Passer au contenu principal
Connexion

Créer et modifier des parcours

Ouvre le panneau des séances pour ajouter une séance, définir son type, son heure, son moniteur et ses chevaux, ajouter des cavaliers, la répéter avec ses habitués et la modifier, l'annuler ou la supprimer ultérieurement.

PourAdministrateursMoniteurs

Sur cette page

Chaque séance commence et se termine au même endroit : un panneau qui se glisse à droite du planning. Les administrateurs et les moniteurs peuvent l'ouvrir ; les cavaliers et les assistants ne peuvent pas créer ou modifier des séances.

Ouverture du panneau

  • Clique sur + Ajouter une séance dans la barre d'outils du planning pour démarrer une séance vierge.
  • Ou clique sur un emplacement vide sur la grille hebdomadaire – cela ouvre le panneau pré-rempli avec cette heure et cet moniteur. Cliquer à nouveau sur le même emplacement vide ferme le panneau sans enregistrer.
  • Clique sur n’importe quelle séance existante pour ouvrir son panneau, pour la visualiser ou la modifier.

Remplir une nouvelle séance

Le formulaire de droite te permet de définir :

  • Date — choisis dans la puce du calendrier.
  • Capacité : combien de cavaliers la séance peut accueillir.
  • Début et Durée : l'heure de fin est déterminée pour toi ; la modification du type de séance réinitialise également la durée par défaut de ce type.
  • Moniteur — tout administrateur ou moniteur actif dans ton écurie.
  • Type de séance — seuls les types disponibles le jour de la semaine choisi sont proposés (une écurie peut restreindre un type aux jours de semaine ou au week-end uniquement).
  • Chevaux : choisis si la séance attire ses chevaux par type de séance, parmi un ou plusieurs groupes de chevaux ou parmi tous les chevaux. Cela décide quels chevaux se présenteront pour une affectation plus tard, dans la vue journalière.
  • Emplacement — l'un des emplacements actifs de ton écurie.
  • Notes — visibles par le personnel et par les participants à la randonnée.

Tu peux également faire répéter la séance – voir ci-dessous. Lorsque tu as terminé, clique sur Ajouter une séance.

Si l'heure, le moniteur ou un cheval entre en conflit avec quelque chose d'autre déjà programmé, ou si la séance tombe en dehors des heures d'ouverture de l'écurie ou un jour normalement fermé, tu verras un avertissement avec la possibilité d'enregistrer quand même.

Répéter une séance

Lors de la création d'une séance, ouvre le champ Répéter pour le transformer en série :

  • Quotidien, En semaine, Week-end, Hebdomadaire ou Personnalisé (tous les N jours ou semaines).
  • Les préréglages qui ne correspondent pas au jour choisi sont masqués. Par exemple, Jours de la semaine disparaît si tu as choisi un samedi.
  • Le panneau indique le nombre de séances que la règle créera avant que tu ne l'enregistres.
  • Les événements qui surviennent un jour fermé, en dehors des heures de bureau ou en cas de conflit de planning sont automatiquement ignorés, et tu es informé du nombre d'événements ignorés et de la raison.

Habitués

Une série répète le créneau, mais aussi les personnes. Les habitués sont les cavaliers — chacun avec son cheval habituel — que la série inscrit d'elle-même à ses prochaines séances, pour que tu n'aies pas à reconstituer le même groupe à la main chaque semaine. Les administrateurs et les moniteurs définissent et modifient les habitués.

Définir les habitués en créant une série

  • Dès que tu règles Répéter sur une nouvelle séance, la carte Habitués apparaît dans le formulaire. Clique sur Ajouter aux habitués et cherche un client.
  • Pour chaque personne, choisis son cheval habituel ou laisse « — » (sans cheval). La croix retire la personne des habitués.
  • Les habitués ne peuvent pas être plus nombreux que les places de la séance. Sinon, la carte affiche une erreur et tu ne peux enregistrer qu'après avoir corrigé la liste.
  • Quand tu cliques sur Ajouter une séance, les habitués sont inscrits tout de suite aux séances de la série des 3 prochains mois. Ce qui ne peut pas être rempli tout de suite l'est par la mise à jour de la nuit.

