perioden markeras med en anteckning: lektioner före ändringen använder den tidigare satsen, lektioner efter ändringen den nya.
  • Du kan exportera den aktuella vyn (avräkningstavlan, en sammanfattning eller en uppdelning per häst) som en CSV-fil.
  • Klickar du på raden för en lektion eller ett sålt klippkort eller presentkort öppnas alla detaljer bredvid tavlan, så att du kan kontrollera vad som har hänt utan att lämna sidan.
  • Hästar är en egen vy som du väljer högst upp på sidan, bredvid Instruktörer: samma period ordnad per häst, med lektioner, timmar, intäkter och hur varje hästs arbetsbelastning står sig mot veckomålet. Den visar bara Sammanfattningar, eftersom en häst inte har något att avräkna.

Se även