Accueillir un cheval en pension

Quand un nouveau cheval arrive, tu enregistres son contrat, tu rattaches ses extras mensuels et tu t'assures que son propriétaire peut se connecter pour suivre son cheval. Tout commence sur la page Pension, que seuls les administrateurs voient.

Avant le premier cheval en pension

Il faut que la pension soit activée et qu'il y ait au moins une formule. Dans Paramètres → Pension, active Activer le module pension. Puis, sous Formules de pension, clique sur Ajouter une formule : un nom, ce qui est inclus (les propriétaires le voient) et le prix mensuel. Le jour de facturation et les autres règles de facturation sont expliqués dans Formules, contrats et frais.

Les extras mensuels que tu factures, comme les compléments ou le changement de couvertures, vont d'abord dans Paramètres → Prestations et tarifs.

Enregistrer le cheval

1. Ouvre Pension et clique sur Nouveau contrat.
2. Sous Cheval, cherche le cheval. Il n'est pas encore dans Nose ? Saisis son nom et choisis Ajouter un nouveau cheval « … ».
3. Sous Payeur, choisis qui paie. Si le cheval a déjà un propriétaire dans Nose, il est prérempli. Quelqu'un de nouveau ? Saisis son nom, choisis Ajouter un nouveau client « … », ajoute son adresse e-mail et clique sur Créer et sélectionner. Avec une adresse e-mail, la personne reçoit un lien de connexion.
4. Choisis une Formule, ou Aucune formule (prix personnalisé) et saisis le prix convenu.
5. Renseigne Début. Pour un séjour à durée déterminée, renseigne aussi Fin (facultatif). Si tu prends une caution, saisis-la sous Caution.
6. Vérifie l'Aperçu de facturation sous la formule. Il montre ce qui sera facturé et quand.
7. Si le séjour commence en cours de mois, choisis sous À partir de quand facturer ? entre facturer le reste de ce mois et commencer au mois suivant. Ensuite, si le cheval est déjà à l'écurie, clique sur Activer. S'il arrive plus tard, clique sur Enregistrer le brouillon ; le jour de son arrivée, ouvre le contrat et clique sur Activer le contrat.
8. Un extra mensuel, comme un complément ou le changement de couvertures ? Ouvre le contrat, va dans l'onglet Prestations, clique sur Rattacher une prestation, choisis la prestation et la date Du, puis clique sur Enregistrer.

Les extras facturés à chaque fois, comme la séance de longe, ne demandent rien ici : ils sont facturés quand tu les enregistres (voir Facturer la pension).

Donner accès au propriétaire

Le payeur du contrat voit le cheval sur sa page Mes chevaux dès qu'il se connecte. Vérifie deux choses :

• Il peut se connecter. Sans adresse e-mail, impossible. Ouvre sa fiche dans Personnes, va dans l'onglet Contact et enregistre son adresse e-mail, puis clique sur Donner accès à l'application et sur Envoyer le lien de connexion.
• Il sait ce qu'il peut demander. Depuis sa page, un propriétaire ne peut demander que les prestations pour lesquelles tu as coché Les propriétaires peuvent demander cette prestation dans Paramètres → Prestations et tarifs. Ses demandes arrivent dans Demandes.

Si quelque chose cloche

• Le propriétaire voit « Aucun cheval en pension ». Il n'est ni le payeur ni un propriétaire du cheval. Vérifie le Payeur sur le contrat (Modifier), ou ajoute-le sur le cheval : onglet Paramètres → Propriétaires → Modifier → Ajouter un copropriétaire, puis enregistre.
• C'est quelqu'un d'autre que le propriétaire qui paie (un parent, un copropriétaire). Désigne comme Payeur la personne qui paie. Un propriétaire indiqué sur le cheval voit quand même le contrat et son prix ; les frais et le solde vont au payeur.
• À l'activation, un avertissement s'affiche au sujet du solde du payeur. C'est une alerte, pas un blocage : le payeur devra de l'argent entre deux paiements, et tes paramètres ne l'autorisent pas encore. Clique sur Activer le contrat pour continuer. Si tu veux l'autoriser, l'avertissement t'explique comment.

Ce qui se fait tout seul

• Tant que le contrat est un brouillon, le propriétaire le voit déjà dans Mes chevaux, marqué comme pas encore actif. Rien n'est facturé.
• Une fois le contrat actif, les frais de pension apparaissent tous les mois tout seuls, avec les éventuels extras mensuels du contrat. La caution est facturée à l'activation.
• Le payeur reçoit un message à chaque nouvelle ligne de frais, puis un rappel peu avant l'échéance.

Connexes

• Formules, contrats et frais : chaque paramètre et chaque bouton du module Pension.
• Prestations et tarifs : ajouter des prestations et leurs prix.
• Facturer la pension : la routine mensuelle une fois le cheval installé.
• La pension de ton cheval (espace propriétaire) : ce que voit le propriétaire.