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Personas y roles

Todas las personas de tu centro (jinetes, personal y ayudantes) con su actividad, sus bonos, su saldo y su familia, además de los roles, el estado y las invitaciones.

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En esta página

La página Personas reúne a todo el mundo relacionado con tu centro ecuestre: los jinetes que lo usan y el personal que lo lleva. La actividad, los bonos, el saldo y la familia de cada persona están a un clic, junto con sus roles, su estado y sus invitaciones. Pueden abrirla los administradores y los instructores.

Buscar a alguien

  • Buscar: por nombre, correo electrónico o teléfono, en el campo de arriba.
  • Filtrar por rol: con las pestañas que hay junto al campo de búsqueda (Todos, Propietario, Instructores, Ayudantes, Clientes y Propietarios de caballos), cada una con el número de personas siempre al día.
  • Cambia entre Activos y Desactivados con el interruptor que hay junto al campo de búsqueda.

Cómo leer una fila

Cada fila muestra:

  • Nombre y contacto: la persona, con su correo electrónico debajo.
  • Grupos: los grupos de clientes a los que pertenece, cuando tu centro ya tiene grupos (consulta Grupos de clientes).
  • Rol: una etiqueta por cada rol de la persona, que puede tener más de uno. Un jinete que todavía no pertenece al centro (alguien que ha llegado sin reserva o a quien solo se ha añadido a una reserva) aparece como Sin membresía en lugar de con un rol.
  • Clases (30d): a cuántas clases ha ido en los últimos 30 días.
  • Última actividad: cuándo fue su última actividad.
  • Bonos activos: cuántos bonos válidos tiene ahora mismo.

Al cambiar a la pestaña Desactivados, todas las columnas que siguen al nombre se sustituyen por la fecha en que se desactivó a cada persona y, para los administradores, la opción Reactivar.

Roles y quién puede cambiarlos

  • Administrador (Propietario): control total sobre la configuración, la facturación, el dinero y los roles de todas las demás personas.
  • Instructor: lleva el calendario, las clases, los bonos, los vales regalo y los pagos, y puede dar los roles de cliente, propietario del caballo y ayudante, pero no los de administrador ni instructor.
  • Ayudante: un rol gratuito y limitado. Puede ver el calendario y la lista de caballos y actualizar el estado de bienestar de un caballo (por ejemplo, marcarlo en descanso), pero no puede tocar el dinero, las reservas ni la configuración.
  • Cliente y propietario del caballo: las personas que montan y las que tienen caballos, que se gestionan a diario desde esta misma página.

Una persona puede tener más de un rol a la vez, por ejemplo un instructor que también es propietario de un caballo. Para cambiar los roles, abre el panel de la persona y ve a la pestaña Membresía: los administradores pueden dar cualquier rol; los instructores, los de cliente, propietario del caballo y ayudante. Nadie puede quitarse a sí mismo el rol de administrador, y un centro siempre debe conservar al menos un administrador.

Estado y desactivación

Abre el menú ⋯ de una persona y elige Desactivar. La persona pierde al momento el acceso al centro, su historial se conserva y un administrador puede volver a darle acceso más tarde con Reactivar, desde la pestaña Desactivados. No puedes desactivar tu propia cuenta. Desactivar a alguien no borra nada: le reembolsa el crédito que le quede en bonos y solo le quita el acceso.

Añadir a una persona

Todas las altas se hacen con un solo botón: Añadir persona, en la esquina superior derecha. Lo que pasa después depende de los roles que marques.

  1. Haz clic en Añadir persona.
  2. Escribe su Nombre completo.
  3. Marca uno o más Roles. Los administradores pueden marcar cualquier rol; los instructores, los de cliente, propietario del caballo y ayudante.
  4. Añade su Correo electrónico y, si quieres, su Teléfono.
  5. Haz clic en el botón de abajo, que pone Añadir persona o Enviar invitación según los roles.

