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Clôturer ton mois

Règle tes moniteurs, vérifie le résultat du mois et exporte les chiffres pour ton comptable.

PourAdministrateurs

Sur cette page

Une fois par mois, tu règles tes moniteurs, tu regardes ce que l'écurie a rapporté et tu passes les chiffres à ton comptable. Presque tout se passe dans Gains et Finances, et seul un administrateur peut le faire.

Clôturer le mois

  1. Ouvre Gains et passe à Clientèle. L'onglet liste tous ceux qui te doivent encore de l'argent. Une séance où un cavalier n'a pas payé ne peut pas être réglée : encaisse d'abord ce que tu peux. Voir Encaisser ce qu'on te doit.
  2. Reviens à Moniteurs et ouvre À régler. Choisis un moniteur à gauche. Ses séances non réglées et ses ventes de cartes de séances et de bons s'affichent, regroupées par jour.
  3. Tout est coché. Décoche ce que tu veux laisser pour plus tard : une seule séance, ou une journée entière, comme les premiers jours du mois suivant.
  4. Regarde la barre en bas. Versement, c'est ce que le moniteur a gagné. Espèces pour moi correspond aux espèces qu'il te remet après avoir gardé son versement ; un montant négatif veut dire que c'est l'écurie qui lui doit la différence. Comment circule l'argent explique les deux.
  5. Clique sur Régler [nom], vérifie les séances, le versement et la part du centre équestre dans la confirmation, puis confirme. Recommence pour chaque moniteur.
  6. Ouvre Résumés, choisis Mois et utilise les flèches pour aller au mois que tu clôtures. Clique sur Exporter au format CSV. Tu obtiens une ligne par moniteur avec ses séances, ses recettes, son versement et son salaire : c'est le fichier pour ton comptable.
  7. Si tes cavaliers paient en ligne, ton comptable voudra aussi les paiements du mois côté Stripe. Ouvre-les avec Ouvrir le tableau de bord Stripe dans Paramètres → Solde et paiements en ligne.
  8. Ouvre Finances. Dans Aperçu, vérifie le Résultat du mois. Une dépense fixe qui n'a pas encore été saisie ce mois-ci s'affiche avec le montant du mois dernier : clique dessus, corrige le montant et clique sur Enregistrer la dépense. Pour tout ce que l'écurie a payé d'autre, ouvre Dépenses et clique sur Ajouter une dépense. Si Finances n'est pas dans le menu, active-le dans Paramètres → Finances avec Activer Finances.

Si quelque chose cloche

  • Impossible de cocher une séance. En la survolant, tu vois « Pas encore réglable — un cavalier n'a pas encore payé cette reprise. » Encaisse le paiement du cavalier à la séance : voir Encaisser à la séance. La séance peut être cochée dès qu'il a payé.
  • Le règlement s'arrête avec « Certaines séances sélectionnées n'ont pas de tarif dans la grille de rémunération ». Ajoute le tarif manquant dans Paramètres → Rémunération, puis relance le règlement.
  • Tu as réglé les mauvaises séances ou la mauvaise personne. Ouvre Réglé, clique sur Contrepasser à côté de ce règlement, ajoute une raison si tu veux, puis clique sur Contrepasser le règlement. Ses séances et ses ventes retournent dans À régler, prêtes à être réglées de nouveau.
  • Finances indique « Nous n'affichons pas encore de résultat ». Les dépenses fixes du mois dernier n'ont pas été reportées sur celui-ci. Ajoute-les depuis Aperçu. Si l'une d'elles ne reviendra vraiment plus, clique sur Ne se répète pas sur cette dépense.

Ce qui se fait tout seul

  • Les séances et les ventes réglées quittent À régler et passent sous Réglé, avec la date et le nom de la personne qui les a réglées. Le moniteur voit le même règlement dans ses propres Gains.
  • La Paie des moniteurs apparaît toute seule dans Finances, avec un cadenas : tu ne la saisis jamais. Les recettes des séances, des cartes de séances et des bons, de la pension et des prestations supplémentaires se remplissent toutes seules, elles aussi.
  • Finances ne verrouille jamais un mois. Une dépense que tu ajoutes la semaine prochaine, datée de ce mois-ci, modifie quand même le résultat de ce mois-ci. Un règlement, lui, reste tel quel tant que tu ne l'annules pas : voir Ce que régler veut dire.

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