Répondre à une demande de séance

Quand un cavalier demande une séance, la demande arrive dans Demandes. À toi de l'inscrire (à la séance qu'il a choisie, à une autre séance du même jour ou à une nouvelle séance) ou de refuser, vite et gentiment.

Les demandes viennent des cavaliers dans l'application tant que Autoriser les clients à demander des séances est activé, et des visiteurs de ton planning public tant qu'Afficher le planning public est activé. Les deux interrupteurs sont dans Paramètres → Réservation et annulation. Les administrateurs voient toutes les demandes. Les moniteurs voient celles des séances qu'ils encadrent, ou celles où le cavalier les a choisis.

Répondre à une demande

1. Ouvre Demandes. Les nouvelles demandes attendent dans l'onglet En attente. Utilise Période (par exemple Aujourd'hui ou Urgent (>24h)) pour voir en premier celles qui demandent le plus ton attention.
2. Touche une demande pour voir le jour, l'heure, le cheval ou le moniteur que le cavalier souhaite, son message et comment le joindre.
3. Si le cavalier a choisi une séance précise, touche Confirmer sur la ligne, ou Approuver dans le panneau, et il y est inscrit.
4. S'il n'a pas choisi de séance précise, touche Planifier…. Sous Séances correspondantes ce jour-là, touche Attacher sur la séance qui lui convient.
5. Si aucune séance ne convient, touche Créer une nouvelle séance. Le moniteur, le type de séance et l'heure sont déjà remplis d'après la demande : vérifie-les, ajoute un emplacement si tu en utilises, puis touche Créer et confirmer. Si rien ne correspond ce jour-là, ce formulaire est déjà ouvert.
6. Pour refuser, touche Refuser, écris un court motif si tu le souhaites, puis touche de nouveau Refuser. Le cavalier voit le motif, et un « Samedi, c'est complet. Jeudi, ça t'irait ? » vaut mieux qu'un silence.
7. Pour en refuser plusieurs d'un coup, coche-les, touche Refuser la sélection, ajoute un motif si tu le souhaites et confirme. Tout le monde reçoit le même motif.

Si quelque chose cloche

• « La séance est à pleine capacité » : la séance s'est remplie avant que tu traites la demande. Inscris le cavalier dans une autre séance, crée-en une nouvelle, ou refuse avec une proposition.
• Le cheval dépasse sa limite de travail : Nose te demande confirmation avant de mettre le cavalier sur ce cheval. Touche Attribuer quand même si c'est bon, ou Annuler, puis refuse avec un mot qui propose un autre cheval ou un autre jour. Voir Quand un cheval ne peut pas travailler.
• Tu as refusé par erreur : touche Annuler dans le message qui s'affiche. Il ne reste que quelques secondes. Le cavalier a déjà été prévenu, alors envoie-lui un petit mot.
• Un moniteur ne voit pas une demande : les moniteurs ne voient que les demandes de leurs propres séances ou celles où le cavalier les a choisis. Un administrateur peut activer l'interrupteur dans la colonne Demandes 📨, à côté de ce moniteur, dans l'onglet Moniteurs de Tarifs.

Ce qui se fait tout seul

• Quand tu confirmes ou refuses, le cavalier (ou son parent) reçoit un e-mail. Un refus contient ton motif, si tu en as écrit un. Les cavaliers qui ont un compte voient aussi la réponse dans l'application.
• Un cavalier confirmé apparaît sur la séance dans le planning, comme n'importe quelle autre réservation.
• Quand une nouvelle demande arrive, les administrateurs reçoivent une notification, ainsi que le moniteur concerné par la demande.
• Une demande qui reste sans réponse expire et passe dans l'onglet Expiré. Le cavalier reçoit un e-mail pour l'en informer.

Connexes

• Demandes de séances : tout ce qu'il y a sur l'écran Demandes.
• Réservation et annulation : active ou désactive les demandes et le planning public.
• Prendre les réservations en ligne : d'où viennent les demandes.
• Quand un cheval ne peut pas travailler : mets un cheval au repos et remplace-le sur les séances du jour.