Les personnes et les rôles

La page Personnes répertorie tout le monde en lien avec ton écurie — les cavaliers qui la fréquentent et le personnel qui la gère. L'activité, les cartes de séances, le solde et la famille de chaque personne sont à portée de clic, avec leurs rôles, leur statut et les invitations. Les administrateurs et les moniteurs peuvent l'ouvrir.

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Trouver une personne

• Recherche par nom, e-mail ou téléphone dans la case en haut.
• Filtre par rôle à l'aide des onglets à côté du champ de recherche : Tous, le propriétaire, les moniteurs, les assistants, les clients et les propriétaires de chevaux affichent chacun un décompte en direct.
• Bascule entre les personnes Actives et Désactivées avec le bouton à côté du champ de recherche.

Lire la ligne

Chaque ligne affiche :

• Nom et contact : la personne, avec son adresse e-mail en dessous.
• Groupes : les groupes de clients dont la personne fait partie, dès que ton écurie a des groupes (voir Groupes de clients).
• Rôle : un badge par rôle occupé par une personne ; une personne peut en détenir plusieurs. Une personne sans adhésion à l'écurie (une personne de passage, ou seulement ajoutée à une réservation) affiche pas encore membre au lieu d'un rôle.
• Séances (30 jours) : combien de séances la personne a effectuées au cours des 30 derniers jours.
• Dernière activité : date de leur dernière activité.
• Cartes de séances actives : combien de cartes de séances valides la personne détient actuellement.

Basculer sur l'onglet Désactivées remplace toutes les colonnes après le nom par la date de désactivation et, pour les administrateurs, une action Réactiver.

Les rôles et qui peut les modifier

• Administrateur (propriétaire) – contrôle total : paramètres, facturation, argent et gestion des rôles de toutes les autres personnes.
• Moniteur : gère le planning, les séances, les cartes de séances, les bons et les paiements, et peut attribuer les rôles client, propriétaire de chevaux et assistant — mais pas administrateur ni moniteur.
• Assistant : un rôle gratuit et limité. Peut voir le calendrier et la liste des chevaux, et mettre à jour l'état de bien-être d'un cheval (par exemple en le marquant au repos), mais ne peut pas toucher à l'argent, aux réservations ou aux paramètres.
• Client et Propriétaire de chevaux : les personnes qui montent et possèdent des chevaux, gérées au quotidien depuis cette même page.

Une personne peut occuper plus d'un rôle à la fois — par exemple un moniteur qui est également propriétaire de chevaux. Ouvre le panneau d'une personne et va dans l'onglet Adhésion pour modifier ses rôles : les administrateurs peuvent attribuer n'importe quel rôle, les moniteurs client, propriétaire de chevaux et assistant. Personne ne peut retirer son propre rôle d'administrateur, et une écurie doit toujours avoir au moins un administrateur.

Statut et désactivation

Ouvre le menu ⋯ d'une personne et choisis Désactiver. Elle perd immédiatement l'accès à l'écurie ; son historique reste intact, et un administrateur pourra la Réactiver ultérieurement depuis l'onglet Désactivées. Tu ne peux pas désactiver ton propre compte. Désactiver quelqu'un ne supprime rien : cela rembourse tout crédit de carte de séances et supprime simplement son accès.

Ajouter une personne

Tout le monde passe par un seul bouton : Ajouter une personne, dans le coin supérieur droit. La suite dépend des rôles que tu coches.

1. Clique sur Ajouter une personne.
2. Saisis le Nom complet.
3. Coche un ou plusieurs Rôles. Un administrateur peut cocher n'importe quel rôle ; un moniteur, client, propriétaire de cheval et aide.
4. Ajoute l'E-mail et, si tu veux, le Téléphone.
5. Clique sur le bouton en bas — selon les rôles, il indique Ajouter une personne ou Envoyer une invitation.

Les clients et les propriétaires de chevaux sont ajoutés tout de suite

Quand tu coches seulement client, propriétaire de cheval ou les deux, la personne apparaît dans ta liste dès que tu cliques sur Ajouter une personne, et l'e-mail est facultatif.