Los clientes y los propietarios de caballos se añaden al momento

Si solo marcas cliente, propietario del caballo o ambos, la persona aparece en tu lista en cuanto haces clic en Añadir persona, y el correo electrónico es opcional.

  • Sin correo electrónico: se crea una ficha de cliente de paso. Sirve para reservas, bonos, dinero y como propietario de un caballo, pero la persona no puede iniciar sesión.
  • Con correo electrónico: debajo del correo aparece la casilla Dar acceso a la app, marcada de entrada:
    • Marcada: se envía a esa dirección un enlace para iniciar sesión en la app. Pasa a ser su correo para iniciar sesión, y Nose le escribe ahí como a cualquier otro cliente (recordatorios de clase, recibos, etc.).
    • Sin marcar: el correo se guarda solo para el personal. Nose no le escribirá y no sirve para iniciar sesión. No se envía nada: ni invitación ni recordatorios. Viene bien para un propietario de caballo o un cliente con el que te comunicas tú directamente y que no necesita la app. Puedes darle acceso más adelante (más abajo te explicamos cómo).

Algunas cosas que Nose hace por ti:

  • Sin duplicados. Si el correo ya está guardado para un cliente de tu centro, Nose actualiza la ficha de ese cliente en lugar de crear otra y le añade el rol nuevo que hayas marcado, por ejemplo cuando un cliente ahora también tiene caballo. Cuando añade un rol, el mensaje que sale al guardar lo dice. En cambio, Nose se para y te avisa cuando el correo es de alguien de tu equipo o, con la casilla marcada, cuando está guardado para otra persona. Para cambiar los roles de un miembro del equipo, usa su pestaña Membresía. Si con el alta se diera acceso a la app a alguien de tu equipo de Turnos, solo puede hacerlo un administrador: a un instructor le aparece un mensaje que lo explica.
  • El acceso a la app no se quita. Si la persona ya inicia sesión con ese correo, conserva el acceso aunque dejes la casilla sin marcar; el mensaje lo indica.
  • Personas de otros centros. Si el correo es de alguien que usa Nose en otro centro y la casilla está marcada, recibe una invitación y aparece en Invitaciones pendientes hasta que la acepte. Con la casilla sin marcar, el correo simplemente se guarda: Nose nunca te dice si pertenece a otra persona.

El personal se incorpora por invitación

Marca administrador, instructor o ayudante, solo o junto con otros roles, y el correo pasa a ser obligatorio y el botón cambia a Enviar invitación. La persona recibe un correo con un enlace para iniciar sesión con un solo clic y, al aceptar, recibe todos los roles que has marcado. Solo los administradores pueden invitar a otros administradores y a instructores.

Mientras una invitación espera a que la acepten, aparece en una sección Invitaciones pendientes encima de la lista, donde puedes reenviarla o, solo los administradores, cancelarla.

Todas las formas en que un jinete puede unirse a tu centro están en Cómo incorporar a tus jinetes.

El correo de una persona: para iniciar sesión o solo de contacto

Abre el panel de una persona y ve a la pestaña Contacto. Justo encima del correo dice de qué tipo es:

  • Correo para iniciar sesión: la persona tiene acceso a la app. Es la dirección con la que inicia sesión y a la que le escribe Nose. Puedes corregirlo mientras no haya iniciado sesión nunca; una vez que lo ha hecho, solo puede cambiarlo la propia persona, desde la página de su cuenta.
  • Solo de contacto — Nose no escribe a esta dirección: la persona no tiene acceso a la app. Solo lo ve tu equipo (administradores e instructores) y no sirve para iniciar sesión. Cámbialo cuando quieras; déjalo en blanco para quitarlo.

Si la persona es del equipo de Turnos, solo un administrador puede cambiar su correo o darle acceso a la app: un instructor ve el correo en solo lectura, con una nota que dice que solo lo puede cambiar un administrador, y sin el botón Dar acceso a la app.

