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Gérer les permanences

La semaine d'un coup d'œil, les changements d'un jour, les demandes de congé, la vérification des heures et le règlement des jours dans Gains.

PourAdministrateurs

Sur cette page

Ouvre Permanences dans le menu pour voir qui s'occupe de l'écurie cette semaine, répondre aux demandes de congé, vérifier les heures saisies par ton équipe et voir ce qui revient à chacun. La page a trois onglets : Planning, Règlement et Équipe. Seuls les administrateurs la voient ainsi ; ton équipe en a une version en lecture seule, et les moniteurs peuvent aussi saisir et corriger le temps des aides (voir Pointage, corrections et congés).

La semaine

L'onglet Planning montre une semaine, du lundi au dimanche. Passe d'une semaine à l'autre avec les flèches ou le calendrier.

  • Lignes Personnes (par défaut) : une ligne par personne, chaque jour divisé en matin, midi et soir. La ligne Couverture en haut compte les personnes sur chaque créneau ; un créneau sans personne est hachuré et indique personne. La colonne Semaine en bout de ligne additionne les heures jusqu'à aujourd'hui.
  • Lignes Créneaux : une ligne par créneau avec les personnes sous forme de pastilles, et une ligne Total par jour (« 2/3 créneaux · 18:40 h »).

Sous chaque jour, tu vois combien de temps la personne était là : le pointage et les séances comptés ensemble, un chevauchement une seule fois. pas d'heures signale un créneau passé sans rien d'enregistré pour quelqu'un payé à l'heure.

Sur téléphone, le planning montre un jour à la fois, avec toute la semaine en dessous, à lire.

Changer un seul jour

Les semaines à venir se remplissent à partir de la semaine habituelle (voir Mettre en place les permanences). Pour changer un seul jour, clique sur la case : quelqu'un qui n'était pas sur ce créneau y passe pour ce jour seulement, quelqu'un qui y était en est retiré pour ce jour. Dans les lignes Créneaux, utilise Ajouter une personne sur un créneau, ou sélectionne la pastille d'une personne et retire-la avec la corbeille.

Pour annuler un changement d'un jour, clique de nouveau sur la case : le jour revient à la semaine habituelle. Ton équipe reçoit une notification quand ses permanences changent dans les sept prochains jours.

Le détail d'une journée

Clique sur le temps sous la journée d'une personne pour en ouvrir le détail à droite.

Tu vois les créneaux de la personne ce jour-là, chaque saisie de temps avec son origine (pointage sur le téléphone, saisie par la personne, saisie par la direction, ou pointage non arrêté et fermé automatiquement), ses séances issues du planning et les totaux. Sur chaque saisie :

  • Corriger — modifier les heures. Indique pourquoi ; la raison et la version précédente restent dans l'historique de la saisie.
  • Confirmer — la saisie est juste. Une saisie fermée automatiquement doit être confirmée, corrigée ou rejetée avant que la journée puisse être payée.
  • Rejeter — la saisie reste barrée dans l'historique et ne compte pas.
  • Rétablir la précédente — annule un rejet ou une correction. La correction annulée reste barrée dans l'historique de la saisie, avec la mention annulée, et ne compte pas.

Utilise Ajouter une saisie à la main pour une journée oubliée ou pour une personne sans compte. On ne peut pas saisir de temps pour une journée qui n'a pas encore eu lieu, et une saisie se termine le même jour — travailler après minuit, c'est deux saisies.

Les séances ne se saisissent jamais : elles viennent du planning et comptent une fois la séance faite.

Les demandes de congé

Ton équipe demande ses congés depuis le téléphone. Une demande en attente apparaît à trois endroits :

  • dans Demandes, à côté des demandes de séances et de services,
  • dans l'onglet Planning, derrière le bouton Demandes de congé à côté des onglets — son nombre indique combien attendent,
  • comme notification pour chaque administrateur.

Chaque demande indique les dates, la journée entière ou certains créneaux, et qui reste dans les permanences — ou que plus personne ne reste. La raison, si la personne en a donné une, n'est visible que des administrateurs.

  • Accepter — ces jours deviennent congé dans les permanences. Les créneaux que cela laisse vides sont listés juste au-dessus, sous Qui reste dans les permanences (plus personne). Couvre-les ensuite dans l'onglet Planning.
  • Refuser — Nose te demande de confirmer ; les permanences restent telles quelles.

La personne est notifiée dans les deux cas.

Règlement : ce qui revient à chacun

L'onglet Règlement montre une période — au départ le mois en cours — personne par personne : créneaux, temps, séances, le temps total sur place (chevauchement compté une fois), le tarif et le montant.

  • Statut indique prêt à payer, réglé dans Gains : 19 sur 20 jours ou réglé dans Gains avec la date. Quand des saisies d'une personne t'attendent, Vérifier (1) s'affiche à la place, et une note au-dessus du tableau les compte.
  • Déplie la ligne d'une personne avec la flèche pour voir ses chiffres jour par jour, les saisies À vérifier — chacune avec Rejeter, Corriger, Confirmer et Ouvrir la journée — et les Corrections sur la période : chaque saisie corrigée, qui l'a corrigée et pourquoi.
  • Télécharger le CSV exporte le tableau.

Le montant est le même chiffre que Gains → Résumés pour la même période, et le même que Finances compte dans sa ligne de paie.

Payer les jours dans Gains

Les permanences ne paient personne d'elles-mêmes. Aller dans Gains t'emmène au seul endroit où la paie se règle :

  1. Dans l'onglet À régler, choisis la personne. Ses jours de permanence apparaissent en lignes Permanence, une par jour, avec les créneaux et les heures, à côté des séances et des ventes.
  2. Coche les jours que tu paies et règle comme d'habitude.
  • Une journée peut être réglée une fois terminée : aujourd'hui n'y apparaît jamais.
  • Une journée dont le temps attend une vérification affiche Vérifier dans Permanences et ne peut pas être cochée tant que tu n'as pas confirmé, corrigé ou rejeté la saisie.
  • Une journée réglée est figée : son temps et ses créneaux ne peuvent plus être changés, ni par toi ni par la personne. Pour la modifier, ouvre la journée dans Permanences et suis le lien vers Gains ; dans l'onglet Réglé, utilise Annuler le jour, et la journée revient pour être modifiée — sauf si un règlement ultérieur a corrigé cette journée d'une personne payée à l'heure : elle ne revient alors qu'une fois ce règlement ultérieur annulé, et le refus le nomme.

Bon à savoir

  • Un changement de tarif s'applique à chaque journée pas encore réglée ; les journées réglées gardent le montant auquel elles ont été payées.
  • Finances inclut le montant des permanences dans sa ligne de paie, nommée Paie des moniteurs et des permanences.
  • Si quelqu'un oublie d'arrêter le pointage, Nose le ferme à la fin de son dernier créneau de la journée, ou à 21:00, et le marque pour que tu le vérifies.

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