• Sans e-mail — tu obtiens un enregistrement de passage. Il fonctionne pour les réservations, les cartes de séances, l'argent et comme propriétaire d'un cheval, mais la personne ne peut pas se connecter.
• Avec un e-mail — une case Donner accès à l'application apparaît sous l'adresse, cochée au départ :
  • Cochée — un lien de connexion à l'application est envoyé à cette adresse. Elle devient son adresse de connexion, et Nose lui écrit là comme à n'importe quel client (rappels de séances, reçus, etc.).
  • Décochée — l'e-mail est conservé pour l'équipe uniquement. Nose n'écrira pas à cette adresse, et elle ne permet pas de se connecter. Rien n'est envoyé — ni invitation, ni rappel. Pratique pour un propriétaire de cheval ou un client que tu contactes toi-même et qui n'a pas besoin de l'application. Tu pourras lui donner accès plus tard (voir ci-dessous).

Quelques points que Nose gère pour toi :

• Pas de doublons. Si l'e-mail est déjà enregistré pour un client de ton écurie, Nose met ce client à jour au lieu d'ajouter une deuxième personne, et lui ajoute les nouveaux rôles de client cochés — par exemple un client qui possède maintenant un cheval. Quand un rôle est ajouté, le message après l'enregistrement te l'indique. Nose s'arrête et te prévient si l'e-mail appartient à un membre de ton équipe ou — avec la case cochée — s'il est conservé au dossier de quelqu'un d'autre. Pour modifier les rôles d'un membre de l'équipe, passe par son onglet Adhésion. Un ajout qui donnerait accès à l'application à un membre de ton équipe des permanences est réservé à un administrateur — un moniteur en est averti par un message.
• L'accès à l'application n'est pas retiré. Si la personne se connecte déjà avec cet e-mail, elle garde son accès même avec la case décochée — le message te le confirme.
• Personnes d'autres écuries. Si l'e-mail appartient à quelqu'un qui utilise Nose ailleurs et que la case est cochée, cette personne reçoit une invitation à la place et apparaît dans Invitations en attente jusqu'à ce qu'elle accepte. Avec la case décochée, l'e-mail est simplement conservé au dossier — Nose ne t'indique jamais s'il appartient à quelqu'un d'autre.

L'équipe rejoint l'écurie sur invitation

Coche administrateur, moniteur ou aide — seul ou avec d'autres rôles — et l'e-mail devient obligatoire, le bouton devenant Envoyer une invitation. La personne reçoit un e-mail avec un lien de connexion en un clic et, en acceptant, obtient tous les rôles cochés. Seul un administrateur peut inviter d'autres administrateurs et des moniteurs.

Tant qu'une invitation attend d'être acceptée, elle apparaît dans une section Invitations en attente au-dessus de la liste, où tu peux la renvoyer ou (administrateurs uniquement) l'annuler.

Toutes les façons dont un cavalier peut rejoindre ton écurie sont décrites dans Faire entrer tes cavaliers.

L'e-mail d'une personne : adresse de connexion ou contact uniquement

Ouvre le panneau d'une personne et va dans l'onglet Contact. Juste au-dessus de l'e-mail, il est indiqué de quel type d'adresse il s'agit :

• Adresse de connexion — la personne a accès à l'application. C'est l'adresse avec laquelle elle se connecte et à laquelle Nose lui écrit. Tu peux la corriger tant qu'elle ne s'est jamais connectée ; ensuite, elle seule peut la modifier, depuis sa page de compte.
• Contact uniquement — Nose n'écrit pas à cette adresse — la personne n'a pas accès à l'application. Seule ton équipe la voit (administrateurs et moniteurs), et elle ne permet pas de se connecter. Modifie-la quand tu veux ; laisse le champ vide pour la retirer.

Pour un membre de ton équipe des permanences, seul un administrateur peut modifier l'e-mail ou donner accès à l'application — un moniteur voit l'adresse en lecture seule, avec une note indiquant que seul un administrateur peut la modifier, sans bouton Donner accès à l'application.

Saisir un e-mail dans l'onglet Contact d'une personne sans accès à l'application le conserve au dossier — cela ne lui permet pas de se connecter. Si l'adresse est déjà enregistrée pour quelqu'un d'autre dans ton écurie, tu en es averti ; s'il s'agit vraiment de la même personne, utilise Fusionner les doublons… sur sa ligne dans Personnes.