Escribir un correo en la pestaña Contacto de alguien sin acceso a la app lo guarda en su ficha, pero no le permite iniciar sesión. Si el correo ya está guardado para otra persona de tu centro, Nose te avisa; si en realidad es la misma persona, usa Fusionar duplicado… en su fila de Personas.

Dar acceso a la app más adelante

Cuando una persona con un correo solo de contacto quiere usar la app:

  1. Abre su panel y ve a Contacto. Comprueba que el correo es correcto y que está guardado.
  2. Haz clic en Dar acceso a la app.
  3. Comprueba la dirección y haz clic en Enviar enlace de inicio de sesión.

Nose envía un enlace de inicio de sesión a esa dirección, que pasa a ser su correo para iniciar sesión, y le escribe ahí como a cualquier otro cliente.

  • El botón solo aparece para las personas activas que tienen un correo de contacto guardado, y solo si puedes gestionar todos sus roles. Si la persona es del equipo de Turnos, solo lo ven los administradores. Si está desactivada, primero hay que reactivarla.
  • Si el correo ya pertenece a otra persona de tu centro, la app te remite a Fusionar duplicado….

El panel de la persona

Haz clic en una persona para abrir su panel:

  • Resumen: los pagos de un vistazo (total pagado, clases pendientes, condonado), los bonos y vales que tiene, su historial de clases y, debajo de las notas, los Grupos a los que pertenece.
  • Contacto: nombre, correo electrónico y teléfono, además del tipo de correo (para iniciar sesión o solo de contacto) y, si la persona no tiene acceso a la app, Dar acceso a la app.
  • Membresía: sus roles (con el selector que hemos descrito arriba), su estado y su fecha de alta.
  • Saldo: el saldo de la persona y sus movimientos (recargas, cargos de clases, liquidaciones y reembolsos), del más reciente al más antiguo, con exportación a CSV. Aquí los administradores también deciden si la persona puede pagar más tarde (lo verás más abajo).
  • Tutores: para un jinete menor o a cargo de otra persona, las cuentas de padres o tutores vinculadas a su ficha.

Dejar que alguien pague más tarde

Pagar más tarde se activa persona por persona, y solo pueden hacerlo los administradores. Hace falta un Límite de pago aplazado mayor que 0 en Saldo y pagos en línea (Stripe); mientras sea 0, nadie puede deber y esta parte de la pestaña no aparece.

  1. Abre a la persona y ve a Saldo.
  2. En Crédito del cliente, pon el interruptor en Permitido.
  3. Si quieres darle a esta persona un límite distinto del de los demás, escribe un importe en Límite de crédito. Se guarda al salir del campo o al pulsar Intro.
  • Si dejas el campo vacío o pulsas Restablecer el predeterminado, la persona vuelve a seguir el límite del centro, también cuando lo cambies más adelante.
  • El límite no impide a nadie montar ni pagar más tarde. Lo que decide es cuándo aparece la persona como por encima de su límite en Personas y en el Panel.
  • Si vuelves a poner Bloqueado, se conserva el importe que escribiste para la próxima vez que lo permitas.

Conviene saber

  • Una persona puede ser a la vez cliente y propietario de un caballo: la misma ficha enlaza las dos cosas.
  • Los menores no necesitan su propio correo electrónico: los padres pueden añadirlos desde su cuenta (consulta Cuentas familiares).
  • Si la misma persona se añadió dos veces (una vez por ti y otra al registrarse), puedes fusionar las dos fichas para que su historial, sus bonos y su saldo queden en un solo sitio.
  • Puedes corregir el correo para iniciar sesión de alguien que nunca ha iniciado sesión, y el cambio se aplica al momento; si la persona es del equipo de Turnos, solo puede hacerlo un administrador. Una vez que la persona ha iniciado sesión, solo ella puede cambiarlo, desde la página de su cuenta, y su pestaña Contacto lo muestra en solo lectura. Su nombre y su teléfono sí los puedes editar. Un correo solo de contacto lo puedes cambiar siempre (si la persona es del equipo de Turnos, un administrador).

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