Modifier les habitués à partir d'une séance

  • Ouvre la séance de la série à partir de laquelle le changement doit s'appliquer, va dans l'onglet Détails et modifie la carte Habitués : ajoute quelqu'un, retire quelqu'un ou change son cheval habituel.
  • Si seuls les habitués ont changé, le bouton du pied de page devient Enregistrer à partir du … avec la date de cette séance, sans question sur la portée. Si tu as aussi modifié d'autres champs, tu retrouves la question habituelle Cette séance uniquement / Cette séance et les futures — elle porte sur ces autres champs ; les habitués changent à partir de cette séance dans les deux cas.
  • Un nouvel habitué est inscrit aux séances de la série à partir de cette séance, 3 mois à l'avance.
  • Un cavalier retiré des habitués perd ses places futures à partir de cette séance — mais seulement celles qui ne sont pas payées. Les places payées (y compris avec une carte de séances ou un bon) ne sont jamais retirées : tu vois combien il en reste et tu peux les retirer dans la séance elle-même si besoin.
  • Changer le cheval habituel déplace sur le nouveau cheval les places futures non payées qui ont encore l'ancien. Un cheval que tu as changé à la main dans une seule séance reste tel quel.
  • La recherche de la carte propose d'abord les cavaliers Dans cette séance — inscrits à cette séance, mais pas encore parmi les habitués.
  • Tu ne peux pas modifier les habitués à partir d'une séance déjà passée : ouvre la séance d'aujourd'hui ou une séance ultérieure de la série. Si tu modifies la règle de répétition dans le même enregistrement, la carte est en lecture seule : les habitués passent dans la nouvelle série, et tu les modifies après l'enregistrement.
  • Si l'enregistrement réussit mais que les prochaines séances ne peuvent pas être mises à jour tout de suite, un message s'affiche avec le bouton Réessayer.

Des places 3 mois à l'avance

  • Une série crée des séances de nombreux mois à l'avance, mais les habitués n'occupent des places que sur les séances des 3 prochains mois. Les séances plus lointaines reçoivent les habitués d'elles-mêmes quand elles entrent dans cette période (mise à jour de la nuit).
  • La place d'un habitué est une place ordinaire : mêmes paiements, cartes de séances, règlement, absences et annulation par le cavalier.
  • Si le cheval habituel est déjà pris à cette heure ou dépasserait sa limite de travail, le cavalier est inscrit sans cheval — attribue-lui un cheval dans l'onglet Allouer et régler. Si la séance est déjà complète, le cavalier n'y est pas inscrit.

Changements sur une seule séance

  • Dans l'onglet Allouer et régler, les habitués portent sous leur nom un petit repère doré avec des flèches de répétition.
  • Ajouter ou retirer un cavalier dans cet onglet ne concerne que cette séance — les habitués ne changent pas. Comme avant, le cavalier reçoit la notification habituelle sur ce changement.
  • Un cavalier retiré d'une séance n'y revient pas de lui-même. En revanche, quand tu cliques sur + Ajouter un cavalier, les habitués absents de cette séance sont tout en haut de la liste, sous Habitués — en choisir un le réinscrit, avec son cheval habituel.

Ce que voient les cavaliers

  • Les cavaliers ne reçoivent aucune notification au sujet des habitués — ni quand tu les ajoutes, ni quand tu les retires. Dans l'appli, ils voient simplement leurs séances, comme les autres, et le rappel de la veille fonctionne comme d'habitude.
  • Les cavaliers ne voient jamais qu'ils font partie des habitués — seulement leurs places. Quand tu retires quelqu'un des habitués, ses séances futures non payées disparaissent de son appli sans message : pense à le prévenir.

Afficher et modifier une séance existant

Clique sur une séance pour ouvrir son panneau. Il comporte jusqu'à trois onglets :

  • Allouer et régler – associer les cavaliers aux chevaux et accepter le paiement. Le panneau s'ouvre sur cet onglet par défaut pour les administrateurs et les moniteurs.
  • Détails — la date, l'heure, le moniteur, le type, les chevaux, le lieu et les notes de la séance. Les cavaliers voient uniquement cet onglet, en lecture seule.
  • Historique : une chronologie des modifications apportées au séance.