Donner accès à l'application plus tard

Quand une personne dont l'e-mail est en contact uniquement veut utiliser l'application :

1. Ouvre son panneau et va dans l'onglet Contact. Vérifie que l'e-mail est correct et enregistré.
2. Clique sur Donner accès à l'application.
3. Vérifie l'adresse et clique sur Envoyer le lien de connexion.

Nose envoie un lien de connexion à cette adresse, qui devient son adresse de connexion, et Nose lui écrit là comme à n'importe quel client.

• Le bouton n'apparaît que pour les personnes actives dont l'e-mail est enregistré, et seulement si tu peux gérer tous les rôles de cette personne. Pour un membre de l'équipe des permanences, seuls les administrateurs le voient. Une personne désactivée doit d'abord être réactivée.
• Si l'e-mail appartient déjà à quelqu'un d'autre dans ton écurie, tu es renvoyé vers Fusionner les doublons….

Le panneau de la personne

Clique sur une personne pour ouvrir son panneau :

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• Résumé — paiements en un coup d'œil (total payé, séances en attente, annulés), les cartes de séances et les bons qu'ils détiennent, l'historique de leurs séances et, sous les remarques, les Groupes dont ils font partie.
• Contact : nom, adresse e-mail et téléphone, le type d'e-mail (adresse de connexion ou contact uniquement) et, pour une personne sans accès à l'application, Donner accès à l'application.
• Adhésion : leurs rôles (avec l'éditeur décrit ci-dessus), leur statut et leur date d'adhésion.
• Solde : le solde courant de la personne : recharges, frais de séance, règlements et remboursements, en commençant par le plus récent, avec une exportation CSV. Les administrateurs y décident aussi si la personne peut payer plus tard — voir ci-dessous.
• Tuteurs — pour un enfant ou un cavalier à charge, les comptes du parent ou du tuteur qui leur sont liés.

Permettre à quelqu'un de payer plus tard

Le paiement différé s'active personne par personne, et seul un administrateur peut le faire. Il faut un Plafond de paiement différé supérieur à 0 dans Solde et paiements en ligne : tant qu'il est à 0, personne ne peut avoir d'impayé et cette partie de l'onglet reste masquée.

1. Ouvre la personne et va dans l'onglet Solde.
2. Sous Crédit client, mets l'interrupteur sur Autorisé.
3. Pour donner à cette personne une limite différente des autres, saisis un montant dans Limite de crédit. Il s'enregistre quand tu quittes le champ ou appuies sur Entrée.

• Laisse le champ vide ou clique sur Rétablir la limite par défaut, et la personne suit de nouveau la limite de l'écurie, y compris si tu la modifies plus tard.
• La limite n'empêche personne de monter ni de payer plus tard. Elle détermine à partir de quand la personne est signalée comme au-delà de sa limite dans Personnes et sur le tableau de bord.
• Si tu repasses sur Bloqué, le montant saisi est conservé pour la prochaine activation.

Bon à savoir

• Une personne peut être à la fois un client et un propriétaire de cheval : le même enregistrement relie les deux.
• Les enfants n'ont pas besoin de leur propre e-mail — un parent peut les ajouter sous son propre compte ; voir Comptes familiaux.
• Si la même personne a été ajoutée deux fois (une fois par toi, une fois lors de son inscription), tu peux fusionner les deux enregistrements afin que leur historique, leurs cartes de séances et leur solde se retrouvent au même endroit.
• Tu peux corriger l'adresse de connexion d'une personne qui ne s'est jamais connectée, et la modification s'applique aussitôt — pour un membre de l'équipe des permanences, seul un administrateur peut le faire. Une fois qu'elle s'est connectée, elle seule peut la modifier, depuis sa page de compte — dans l'onglet Contact, l'adresse est alors en lecture seule. Tu peux toujours modifier son nom et son téléphone. Un e-mail en contact uniquement se modifie à tout moment (pour un membre de l'équipe des permanences, par un administrateur).

Connexes

• Faire entrer tes cavaliers — toutes les façons dont un cavalier rejoint ton écurie, et ce qu'il voit.
• Accepter une invitation — l'autre côté de cette page : ce que la personne que tu invites voit et fait.
• Chevaux — où un client apparaît en tant que propriétaire d'un cheval.
• Groupes de clients — répartir les cavaliers en groupes, filtrer la page Personnes avec et les badges dans le planning.
• Demandes — la boîte de réception des demandes de réservation à partir de laquelle les moniteurs et les administrateurs travaillent.