Gérer ta journée de séances

Gère ta journée de séances depuis le planning : fais le point sur la journée le matin, attribue un cheval à chaque cavalier, règle chaque cavalier à la fin de sa séance, et vérifie que, le soir venu, plus personne n'a de séance impayée.

Cette page suppose que tes séances sont déjà dans le planning. Si tu en es encore à la mise en place, commence par Ta première semaine.

La journée, pas à pas

1. Administrateurs : commence par le tableau de bord. Ouvre Tableau de bord dans le menu. À traiter liste ce qui attend. Demandes à trancher t'amène aux cavaliers qui demandent une place : réponds-y avant que la journée se remplisse (voir Répondre à une demande de séance). Séances passées impayées ouvre la liste des séances plus anciennes que quelqu'un n'a toujours pas payées. Touches-en une pour l'ouvrir et la régler.
2. Ouvre aujourd'hui dans la vue quotidienne. Va dans Planning et passe sur Jour. C'est là qu'arrivent les moniteurs quand ils se connectent. Pour ne voir que tes propres séances, touche Tout le monde, qui passe alors sur Moi seulement.
3. Vérifie les chevaux. Un cheval au repos, malade ou absent de l'écurie n'apparaît pas dans les lignes du jour : une ligne sous la grille indique combien de chevaux sont indisponibles ; touche-la pour voir lesquels et pourquoi. Si le statut ou les alertes d'un cheval ont changé aujourd'hui, un court bandeau au-dessus de la grille te le dit.
4. Attribue un cheval à chaque cavalier. Ceux qui n'en ont pas encore sont dans la ligne Sans cheval, en bas. Fais glisser un nom sur un cheval, ou touche une case vide (+ attribuer) pour attribuer ce cheval à quelqu'un sur cette séance.
5. Règle chaque cavalier. Touche l'en-tête d'une séance pour l'ouvrir sur l'onglet Allouer et régler. Chaque cavalier qui a un cheval dispose d'un bouton portefeuille (la petite icône de portefeuille à côté du nom) : touche-le et choisis Espèces, Carte ou Carte de séances/bon. Virement et Solde sont sous Plus. La ligne en haut de l'onglet fait le décompte jusqu'à afficher tout est réglé. Pour tous les modes de paiement, voir Encaisser à la séance.
6. Clôture la journée. Passe en revue les séances du jour. Une étiquette IMPAYÉ sur un cavalier dans la vue quotidienne, ou un bouton portefeuille rouge dans l'onglet Allouer et régler de la séance, signale que quelqu'un n'a pas encore payé cette séance. Règle-la maintenant, tant que le cavalier est encore à l'écurie. Les administrateurs peuvent ensuite vérifier la caisse avec Rapprochement de trésorerie, qui affiche les espèces encaissées ce jour-là par chaque moniteur. Ajoute ce widget une fois pour toutes au Tableau de bord, avec Personnaliser puis Ajouter un widget.

Aucun bouton ne clôt la journée. Quand tous les cavaliers sont réglés, la journée est terminée.

Si quelque chose cloche

• Quelqu'un arrive sans réservation. Ouvre la séance et touche + Ajouter un cavalier, ou touche une case vide dans la vue quotidienne. Pour lui vendre une carte de séances sur place, voir Quelqu'un arrive sans réservation.
• Quelqu'un ne vient pas. S'il avait un cheval et une carte de séances, une séance a peut-être déjà été décomptée de sa carte dès le début. Un cavalier annule ou ne vient pas explique quoi faire, et comment la remettre sur sa carte.
• Un cheval se met à boiter en cours de journée. Marque-le indisponible et remplace-le sur ses séances à venir. Voir Quand un cheval ne peut pas travailler.
• Tu as enregistré le mauvais paiement. Touche de nouveau le bouton portefeuille du cavalier. Un paiement en espèces, par carte bancaire ou par virement peut être supprimé ; un paiement par carte de séances, bon ou solde peut être annulé. La séance apparaît alors de nouveau comme due, et tu peux encaisser le paiement correct.

Ce qui se fait tout seul

• Une fois la séance commencée, un cavalier qui a un cheval et dont la carte de séances ou le bon couvre la séance est réglé automatiquement avec cette carte ou ce bon, même s'il n'est pas venu.
• Une fois l'heure de début d'une séance passée, le bouton portefeuille de tous ceux qui n'ont pas encore payé devient rouge.
• Une séance qui reste impayée apparaît sous À traiter dans le Tableau de bord et en disparaît dès que tu la règles.
• Chaque cavalier réglé compte dans la rémunération du moniteur, que tu règles avec lui plus tard (voir Clôturer ton mois).

Connexes

• Encaisser à la séance
• Quand un cheval ne peut pas travailler
• Vues hebdomadaires et quotidiennes
• Régler une séance