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Facturer la pension

La pension du mois, les prestations en plus, les suspensions quand un cheval est absent, et l'enregistrement des paiements des propriétaires.

PourAdministrateurs

Sur cette page

La facturation de la pension tourne presque toute seule : dès qu'un cheval a un contrat actif, sa pension est facturée chaque mois sans que tu aies à intervenir. À toi de tenir à jour les extras et les suspensions, et d'enregistrer l'argent quand un propriétaire paie. Presque tout se passe sur la page Pension, que seuls les administrateurs voient.

Avant la première facturation

Une seule fois, avant la première facturation, vérifie Jour de facturation et Quand générer les frais dans Paramètres → Pension. Formules, contrats et frais explique chacun de ces réglages, et Accueillir un cheval en pension montre comment enregistrer le contrat.

Facturer le mois

  1. Les extras mensuels, comme un complément alimentaire ou le changement de couverture, ne sont facturés qu'une fois ajoutés à un contrat. Dans Paramètres → Prestations et tarifs (comment fixer le prix des prestations), clique sur Ajouter aux contrats sous la prestation, choisis les contrats et une date de début, puis clique sur Ajouter.
  2. Enregistre les extras ponctuels quand ils ont lieu. Sur Pension, clique sur Enregistrer une prestation, choisis le cheval et la prestation, vérifie la date (ou le nombre de jours), puis clique sur Terminé. Le message te dit si des frais ont été générés et pour quelle échéance.
  3. Un cheval est absent pour un concours ou une rééducation, mais garde son box ? Ouvre son contrat, va dans Suspensions et clique sur Ajouter une suspension. Renseigne Du et, si tu le sais, Au (optionnel). Indique ensuite un prix mensuel plus bas pour cette période, ou une remise, puis clique sur Enregistrer.
  4. Quand quelqu'un est en retard de paiement, Pension affiche un bandeau rouge avec le montant total en retard et une pastille En retard. Clique sur l'un ou l'autre pour ne voir que ces contrats. Chaque contrat indique depuis combien de jours et pour quel montant il est en retard.
  5. Quand un propriétaire paie, ouvre son contrat, va dans Frais et clique sur Enregistrer le paiement. Le montant est prérempli avec ce qui reste dû pour ce cheval. Modifie-le si le propriétaire a payé une autre somme.
  6. Choisis comment il a payé (Espèces, Carte ou Virement), ajoute une note si tu veux, puis clique sur Enregistrer le paiement.

Les paiements partiels sont acceptés : le reste demeure dû jusqu'au paiement suivant.

Si quelque chose cloche

  • Un nouveau cheval n'est pas facturé. Son contrat est encore un brouillon. Ouvre-le et clique sur Activer le contrat.
  • Un extra mensuel indique « Ne se facture pas encore ». Il figure dans tes tarifs, mais sur aucun contrat. Utilise Ajouter aux contrats (étape 1).
  • Une ligne de frais est fausse. Clique sur son montant, puis choisis Modifier le montant, Exonérer ou Annuler les frais. Chaque option explique ce qu'elle fait, et Nose te demande un motif pour exonérer ou annuler.
  • Le propriétaire ne voit pas ce qu'il doit. Seul le payeur du contrat voit les montants. Ouvre le contrat et vérifie Payeur. Pour le changer, clique sur Modifier.

Ce qui se fait tout seul

  • Chaque mois, les frais de pension apparaissent tout seuls, avec les extras mensuels du contrat.
  • Le payeur reçoit un message quand de nouveaux frais sont générés, un rappel peu avant l'échéance, et une confirmation quand tu enregistres son paiement. Les autres administrateurs sont aussi prévenus du paiement.
  • Si quelqu'un paie plus que ce qu'il doit, le trop-perçu reste sur son solde et vient en déduction de ce qu'il devra ensuite.
  • La demande de prestation d'un propriétaire arrive tout de suite dans Demandes et sur la page Soins. Dès que quelqu'un la coche sur la page Soins, elle est facturée, sauf si la formule du cheval l'inclut déjà.
  • Le payeur voit chaque ligne de frais et chaque paiement sous Mes chevaux dans son application.

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