Pour modifier, modifie n'importe quel champ de l'onglet Détails et clique sur Enregistrer les modifications dans le pied de page. Tu peux également cliquer sur le titre de la séance en haut du panneau pour le renommer – laisse-le vide pour revenir au nom du type de séance.

Ajouter des cavaliers et des chevaux

Les jumelages cavaliers-chevaux s'effectuent dans l'onglet Attribuer et régler :

  • + Ajouter un cavalier recherche tes clients : les noms suggérés (les cavaliers habituels de cette séance) viennent en premier, puis les personnes qui ont roulé récemment, puis tous les autres. Tu peux également ajouter un tout nouveau client en tapant son nom, ou ajouter un cavalier Anonyme pour une visite sans rendez-vous que tu ne souhaites pas encore inscrire.
  • Clique sur le jeton de cheval d'un cavalier pour ouvrir le sélecteur de chevaux. Les chevaux sont regroupés en Préféré, Souvent avec [moniteur], Disponible et Restrictif — le choix d'un cheval restreint demande d'abord une courte raison.
  • Clique sur Dissocier la paire pour supprimer un cheval d'un cavalier sans supprimer le cavalier.

Rendre une séance récurrent ou modifier sa récurrence

La modification de l'onglet Détails d'une séance existante affiche également le champ Répéter :

  • Sur une séance autonome, la sélection d'une règle la transforme en première occurrence d'une nouvelle série une fois que tu enregistres - tu es invité à confirmer, car les occurrences futures sont créées à partir de la règle. La nouvelle série commence sans habitués ; dans la carte Habitués, la recherche propose d'abord les cavaliers Dans cette séance.
  • Sur une séance qui fait déjà partie d'une série, la modification de la règle remplace la série à venir : les futurs séances avec des cavaliers sont annulés (afin que tous les paiements soient traités correctement), les futurs séances vides sont supprimés et la série est recréée à partir de la nouvelle règle. Les habitués passent dans la nouvelle série.
  • Si tu modifies uniquement la date ou l'heure d'un événement dans une série, il te sera demandé si cela s'applique à cette séance uniquement ou à cette séance et les futurs.

Dupliquer une séance

Clique sur Dupliquer dans le pied de page pour créer une nouvelle séance programmée séparément avec le même moniteur, le même type de séance, le même emplacement et les mêmes notes.

Annuler une séance

Clique sur Annuler dans le pied de page (ou, pour une série, choisis d'annuler uniquement cette occurrence ou celle-ci et future). Tu verras un aperçu de ce qui arrive au paiement de chaque cavalier (une carte de séances est retournée, un bon payé ou un montant en espèces est marqué pour remboursement) avant de confirmer, et tu peux ajouter une raison facultative. L'annulation conserve la séance enregistrée, marquée comme annulée ; elle reste masquée dans le planning principal, sauf si tu actives le bouton Annulé.

Supprimer une séance

Seuls les administrateurs peuvent supprimer une séance, en utilisant Supprimer la séance dans le pied de page. La suppression le supprime entièrement de chaque vue – ce n’est pas la même chose que l’annulation. Si un cavalier de la séance a déjà été réglé (payé, dû ou partiellement payé), la suppression est bloquée ; annule d'abord la séance pour que les remboursements soient traités, puis supprime-la.

Bon à savoir

  • N'importe quel administrateur ou moniteur peut créer, modifier ou gérer n'importe quelle séance dans l'écurie (pas seulement la sienne) et chaque modification est enregistrée dans l'onglet Historique de la séance.
  • Le titre d'une séance est par défaut le nom de son type de séance ; donne-lui un nom personnalisé à tout moment à partir de l'en-tête du panneau.
  • Une fois qu'une séance commence, les cavaliers ne peuvent plus demander à la rejoindre, bien que le personnel puisse toujours ajouter des personnes du panel.
  • Dans l'onglet Détails, les administrateurs et les moniteurs voient tous les contrôles d'édition ; les assistants voient le même onglet en lecture seule, avec les cavaliers et leurs chevaux répertoriés mais aucun détail de paiement.

Connexes